B2B Danışmanlık Şirketleri
Danışmanlık firmaları için CRM: teklif, sözleşme ve yenileme aynı müşteri kaydında
Danışmanlık, İK ve eğitim firmalarında Senitix CRM, işi ilk görüşmeden yenilemeye kadar tek müşteri kaydında tutar. Her talep bir fırsat olarak açılır ve karar vericileri ile kapsamı bu fırsatta durur. Teklifin her revizyonu ayrı bir sürüm olarak saklanır, imzalı sözleşmenin bitiş tarihi de aynı kayıtta izlenir. Proje planı, zaman takibi ve aday özgeçmişleri kendi programlarında kalır.
Uzmanlığını teklif ve sözleşmeyle satan firmalar için: yönetim danışmanlığı firmaları, İK ve personel hizmeti veren şirketler, kurumsal eğitim ve danışmanlık firmaları.
Kapsam, teklif sürümleri ve sözleşme aynı fırsatta
Fırsat, hizmet satışının ihtiyaç duyduğu alanlarla kurulur: hizmet alanı, bütçe aralığı, ücret modeli ve beklenen başlangıç tarihi, yöneticinin fırsata eklediği özel alanlardır. Personel hizmeti veren firma bunlara pozisyon, kişi sayısı, vardiya ve çalışma yerini, kurumsal eğitim firması da eğitim konusunu ve katılımcı sayısını ekler. Karar verici ve üst yönetim sponsoru fırsata rolleriyle bağlanır, talebin kaynağı da müşteri adayı fırsata dönüşürken kayda taşınır. Ekip, talepten işin devrine uzanan örnek bir pipeline, yani satış süreci kurar. Teklif sürümleri ve kabul edilen sürümden açılan sözleşme kaydı da aynı fırsatta durur. Bu alanların, aşamaların ve raporların hiçbiri kendiliğinden gelmez, firma onları kendi hizmet alanlarına göre tanımlar.
Senitix CRM’de
Senitix CRM, danışmanlık ve hizmet satışında neyi çözer?
İlk görüşme ortağın hafızasında değil, firmanın kaydında
Ekip gelen talebi ihtiyaç, bütçe aralığı ve beklenen başlangıç tarihiyle bir fırsat olarak açar, karar vericiyi ve teknik tarafı da rolleriyle fırsata bağlar. Aramalar, toplantılar, notlar ve bağlı posta kutusundan gelen yazışmalar aynı zaman çizgisinde birikir, ilişkiyi yürüten ortak değişse de geçmiş firmanın kaydında kalır. WhatsApp gibi mesajlaşma kanalları yakında bağlanacak. O zamana kadar bu yazışmaları ekip aynı gün aktivite olarak işler.
- Karar verici, ekonomik alıcı, üst yönetim sponsoru ve iç destekçi gibi kişi rolleri fırsatın üzerinde, talebin kaynağı da müşteri adayından fırsata taşınır
- Gmail, Microsoft Outlook ya da IMAP posta kutusu ile Google Takvim veya Microsoft Takvim bağlanır, her yazışma ilgili kişi, firma ya da fırsatla eşleşir
- Müşteri görüşme saatini paylaşılan randevu bağlantısından kendisi seçer. Senitix AI uzayan yazışmayı görüşmeden önce özetler ve sıradaki adımı önerir, kararı ekip verir
Her teklif revizyonu, varsayımları ve kapsam dışı işleriyle ayrı bir sürüm
Teklif fırsatın üzerinde, hizmet kalemleri katalogdan seçilerek hazırlanır ve firmanın şablonundan PDF olarak çıkar. Her revizyon yeni bir sürümdür, önceki sürüm değişmeden yanında kalır. Varsayımlar ve kapsam dışı işler Şartlar ve Koşullar alanında, geçerlilik tarihiyle birlikte sürümde saklanır. Senitix’te e-imza ya da çevrimiçi kabul olmadığı için müşterinin onayı gelince sürümün durumunu ekip Kabul Edildi olarak işaretler.
- Adam-gün, aylık hizmet bedeli ya da sabit bedel katalogda ürün olarak tanımlanır ve fiyatını fiyat listesinden alır, iskonto ve toplam teklifin üzerinde görünür
- İskonto uygulanan teklif, müşteriye gitmeden önce firmanın tanımladığı onay sürecinden geçer ve onaylayıcılar adıyla bellidir
- Müşteriye sunulan teklifin geçerlilik tarihi geçince durumu Süresi Doldu olur, eski ücret hâlâ geçerliymiş gibi görünmez
İşi devralan ekip, satılan kapsamı kayıttan alır
İş kazanıldığında proje ya da operasyon sorumlusu bir e-posta özetinden değil, kabul edilen teklif sürümünden, verilen sözlerden ve fırsatın zaman çizgisinden başlar. Ekibin kurduğu bir otomasyon, fırsat kazanıldığı anda adı belli bir kişiye, örneğin proje müdürüne ya da operasyon sorumlusuna, tarihli bir başlangıç görevi açar. Proje planı, zaman takibi ve kaynak planlaması CRM’in dışında, kullandığınız proje aracında kalır.
- Kabul edilen sürümden açılan sözleşme kaydı kalemleri yeniden yazmadan taşır. İmza Senitix dışında alınır ve imzalı dosya kayda eklenir
- Alan izinleri, ücret ve marj gibi hassas alanları yalnız ihtiyacı olan rollere gösterir
- Kimin hangi alanı ne zaman değiştirdiği kaydın geçmişinde durur, böylece başlangıç tarihini ya da kişi sayısını kimin değiştirdiği görünür
Yıllık sözleşmenin yenilemesi son haftaya kalmaz
Sözleşme kaydı başlangıç ve bitiş tarihini, otomatik yenilenip yenilenmeyeceğini ve yenileme periyodunu taşır. Süre Dolumu Bildirimi sözleşme sahibine bitişten seçilen gün kadar önce haber verir, ekibin kurduğu tarihe bağlı bir otomasyon da bitişten önce adı belli sorumluya görev açar. Yenileme ve yeni dönemin ücreti aynı firmada “Yenileme” türünde ayrı bir fırsat olarak konuşulur.
- Fırsat türü yeni iş, yenileme, ek satış ya da çapraz satış olarak seçilir, böylece yeni müşteriden gelen iş ile tekrarlayan iş raporda ayrı okunur
- Hizmet alanına ve aşamaya göre açık işler raporunda, aşamasında ekibin belirlediği süreden uzun kalan fırsat işaretlenir. Kaybedilen iş listeden seçilen bir nedenle kapanır
- Sıradaki aktivitesi olmayan fırsatlar ve geçerlilik tarihi geçmiş teklifler, zamanlanmış raporla ekibe düzenli olarak ulaşır
Örnek bir hizmet satışı pipeline’ı
Bir danışmanlık, İK ya da eğitim firmasının Senitix CRM’de kurabileceği aşamalar: “Talep ve ilk görüşme” ile başlar, “İş devredildi” ile biter. Her aşamanın rehber notunu ve en fazla beş anahtar alanını ekip kendisi belirler.
Örnek aşamalar
- Talep ve ilk görüşme
- Kapsam netleşti
- Teklif gönderildi
- Revizyon ve pazarlık
- Sözleşme imzalandı
- İş devredildi
Her aşamanın rehber notu
- Talep ve ilk görüşme Talebin kaynağı (referans, ihale, mevcut müşteri ya da işverenin personel talebi) kayıtta. Bir sorumlu atandı ve ihtiyaç bir cümleyle fırsata yazıldı.
- Kapsam netleşti Karar verici rolüyle fırsata bağlı. Hizmet alanı, ücret modeli ve beklenen başlangıç tarihi dolu, kapsam görüşmesi de tamamlanmış bir aktivite olarak kayıtta. Personel talebinde pozisyon, kişi sayısı, vardiya ve çalışma yeri de girildi.
- Teklif gönderildi Teklif sürümü müşteriye sunuldu ve geçerlilik tarihi var. Varsayımlar ve kapsam dışı işler Şartlar ve Koşullar alanında, tarihli bir takip aktivitesinin sahibi belli.
- Revizyon ve pazarlık Her değişiklik aynı fırsatta yeni bir teklif sürümü olarak açıldı ve neyin değiştiği (kapsam, ücret ya da tarih) sürümün Notlar alanında yazıyor.
- Sözleşme imzalandı Müşteri bir sürümü kabul etti. İmzalı hizmet sözleşmesi, başlangıç ve bitiş tarihli bir sözleşme kaydına eklendi.
- İş devredildi Proje ya da operasyon sorumlusuna, kabul edilen kapsamla tarihli bir başlangıç görevi açıldı. Tekrarlayan işlerde yenileme tarihi ve sorumlusu belli.
Bu bir örnektir, varsayılan değildir: aşamaları firma kendisi kurar ve hiçbiri hazır gelmez. Bir aşama rehber notunu ve anahtar alanlarını gösterir ama fırsatın ilerlemesini engellemez. Süreç değiştikçe aşamaları yeniden adlandırın, sıralayın ya da çıkarın. Açık fırsatlar geçmişini korur.
Müşteri hikâyesi Personel temini ve İK hizmetleri
İK Ekspert’te işveren talebi, teklif ve operasyon devri tek fırsatta
Şirketin sitesine göre İK Ekspert, 2019’dan bu yana İŞKUR yetkisiyle çalışan bir özel istihdam ofisi. Hikâye, işverenden gelen personel talebinin pozisyon bilgisi, teklif sürümleri ve operasyon devriyle tek fırsatta nasıl kurulduğunu anlatır. Aday verisi CRM’in dışında kalır, müşteri onaylı bir sonuç yayımlanmaz.
İK Ekspert hikâyesini okuyunSSS
Danışmanlık firmaları için CRM soruları
Danışmanlık firmaları için CRM ne işe yarar?
Danışmanlık firmaları için CRM, işi ilk görüşmeden yenilemeye kadar aynı müşteri kaydında tutar: talebin kapsamı ve karar vericileri fırsatta, teklifin her revizyonu ayrı bir sürümde, yıllık işin bitiş tarihi sözleşme kaydında durur. Alanları ve aşamaları firma kendisi tanımlar. Proje planı, zaman takibi ve muhasebe ise kendi programlarında kalır. CRM’in temel mantığı için CRM nedir yazımıza, uçtan uca bir kurulum örneği için danışmanlık CRM kurulumu yazımıza bakabilirsiniz.
Personel temini ve İK hizmeti veren firmalar CRM’de neyi takip etmeli?
İşin işveren tarafını. İşverenin İK, üretim ve satın alma yetkilileri tek bir firma kaydında toplanır. Her personel talebi de pozisyon, kişi sayısı, vardiya düzeni, çalışma yeri ve başlama tarihi alanlarıyla bir fırsattır. Ücretler teklif sürümlerinde, imzalı hizmet sözleşmesi bitiş tarihiyle sözleşme kaydında durur. Aday özgeçmişi, mülakat notu, bordro ve özlük bilgisi ise işe alım sisteminde ve bordro programında kalır. Aday verisini satış kaydına taşımamak, kişisel veriye erişimi de işin gerektirdiği kişilerle sınırlı tutar. İK Ekspert’in müşteri hikâyesi bu ayrımı anlatır.
Teklif takip programı ile CRM arasındaki fark nedir?
Teklif takip programı belgeyi hazırlar ve gönderilip gönderilmediğini izler. CRM ise teklifin öncesini ve sonrasını aynı kayda bağlar. Senitix CRM’de teklif, ihtiyacın, karar vericinin ve önceki görüşmelerin durduğu fırsattan hazırlanır. Her revizyon yeni bir sürüm olur, kabul edilen sürüm de kalemleri yeniden yazılmadan sözleşmeye dönüşür. Plan ayrıntıları fiyatlandırma sayfasında.
Hizmet teklifinin revizyonlarını ve kapsam dışı işleri nasıl saklarız?
Her revizyonu aynı fırsatta yeni bir teklif sürümü olarak saklayarak. Senitix CRM’de yeni sürüm açıldığında önceki sürüm değişmeden kalır. Hizmet kalemleri, iskonto, toplam ve geçerlilik tarihi sürümle birlikte durur, varsayımlar ve kapsam dışı işler de sürümün Şartlar ve Koşullar alanına yazılır. Adam-gün ya da sabit bedel kalemleri katalogda ürün olarak tanımlanır, teklif de firmanın şablonundan PDF olarak çıkar. İskontolu tekliflerde onayın nasıl kurulacağını teklif revizyonlarında onay akışı yazımızda anlattık.
Yıllık hizmet sözleşmelerinin yenilemesi nasıl takip edilir?
Sözleşme kaydındaki bitiş tarihiyle. Senitix CRM’de sözleşme kaydı başlangıç ve bitiş tarihini, otomatik yenileme bilgisini ve yenileme periyodunu taşır, Süre Dolumu Bildirimi de sözleşme sahibine bitişten önce haber verir. Ekibin kurduğu tarihe bağlı bir otomasyon bitişten önce adı belli sorumluya görev açar, yenileme de aynı firmada “Yenileme” türünde ayrı bir fırsat olarak izlenir. Böylece ücret güncellemesi son haftaya kalmaz. Genel kurulumu yenileme takibi yazımızda bulabilirsiniz.
Kurumsal eğitim firmaları CRM’i nasıl kullanır?
Her eğitim talebini bir fırsat olarak açarak. Eğitimi isteyen firma ve oradaki İK ya da eğitim sorumlusu firma kaydında durur. Eğitim konusu, katılımcı sayısı, eğitim tarihi ve yeri fırsatın alanlarıdır. Eğitim paketi teklif sürümleriyle fiyatlanır, kabul edilen sürümden sözleşme açılır ve eğitmene tarihli bir hazırlık görevi atanır. Aynı firmadan gelen yeni bir eğitim konusu “Çapraz satış”, yıllık programın yeni dönemi “Yenileme” türünde ayrı bir fırsattır. Katılımcı listeleri ve sınav sonuçları eğitim platformunuzda kalır.
Muhasebe, e-SMM veya proje yönetimi programımızla entegre olur mu?
Muhasebe programınız Paraşüt ya da Mikro ise evet. Paraşüt OAuth ile bağlanır ve müşteri ile tedarikçi cari kartları, satış faturaları, e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri, tahsilatlar, ürünler ve teklifler bu bağlantı üzerinden çalışır. Mikro, firmanın kendi Mikro Desktop API servisine bağlanır ve cari, stok, satış faturası ile GİB’e iki aşamalı e-Fatura/e-Arşiv gönderimini CRM içinden yürütür. Bu belgeler bağlı hesabınız üzerinden gider. Senitix’in kendisi bir e-Fatura entegratörü değildir. e-SMM, başka bir muhasebe programı, zaman takibi ya da proje yönetimi aracı için bugün bir bağlantı yok, kayıtlar CSV ya da Excel olarak içe ve dışa aktarılır. Diğer entegrasyonlar Senitix’in kaydettiği bağlı uygulamalar üzerinden kurulur, giden webhook’lar ise yakında.
Hukuk büroları ve mühendislik ofisleri için ayrı bir sayfa var mı?
Evet. Hukuk büroları ve arabuluculuk merkezleri kendi süreçlerini Hukuk sayfasında, mühendislik ve mimarlık ofisleri Mühendislik ve Mimarlık sayfasında bulur. İkisi de menüdeki Sektörler listesinde yer alır. Bu sayfa ise danışmanlık, İK ve personel hizmeti ile kurumsal eğitim satan firmalar için yazıldı.
En sık sattığınız hizmetle başlayın
Bugün ücretsiz başlayın ya da alanları, aşamaları ve rolleri hizmet alanlarınıza göre nasıl kuracağınızı satış ekibimizle konuşun.
Kredi kartı gerekmez.