Teklif Hazırlama Sürecinde 10 Yaygın Hata ve Çözümleri

Teklif hazırlama sürecindeki on yaygın hata şunlardır: belirsiz kapsam, eski fiyat listesi, KDV’si belirsiz toplam, eksik kur koşulu, geçerlilik tarihi olmayan teklif, yarım teslim koşulu, yazılmamış ödeme koşulu, onaysız iskonto, dağınık revizyonlar ve takip edilmeyen teklif. Çözüm, her koşulu teklifin üzerine yazmak, her sürümü ve takip adımını tek kayıtta tutmaktır. Senitix CRM’de bu kayıt, fırsatın üzerindeki tekliftir.

Fiyat teklifi bağlayıcı mıdır?

Satış teklifi, müşteriye “Bu fiyat ve bu koşullarla satmaya hazırım” demektir ve çoğu durumda sizi bağlar. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 3. maddesine göre kabul için süre belirleyerek teklif veren, bu süre bitene kadar teklifiyle bağlıdır. Süre belirtilmemiş ve teklif e-posta ya da yazıyla gönderilmişse 5. madde devreye girer: Teklif, zamanında gönderilmiş bir yanıtın ulaşmasının beklenebileceği ana kadar bağlayıcıdır. Bu sürenin uzunluğu yoruma açıktır.

Aynı kanunun 8. maddesine göre fiyat listesi göndermek bile, aksi açıkça anlaşılmadıkça öneri sayılır; bağlı olmama hakkını açıkça saklı tutan öneri ise sizi bağlamaz. Genel fiyat listelerine “bağlayıcı teklif değildir” notu ekleyin. Geçerlilik tarihi, KDV, kur, teslim ve ödeme koşulu bu yüzden biçim meselesi değil, üstlendiğiniz riskin sınırıdır. Bu yazı hukuki görüş değildir; standart teklif koşullarınızı hukuk danışmanınıza okutun.

Teklif hazırlamada fiyat ve kapsam hataları

1. Kapsamı netleştirmeden fiyat vermek

Müşteri “iki makine için fiyat” ister, temsilci aynı gün rakam gönderir. Montaj, devreye alma, operatör eğitimi ve nakliye konuşulmamıştır; üç hafta sonra müşteri bunların fiyata dahil olduğunu düşünür.

Çözüm: Teklife “Dahil olanlar” ve “Hariç olanlar” başlıklı iki kısa liste koyun. Keşif yapılmadıysa fiyatın keşiften sonra kesinleşeceğini yazın. Kontrol sorusu: Müşteri bu teklifi okuyup “Bunu da dahil sanıyordum” diyebilir mi?

2. Güncel olmayan fiyat listesinden teklif hazırlamak

Fiyat listesi bir temsilcinin masaüstünde, diğerinin e-postasında, üçüncüsünün aklındadır. Girdi maliyeti ve kur sık değiştiğinde, geçen ayın listesiyle hazırlanan teklif marjı sessizce eritir.

Çözüm: Tek, tarihli ve sorumlusu belli bir fiyat listesi tutun; teklifteki kalemler bu listeden seçilsin, elle yazılıp elle hesaplanmasın. Liste güncellendiğinde açık tekliflerden hangilerinin yenilenmesi gerektiğine bakın. Kontrol sorusu: Bu teklifteki birim fiyatlar hangi tarihli listeden geliyor?

3. KDV’nin dahil mi hariç mi olduğunu yazmamak

“Toplam 2.900.000 TL” yazan bir teklifi müşteri KDV dahil, satıcı KDV hariç okuyabilir. KDV oranı %20 olan bir kalemde aradaki fark toplamın altıda biridir; anlaşmazlık siparişten sonra çıkarsa bu fark ya pazarlıkla paylaşılır ya da satıcının marjından çıkar.

Oran değişikliği riski artırır. 7 Temmuz 2023 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan 7346 sayılı Kararla genel KDV oranı 10 Temmuz 2023’ten itibaren %18’den %20’ye çıktı. Örnek: Değişiklikten önce 118.000 TL “KDV dahil” verilmiş bir teklif yeni oranla faturalandığında satıcının eline 100.000 TL yerine yaklaşık 98.333 TL kalır.

Çözüm: Birim fiyatları KDV hariç yazın; ara toplamı, KDV oranını ve tutarını, genel toplamı ayrı satırlarda gösterin. KDV oranlarını mali müşavirinizle doğrulayın. Kontrol sorusu: Teklifte “KDV hariç” ibaresi ve KDV tutarı ayrı ayrı yazıyor mu?

4. Döviz ve kur koşulunu yazmamak

Maliyeti dövize bağlı bir ürün için yalnızca “Fiyat: 38.000 €” yazmak üç soruyu açık bırakır: Hangi kur esas alınacak, hangi günün kuru kullanılacak ve fatura ile ödeme arasında kur değişirse fark kimde kalacak? Bu soruların cevabı çoğu zaman tahsilatta tartışılır.

Önce dövizle fiyat verip veremeyeceğinize bakın. 32 sayılı Türk Parası Kıymetini Koruma Hakkında Karar’a 13 Eylül 2018’de Resmî Gazete’de yayımlanan 85 sayılı Kararla eklenen hükme göre Türkiye’de yerleşik kişiler kendi aralarındaki sözleşmelerde bedeli, Bakanlıkça belirlenen haller dışında döviz cinsinden ya da dövize endeksli belirleyemez. Bu haller 2008-32/34 sayılı Tebliğ’in 8. maddesinde sayılır: Taşıt satışı dışındaki taşınır mal satışlarında bedel dövizle belirlenebilir; gayrimenkul satışı ve kirası, iş sözleşmeleri ve danışmanlık, aracılık, taşımacılık dahil hizmet sözleşmeleri ise sayılan istisnalar dışında yasağın içinde kalır. Türkiye’de yerleşik olmayan bir alıcıya verilen teklif bu hükmün dışındadır. Teklifte montaj ya da eğitim gibi hizmet kalemleri de varsa hangisini dövizle yazabileceğinizi mali müşavirinize sorun.

İzin verilen durumlarda kur koşulu üç biçimde yazılır ve her biri riski başka bir tarafa yükler:

Teklifte yazan	Kur riski kimde?	Ne zaman uygun?
Fiyat TL, geçerlilik kısa (örneğin 7–15 gün)	Teklif tarihinden ödemeye kadar satıcıda	Maliyeti TL olan ya da hızla sabitlenebilen ürünler
Döviz fiyat, fatura tarihindeki TCMB döviz satış kuruyla TL’ye çevrilir	Faturaya kadar alıcıda, faturadan ödemeye kadar satıcıda	Kısa vadeli ödemeler
Döviz fiyat, ödeme günündeki TCMB döviz satış kuruyla ödenir	Ödeme gününe kadar alıcıda; fark kur farkı faturasıyla kapanabilir	Uzun teslim ya da uzun vadeli ödemeler

Çözüm: Para birimini, kur türünü (döviz alış, döviz satış ya da efektif), kurun hangi günün kuru olduğunu ve farkın nasıl kapanacağını tek cümleyle yazın. Örnek ibare: “Fiyatlar avro cinsindendir; fatura tarihindeki TCMB döviz satış kuruyla Türk lirasına çevrilir.” Kontrol sorusu: Kur bir hafta içinde sert yükselse, bu teklif farkı kimin ödeyeceğini söylüyor mu?

Teklif koşullarındaki hatalar

5. Geçerlilik tarihi koymamak

Geçerlilik tarihi olmayan teklif, müşterinin elinde ne zaman biteceği belli olmayan bir opsiyona dönüşür. Üç ay sonra gelen “Geçen teklifinizdeki fiyatla sipariş veriyoruz” e-postası, maliyetleriniz değişmişken teklifin hâlâ geçerli olup olmadığı tartışmasını başlatır.

Çözüm: “15 gün geçerlidir” gibi göreli bir süre yerine takvim tarihi yazın: “Bu teklif 30 Eylül 2026 dahil geçerlidir.” Kur ve hammadde fiyatı hızlı değişiyorsa süreyi kısa tutun. Kontrol sorusu: Teklifte gün, ay ve yılıyla bir son geçerlilik tarihi var mı?

6. Teslim koşulunu yarım bırakmak

“Teslim: 6 hafta” yazan bir teklif, altı haftanın ne zaman başladığını, malın nereye teslim edileceğini, nakliye ve boşaltmayı kimin üstlendiğini söylemez.

Çözüm: Süreyi bir olaya bağlayın: “Sipariş onayı ve peşinatın alınmasından itibaren 6 hafta.” Teslim yerini (fabrika teslim ya da alıcının Gebze’deki tesisi gibi) yazın; nakliye, sigorta, montaj ve devreye almanın kimde olduğunu belirtin. İhracat tekliflerinde Incoterms kuralını, teslim yerini ve kuralın sürümünü birlikte yazın, örneğin “FCA İzmir, Incoterms® 2020”. Kontrol sorusu: Teslim süresi hangi olayla başlıyor ve teslim yeri neresi?

7. Ödeme koşulunu “görüşülecektir” diye geçmek

Ödeme koşulu yazılmayan bir teklif kabul edildiğinde ilk pazarlık vade üzerine başlar. Peşin ödeme varsayılarak hesaplanmış bir fiyatın 90 gün vadeli çekle ödenmesi, faiz ve kur ortamına göre marjın önemli bir kısmını götürebilir.

Çözüm: Peşinat oranını, bakiyenin vadesini (“fatura tarihinden itibaren 30 gün” gibi), ödeme şeklini (havale/EFT, çek) ve vade farkı uygulanıp uygulanmayacağını yazın. Kontrol sorusu: Müşteri bu teklifi kabul etse ne zaman ve nasıl ödeyeceğini biliyor mu?

Onay, revizyon ve takipteki hatalar

8. Onaysız iskonto vermek

Kapanışa yaklaşan bir fırsatta temsilci telefonda iskonto sözü verir, satış müdürü bunu teklif müşteriye gittikten sonra öğrenir. Bir kez verilen iskonto, o müşterinin sonraki siparişlerinde başlangıç noktası olur.

Çözüm: Yazılı bir iskonto yetki sınırı belirleyin. Örnek: Temsilci %5’e, satış müdürü %10’a kadar kendisi karar verir; üstü genel müdürün onayına gider. İskontoyu teklifte liste fiyatı, iskonto oranı ve net fiyat olarak ayrı gösterin ki sonraki revizyon liste fiyatından başlasın. Kontrol sorusu: Bu teklifteki iskonto yetki sınırının içinde mi, değilse onayı kim verdi?

9. Teklif revizyonunu dosya adıyla yönetmek

“Teklif_son_v3_revize_SON.pdf” size tanıdık geliyorsa sorun dosyada değil yöntemdedir. Müşteri hangi sürümü kabul ettiğini söylediğinde ekipte kimse o sürümdeki fiyatı ve koşulu hemen bulamaz.

Çözüm: Her teklife tek bir numara verin ve revizyonları bu numaranın sürümleri olarak saklayın: TKL-2026-0142-R1, R2. Numarayı sistem sırayla üretsin ki iki temsilci aynı numarayı kullanmasın. Önceki sürümü silmeyin, üzerine yazmayın; her sürüme neyin değiştiğini tek satırla not edin. Fırsatın tutarı her zaman müşteriye gönderilen son sürümle aynı olsun. Kontrol sorusu: Müşterinin elindeki sürümü ve bir öncekinden farkını bir dakika içinde bulabiliyor musunuz?

10. Gönderilen teklifi takip etmemek

Teklif gittikten sonra temsilci topun müşteride olduğunu düşünür; müşteri tarafında ise teklif satın alma birimine hiç ulaşmamış olabilir. Geçerlilik tarihi sessizce geçer, fırsat pipeline’da (satış sürecinde) açık kalır ve satış tahminini şişirir.

Çözüm: Teklif takibini her gönderimde tarihli bir sonraki adımla başlatın. İki iş günü içinde teklifin doğru kişiye ulaştığını ve açık soru olup olmadığını teyit edin, geçerlilik bitmeden birkaç gün önce ikinci kez arayın. Süresi dolan teklif için karar verin: Ya güncel fiyatla yenilenir ya da fırsat kayıp nedeniyle kapatılır. Açık teklifleri haftada bir nasıl gözden geçireceğinizi satış takip programı rehberinde anlattık. Kontrol sorusu: Açık tekliflerin her birinin bir sahibi ve tarihli bir sonraki adımı var mı?

Örnek: Bursa’ya giden bir makine teklifinin iki sürümü

Ekip ve rakamlar tamamen örnektir. İzmir’de paketleme makineleri satan 8 kişilik bir satış ekibi, Bursa’daki bir gıda üreticisine iki dolum makinesi için teklif hazırlıyor. Birim fiyat 1.450.000 TL, KDV oranı %20.

İlk sürüm (R1) e-postanın gövdesinde tek satır olarak gidiyor: “2 adet dolum makinesi, toplam 2.900.000 TL, teslim 8 hafta.” KDV, geçerlilik tarihi, montaj, nakliye ve ödeme koşulu yazılı değil. Müşteri üç hafta sonra dönüyor; toplamı KDV dahil okuyor ve montajın fiyata dahil olduğunu varsayıyor. Temsilci de telefonda %8 iskonto sözü veriyor; bu, kendi %5’lik yetki sınırının üstünde.

İkinci sürüm (R2) aynı teklif numarasıyla şu satırları taşıyor:

• Liste fiyatı: 2 × 1.450.000 TL = 2.900.000 TL; satış müdürüyle netleşen %5 iskonto: 145.000 TL
• Ara toplam 2.755.000 TL; KDV (%20) 551.000 TL; genel toplam 3.306.000 TL
• Dahil: Bursa’daki tesiste montaj ve devreye alma, bir günlük operatör eğitimi. Hariç: elektrik ve basınçlı hava bağlantısı
• Teslim: Sipariş onayı ve peşinattan itibaren 8 hafta, alıcının tesisinde
• Ödeme: %30 peşinat, bakiye teslimden sonra 30 gün içinde havale/EFT ile
• Geçerlilik: 30 Eylül 2026 dahil

R1 olduğu gibi kabul edilseydi satıcı iki yerden kaybedecekti. Müşteri 2.900.000 TL’yi KDV dahil sayarak sipariş verseydi 483.333 TL’lik KDV satıcının fiyatından çıkacaktı; telefondaki %8’lik söz de 232.000 TL’lik bir iskonto demekti. R2 iki boşluğu da kapatıyor ve fırsatın tutarı KDV hariç 2.755.000 TL olarak güncelleniyor.

Teklifi göndermeden önce kontrol listesi

Teklif hazırlama sürecinin son adımı bu liste olsun. Listeyi şablonunuzun son sayfasına ya da ekibin ortak notuna kopyalayın; her maddeye “evet” denmeden teklif gönderilmesin:

• Müşterinin unvanı, vergi dairesi ve numarası, teklifi alan kişinin adı doğru.
• Teklifin bir numarası ve sürümü var (örneğin TKL-2026-0142-R2).
• Dahil olanlar ve hariç olanlar ayrı ayrı yazılı.
• Birim fiyatlar güncel fiyat listesinden geliyor ve listenin tarihi belli.
• Fiyatlar KDV hariç; ara toplam, KDV oranı, KDV tutarı ve genel toplam ayrı satırlarda.
• Dövizli kalem varsa para birimi, kur türü, kurun günü ve farkın nasıl kapanacağı yazılı.
• İskonto liste fiyatından ayrı gösteriliyor ve yetki sınırının içinde; değilse onay alındı.
• Teslim süresi bir olaya bağlı, teslim yeri ve nakliye sorumlusu belli.
• Peşinat, vade, ödeme şekli ve vade farkı yazılı.
• Son geçerlilik tarihi takvim tarihi olarak yazılı.
• Kabulün nasıl verileceği (imzalı teklif ya da sipariş formu) belirtilmiş.
• Gönderimden sonraki takip adımı tarihiyle birlikte takvimde.

Teklif performansı nasıl ölçülür?

Aylık ve temsilci bazında izlenen dört ölçü, hataların yerini gösterir:

• Teklif dönüşüm oranı: Kabul edilen teklif sayısı ÷ sonuçlanan (kabul edilen, reddedilen ve süresi dolan) teklif sayısı. Oranı tutar üzerinden de hesaplayın; küçük teklifleri kazanıp büyükleri kaybeden bir ekip sayıda iyi görünür.
• Süresi dolan teklif payı: Yanıt alınmadan geçerliliği biten tekliflerin oranı. Yüksekse sorun fiyattan çok takiptedir.
• İlk takibe kadar geçen süre: Gönderimden ilk teyit temasına kadar geçen gün sayısının medyanı.
• Revizyon sayısı ve onaya giden iskonto payı: Teklif başına revizyon sayısı sürekli yüksekse kapsam ilk görüşmede netleşmiyordur; onaya giden iskontolar artıyorsa liste fiyatınız pazarla uyuşmuyor olabilir.

Senitix CRM’de teklif hazırlama

Senitix CRM’de teklif, fırsatın üzerinden hazırlanır ve kalemler ürün kataloğu ile fiyat listelerinden seçilir. İskonto ve vergi oranı kalem bazında girilir; ara toplam, iskonto, vergi ve genel toplam teklifin üzerinde hesaplanır. Teklif kendi para birimini, geçerlilik tarihini ve “Şartlar ve Koşullar” metnini taşır; gönderilmiş bir teklifin geçerlilik tarihi geçince durumu kendiliğinden “Süresi Doldu” olur. Her revizyon ayrı bir sürüm olarak saklanır, PDF de teklif şablonunuzdan üretilir.

İskontolu bir teklif, onaylayıcıları belli bir onay sürecine gönderilebilir; hangi iskontonun onay isteyeceğine ekibiniz karar verir. Kabul edilen teklifin kalemleri sözleşmeye, siparişe ve faturaya yeniden yazılmadan taşınır. Senitix’in kendisi e-Fatura ya da e-Arşiv düzenlemez: Paraşüt ya da Mikro bağlıysa e-belgeler bu bağlantı üzerinden gönderilir, bağlı değilse muhasebe programınızdan kesilir ve fatura verisi CSV ya da Excel olarak dışa aktarılır.

Dövizle çalışan ekipler birden fazla para birimi tanımlayabilir, kurlar da TCMB ya da ECB kur beslemesiyle güncel tutulur. Takip için üç araç var: ekibinizin kurduğu “Teklif gönderildi” aşamasına geçen fırsatta, belirlediğiniz süre sonunda sorumluya görev açan bir otomasyon; Gmail, Outlook ya da IMAP ile bağlanıp yazışmaları fırsatın altına düşüren posta kutusu; takip e-postasının taslağını günlük kullanım sınırı içinde hazırlayan, göndermeyi ise kişiye bırakan Senitix AI.

Teklif, ürün kataloğu ve onayların kapsamı teklif ve ürün özelliklerinde, tekliften faturaya uzanan bir akış CRM örnekleri rehberinde anlatılıyor. Plan ayrıntıları fiyatlandırma sayfasında.

Sık sorulan sorular

Teklif ile proforma fatura arasındaki fark nedir?

Teklif satışın koşullarını önerir ve müşteri kabul edene kadar pazarlığa açıktır. Proforma fatura ise çoğunlukla koşullar netleştikten sonra, peşin ödeme istemek ya da ithalat ve akreditif gibi işlemlerde tutarı belgelemek için düzenlenir. Adında “fatura” geçse de vergi açısından fatura yerine geçmez; asıl fatura mal teslim edildiğinde ya da hizmet yapıldığında düzenlenir. Teklifteki KDV, kur ve ödeme koşulları proformada da aynı kalmalıdır.

Müşterinin e-postayla verdiği onay yeterli mi?

Türk Borçlar Kanunu’nun 12. maddesine göre sözleşmeler, kanunda aksi öngörülmedikçe hiçbir şekle bağlı değildir; bu yüzden kanunun şekil aramadığı bir satışta e-postayla verilen kabul de sözleşmeyi kurar. Uyuşmazlıkta ispat için onayın hangi teklif numarasına ve sürümüne verildiği açık olmalıdır. Büyük işlerde kaşeli ve imzalı teklif ya da sipariş formu isteyin. Senitix CRM’de kabulü kullanıcı kaydeder; imza Senitix dışında alınır, imzalı dosya kayda eklenir.

Teklifleri Excel’de hazırlamak ne zaman yetersiz kalır?

Teklif hazırlama işini tek kişinin ayda birkaç kez yaptığı bir işletmede Excel şablonu yeterlidir. Yetersizlik üç işaretle başlar: Aynı teklife birden fazla kişi dokunur, fiyat listesi ayda birden fazla kez değişir ve hangi teklifin müşteride, hangisinin onayda beklediğini bir bakışta göremezsiniz. Bu noktada teklifin, fırsatın ve yazışmanın aynı kayıtta durması gerekir; bunun mantığını CRM nedir rehberinde anlattık.