Toptan Ticaret ve Distribütörler
Toptancı ve distribütörler için CRM: bayi ağı, fiyat listesi ve tekrar sipariş takibi
Toptancı aynı ürünü bayiye, perakendeciye ve ustaya farklı fiyatla satar; fiyat listesi kurla değişir, bayiyle ne konuşulduğu da çoğu zaman plasiyerde kalır. Senitix CRM’de merkez ve alt bayiler tek firma yapısında durur, her teklif doğru fiyat listesinden çıkar; özel iskontonun onayı teklifin üzerinde, bir sonraki siparişin tarihi firmanın kaydında görünür. Cari hesap, stok ve fatura ERP’nizde kalır.
Bölge bayileri, alt bayiler ve şubelerle çalışan toptancılar, distribütörler ve ithalatçı firmalar için: elektrik ve tesisat malzemesinden hırdavata, yapı malzemesinden gıda ve temizlik ürünlerine.
Merkezden alt bayiye tek firma yapısı, her kanala kendi fiyat listesi
Ekip Senitix CRM’i müşterisinin satın alma biçimine göre kurar: merkez ya da bölge bayisi üst firma olur, şubeler ve alt bayiler onun altına bağlanır. Bölge, bayi seviyesi ve çalıştığı fiyat listesi firmanın alanlarıdır, sorumlusu da o bölgenin plasiyeridir. Fırsatta teklif verilen ürün grupları, teklifin her sürümü ve özel iskontonun onayı durur; tekrar siparişler ayrı bir pipeline’da, yani kendine ait bir satış sürecinde izlenebilir. Senitix CRM ERP’nizin yerine geçmez; cari hesap, stok, irsaliye ve fatura ERP’de yönetilmeye devam eder.
Senitix CRM’de
Senitix CRM toptan satışta neyi çözer?
Hangi alt bayinin kime bağlı olduğu tek bakışta görünür
Her alt bayi ve şube bağlı olduğu bölge bayisinin, bölge bayisi de merkezin altına yerleşir; hiyerarşi görünümü hangi kayıttan açılırsa açılsın ağın tamamını gösterir. Kendi şubelerinizi departman olarak kurabilirsiniz; kimin hangi bayiyi göreceğine rol, departman ve kayıt sahipliği karar verir.
- Üst ve alt firma kayıtlarıyla merkez, bölge bayisi, alt bayi ve şube; her birinin kendi ilgili kişileri, sorumlusu ve zaman çizgisi
- Bölge ve bayi seviyesi firmanın alanları, sorumlusu o bölgenin plasiyeri; plasiyer değiştiğinde onun firmaları toplu olarak yeni sorumluya devredilir
- Gmail, Outlook ya da IMAP ile bağlanan kutudaki bayi yazışması ilgili firmaya düşer; Senitix AI uzun yazışmayı özetleyip yanıt taslağı hazırlar, gönderme kararı temsilcinindir
Her teklif bayinin çalıştığı fiyat listesinden çıkar
Ürün kataloğu ve fiyat listeleri Senitix CRM’de durur; teklif, üzerine bağlanan bayi, toptan, perakende ya da ihracat listesinden kalem kalem hazırlanır ve iskonto satırda görünür. Zam geldiğinde liste bir kez güncellenir; geçerlilik tarihi yaklaşan açık teklifler bir raporda toplanır, hangilerinin yeniden fiyatlanacağı bellidir. Listeleri nasıl kuracağınızı fiyat listesi yönetimi yazımızda anlatıyoruz.
- Kanal ya da bayi seviyesi başına ayrı fiyat listesi; teklif hangi listeden hazırlandığını üzerinde taşır
- Dövizli satışta fırsat ve teklif kendi para birimini taşır; TCMB ve ECB kur beslemeleri bağlanabilir
- Her pazarlık turu numaralı ve geçerlilik tarihli yeni bir sürüm olur, şablondan PDF olarak gönderilir; kazanılan fırsat kalemleri yeniden yazılmadan siparişe dönüşür
Liste dışı iskonto, teklif gitmeden onaylanır
Ekip kuralı bir kez yazar: satır iskontosu kararlaştırılan eşiği aşan teklif, adı belli bir onaylayanın kararı olmadan gönderilmez. Onaylayan, karar, yorum ve zaman teklifin üzerinde kalır; ay sonunda marjın nerede düştüğü, mesajlar taranmadan görülür.
- Giriş koşulunu ekip belirler, örneğin herhangi bir satırda eşiği aşan iskonto; bir ya da birkaç onay adımı ve her adımda adı belli bir onaylayan
- Onaydan sonra iskontosu ya da toplamı değişen teklif, gönderilmeden önce yeniden onaya gider
- Maliyet ve marj alanlarını yalnız yetkili roller görür: plasiyer satış fiyatıyla teklif verir, bölge müdürü marjı okur
Sessizleşen bayiyi rakip distribütörden önce görün
Düzenli müşteri başka bir distribütöre geçtiğini haber vermez; siparişleri bir gün gelmez olur. Ekip firmaya sipariş sıklığı ve sonraki sipariş tarihi alanlarını ekler, tarihleri ERP’den alınan dosyayla toplu günceller; tarih yaklaşınca bir otomasyon sorumlu plasiyere tarihli bir arama görevi açar. Tekrar sipariş oranını bayi seviyesine göre nasıl izleyeceğinizi tekrar sipariş oranı yazımızda anlatıyoruz.
- Sipariş sıklığı, son sipariş ve sonraki sipariş tarihi firmanın alanları; ERP’den gelen tarihler CSV ya da Excel ile toplu güncellenir
- Tarihe bağlı otomasyon, sonraki sipariş tarihinden önce sorumlu plasiyere tarihli bir görev açar
- Yeni bayi fırsatları bir pipeline’da, tekrar siparişler başka bir pipeline’da; tarihi geçmiş bayiler bölgeye göre bir raporda listelenir
Örnek bir toptan satış pipeline’ı
Bir toptancının ya da distribütörün yeni bayi kazanmak için Senitix CRM’de kurabileceği aşamalar, “İlk temas” aşamasından “İlk sipariş” aşamasına uzanır. Ekip her aşamaya kendi rehber notunu yazar ve yanında gösterilecek en fazla beş anahtar alanı seçer.
Örnek aşamalar
- İlk temas
- İhtiyaç netleşti
- Teklif gönderildi
- Fiyat onayı
- Cari açılışı
- İlk sipariş
Her aşamanın rehber notu
- İlk temas Firma doğru üst firmaya bağlı; bölge, bayi seviyesi ve sorumlu plasiyer girildi, ilgilendiği ürün grupları fırsatta yazılı.
- İhtiyaç netleşti Tahmini aylık alım, bugün çalıştığı tedarikçi ve kararı veren kişi kayıtta; uygun olmayan fırsat seçilebilir bir nedenle kapanır.
- Teklif gönderildi Teklif bayinin fiyat listesinden hazırlanıp gönderildi; üzerinde geçerlilik tarihi, fırsatta da tarihli bir takip aktivitesi var.
- Fiyat onayı Koşullardaki her değişiklik yeni bir teklif sürümü olarak kaydedildi; eşiği aşan iskontonun onay kararı teklifin üzerinde.
- Cari açılışı Vade, risk limiti ve teminat bilgisi firmada; ERP’de açılan cari kodu firma kaydına yazıldı.
- İlk sipariş Kabul edilen sürüm fırsatta, bayinin sipariş numarası girildi; sonraki sipariş tarihi için sahibi belli bir görev açık.
Bu bir örnektir, varsayılan kurulum değildir: hiçbir aşama hazır gelmez, satış ekibi aşamaları kendisi kurar. Peşin satan bir toptancı “Cari açılışı” aşamasını çıkarabilir, ihaleyle satan bir distribütör kendi aşamasını ekleyebilir. Rehber notu, ekibin üzerinde anlaştığı koşuldur; ürün, not yerine gelmedi diye fırsatı durdurmaz. Açık fırsatlar aşama geçmişlerini yanlarında taşır.
SSS
Toptan satış CRM soruları
Toptan satış CRM programı ne işe yarar?
Toptan satış CRM programı, bayilerle ve müşterilerle yürüyen satışın kaydını tutar: bayinin hangi bölgeye bağlı olduğunu ve hangi listeden fiyat aldığını, gönderilen teklifin sürümlerini, özel iskontoya kimin onay verdiğini ve bir sonraki siparişin ne zaman beklendiğini. ERP’nin yerini almaz, yanında çalışır. ERP neyin satıldığını, sevk edildiğini ve faturalandığını kaydeder; CRM ise kime hangi fiyatla teklif verildiğini ve sırada ne olduğunu tutar. CRM’e baştan bakmak isterseniz CRM nedir rehberimizi okuyabilirsiniz.
Distribütör CRM’i seçerken nelere bakılmalı?
Programın sizin satış biçiminize uyup uymadığına: çok şubeli bayiler için firma hiyerarşisi, kanal başına fiyat listesi, geçerlilik tarihli teklif sürümleri, özel iskonto için onay süreci, tekrar sipariş takibi ve ERP ile arasındaki sınırın net olması. Senitix CRM bunların hepsini karşılar; tarayıcıda çalışır, iOS ve Android uygulaması ise henüz yok. Hangi planın neyi kapsadığını fiyatlandırma sayfasında görebilirsiniz.
Bayi takip programı ile CRM aynı şey mi?
Hayır. “Bayi takip programı” diye aranan şey çoğunlukla bayinin kendi siparişini girdiği, bakiyesini ve cari ekstresini gördüğü bir portaldır; bu iş bayi sipariş portallarının ve ERP’nin alanıdır. CRM ise satış ekibinizin bayiyle ilişkisini yönetir: görüşmeler, teklifler, iskonto onayları, bölge ve tekrar sipariş zamanı. Senitix CRM’de bayiler giriş yapıp sipariş vermez; burası ekibinizin çalışma alanıdır.
Bayilere farklı fiyat listesiyle teklif verebilir miyiz?
Evet. Bayi, toptan, perakende ve ihracat için ayrı fiyat listeleri tutulur; temsilci teklifte doğru listeyi seçer, kalemler o listeden fiyatlanır. Tek bir bayiye tanınan özel fiyat teklif satırındaki iskontoyla verilir ve eşiği aşarsa onaya gider. Miktara göre kademeli iskonto tabloları ve müşteriye özel sözleşmeli fiyatlar henüz yayında değil; bu fiyatlar bugün ERP’nizde yönetilir.
Plasiyerlerin bölgelerini CRM’de nasıl yönetiriz?
Bölgeyi firmanın bir alanı, o bölgenin plasiyerini de firmanın sorumlusu yaparak. Raporlar açık fırsatları, teklifleri ve tekrar siparişleri bölgeye göre gruplar; bölgeler yeniden çizildiğinde bir plasiyerin firmaları toplu olarak yeni sorumluya devredilir. Yeni müşteri adaylarını bölgeye göre dağıtan atama kuralları yakında; bugün bir otomasyon, bölge alanına bakan bir koşulla yeni adayı adı belli plasiyere atayabilir. Rota planlama ve konum takibi yoktur; plasiyer ziyaret notunu firmaya aktivite olarak yazar.
Sipariş vermeyi bırakan bayiyi nasıl fark ederiz?
Firmaya sipariş sıklığı ve sonraki sipariş tarihi alanlarını ekleyerek. Tarihler ERP’den alınan dosyayla CSV ya da Excel olarak toplu güncellenir; tarih yaklaşınca tarihe bağlı bir otomasyon sorumlu plasiyere arama görevi açar, bir rapor da tarihi geçmiş bayileri bölgeye ve bayi seviyesine göre listeler. Tekrar siparişler ayrı bir pipeline’da tutulursa sessizleşen bayi, yeni bayi fırsatlarının arasında kaybolmaz.
Toptancının ERP ve ön muhasebe programı Senitix CRM’e bağlanır mı?
Kullandığınız program Paraşüt ya da Mikro ise evet. Paraşüt OAuth ile bağlanır; cari kartları, satış faturalarını, e-Fatura/e-Arşiv durumunu, tahsilatları ve ürün kataloğunu CRM’e getirir. Mikro’da bağlantı sizin Mikro Desktop API servisiniz üzerinden kurulur; cari, stok ve satış faturası kayıtları CRM’e gelir, e-Fatura/e-Arşiv iki aşamada GİB’e CRM içinden gönderilir. Belgeler bağlı hesabınız üzerinden gider; Senitix bir e-Fatura entegratörü değildir. Başka bir program kullanıyorsanız kayıtlar CSV ya da Excel ile aktarılır, giden webhook’lar ise yakında. Seçenekleri CRM entegrasyonu rehberimizde anlatıyoruz.
Toptan satış ekibi hangi raporlara bakmalı?
Önce şunlara: bölgeye ve bayi seviyesine göre açık fırsatlar ve teklifler, geçerlilik tarihi geçmiş yanıtsız teklifler, sıradaki aktivitesi olmayan fırsatlar, sonraki sipariş tarihi geçmiş bayiler ve kayıp nedenleri. Plasiyerlere kota tanımlıysa satış tahmini açık fırsatları tahmin kategorisine göre toplar, kotayla karşılaştırır ve yönetici düzeltmesini ayrı tutar. Raporlar ekibin kendi alanlarını okur; bu yüzden sonuç, plasiyerlerin alanları ne kadar düzenli doldurduğuna bağlıdır.
Bir bölge ve bir fiyat listesiyle başlayın
Bugün ücretsiz başlayın ya da bayi ağınızı, kanal fiyat listelerinizi ve tekrar sipariş takibinizi nasıl kuracağınızı bizimle konuşun.
Kredi kartı gerekmez.