Senitix CRM özellikleri

Aday kaydı, satışa dönüşüp dönüşmeyeceği henüz belli olmayan talebi tutar: fuarda alınan bir kartvizit, telefonla gelen bir fiyat sorusu, bayinin yönlendirdiği bir firma. Her aday kaynağı, durumu ve sorumlusuyla açılır; elle girilir ya da CSV veya Excel dosyasıyla toplu olarak aktarılır.

Nitelendirme bittiğinde aday tek adımda kişiye, firmaya ve fırsata dönüşür, nitelendirme yanıtları kaybolmaz. Yönetici, adayları, kişileri ve fırsatları alan değerlerine göre puanlayan skorlama kuralları kurar; puanı yapay zekâ değil, ekibin yazdığı kurallar belirler.

Firma kaydı şirketi, kişi kayıtları o şirkette muhatap olunan insanları tutar; fırsatlar ikisine birden bağlanır. Satın alma sorumlusuyla, teknik müdürle ve muhasebeyle yapılan görüşmeler aynı firmanın altında toplanır, müşteriyi devralan temsilci kiminle ne konuşulduğunu kayıttan okur.

Notlar, dosyalar, aktiviteler, bağlı posta kutusundan gelen e-postalar ve değişiklik geçmişi tek bir zaman çizgisinde akar. Arama ve filtreler kayıtları daraltır, etiketler ve kayıt türleri onları sınıflandırır; filtrelenmiş bir küme akıllı liste olarak saklanır.

Pipeline, yani satış süreci, bir fırsatın ilk görüşmeden karara kadar geçtiği aşamaların sırasıdır. Fırsat kaydında tutar, para birimi, olasılık, kapanış tarihi ve tahmin kategorisi yazar; Kanban panosu ve liste aynı kaydı gösterir.

Her aşama bir rehber metni ve en fazla beş anahtar alan gösterir. Bunlar ekip için bir kontrol listesidir; ürün, bir alan boş kaldı diye fırsatın ilerlemesini engellemez. Her biri kendi aşamalarıyla birden fazla pipeline kurulur, aşama geçmişi ve kazanma ya da kaybetme nedeni analize hazır biçimde kayıtta kalır.

Satışta işin çoğu küçük taahhütlerden oluşur: geri dönülecek bir arama, perşembe günkü keşif ziyareti, fuardan sonra gönderilecek numune. Görev, arama, toplantı ve etkinlik ait olduğu fırsata, kişiye ya da firmaya bağlanır; tarihi, sorumlusu ve hatırlatıcısı herkesin gördüğü yerde durur.

Planlanan işler takvim görünümünde toplanır ve Google Takvim ya da Microsoft Takvim ile, davetler ve katılım yanıtları dahil, iki yönlü eşitlenir. Google Takvim’deki bir etkinliğe Google Meet bağlantısı, iş ya da okul hesabıyla bağlanan Microsoft Takvim’deki bir etkinliğe ise Microsoft Teams bağlantısı eklenebilir. Senitix bir santral ya da arama uygulaması değildir; telefon görüşmesi yapıldıktan sonra aktivite olarak kaydedilir.

Bir fırsatın geçmişinin büyük kısmı e-postada yazılır ve çoğu zaman tek bir kişinin gelen kutusunda kalır. Her kullanıcı kendi posta kutusunu CRM’e bağlar: Gmail, Microsoft Outlook ya da IMAP ve SMTP üzerinden başka bir sağlayıcıdaki hesap.

Her yazışma, yanıtları, iletilen mesajları, taslakları ve ekleriyle birlikte tek bir ileti dizisi olarak okunur. Her ileti kişisine, firmasına ya da fırsatına bağlanır; fırsatı devralan iş arkadaşı yazışmanın tamamını aynı kayıtta görür. satis@ gibi bir ekip adresi ortak Gelen Kutusu’na bağlanır; form gönderimleri ile Telegram, WhatsApp Business, Instagram ve Facebook Messenger mesajları da oraya düşer ve her biri bir kişiye ya da ekibe atanır. WhatsApp numarası, Meta’nın kendi kurulum adımlarıyla bağlanır. Meta’nın üç kanalında da 24 saatlik yanıt penceresi geçerlidir. WhatsApp’ta bu pencerenin dışında yalnızca Meta’nın onayladığı mesaj şablonları gönderilebilir; bu şablonlar CRM’de oluşturulur ve izlenir.

Teklif, görüşmenin müşterinin karar verebileceği bir rakama dönüştüğü yerdir. Kalemler ürün kataloğundan ve fiyat listelerinden gelir, iskonto ve toplamlar teklifin üzerinde tutulur; bayi, perakende ya da ihracat gibi müşteri grupları için ayrı fiyat listeleri kullanılır.

Her revizyon yeni bir sürüm olarak saklanır, şablondan PDF olarak üretilir ve durumu taslaktan kabule kadar izlenir. E-imza ya da çevrimiçi kabul olmadığı için kabulü ekip işler; iskontolu teklif onay sürecine bağlanabilir. Teklif satır satır fiyatlanır: miktara göre kademeli iskonto tablosu ya da müşteriye özel sözleşmeli fiyat tanımı yoktur.

Teklif kabul edildiğinde iş satıştan operasyona ve finansa geçer. Sözleşme ve fatura kabul edilen tekliften, sipariş kazanılan fırsattan oluşturulur; kalemler ve toplamlar olduğu gibi taşınır. Fatura siparişten de açılabilir, her tahsilat faturanın üzerine işlenir.

Her belge kendi durumunu ve değişiklik geçmişini taşır, uygun kayıtlar onay sürecine gönderilir. İmza Senitix dışında alınır ve imzalı dosya sözleşme kaydına eklenir. Senitix’in kendisi e-Fatura ya da e-Arşiv düzenlemez, stok ve sevkiyat takibi yapmaz; e-belgeler bağlı Paraşüt ya da Mikro hesabı üzerinden gönderilir.

Bir müşteri dosyası alanlardan ibaret değildir; gönderilen teklif, imzalı sözleşme, teknik şartname ve keşif fotoğrafı da ona aittir. Dosya herhangi bir kayda eklenir, o kayıtta listelenir ve şifreli saklanır.

Belgeler modülü dosyaları klasörlerde ve sürümleriyle yönetir; teklif ve sözleşme PDF’leri şablondan üretilip ilgili kayda eklenir. Depolama alanı kullanıcı başına ayrılır. Belgeler bir ortak düzenleme ya da e-imza aracı değildir.

Bir şey olduğunda hep aynı şekilde yapılan işler vardır: fırsat kazanıldığında operasyona görev açmak, teklifin durumu değişince sorumluya haber vermek gibi. Otomasyon bunları görsel bir akış tasarımcısında, kod yazmadan kurala çevirir; kural bir kayıt ya da aşama değiştiğinde, fırsat kazanıldığında ya da kaybedildiğinde, belirli bir tarihte ya da elle çalışır.

Kural koşul, bekleme ve dallanma taşır; görev açar, bildirim ve e-posta gönderir, alanları ve ilişkili kayıtları günceller, her çalışmasını günlüğe yazar. Teklif, sözleşme, sipariş ve fatura, onaylayıcıları belli onay süreçlerinden geçirilebilir. Senitix otomatik e-posta dizisi ya da zamanlanmış takip serisi çalıştırmaz.

Takip edilen bilgi sektöre göre değişir: bir lojistik firması hat ve araç tipini, bir inşaat firması blok ve daire numarasını kayıtta görmek ister. Yönetici her modüle özel alan ekler, kayıt ekranını sayfa düzeniyle dizer ve seçim listelerini belirler; kayıt türleri ve satış yolları aynı modülü farklı süreçler için ayrı kurmayı sağlar.

Standart kayıtlara sığmayan bilgi için özel nesne kurulur: kendi alanları ve düzeni olan yeni bir kayıt tipi, örneğin bir makine üreticisinin sahadaki kurulu cihazları. Özel nesneye aşama alanı eklendiğinde nesnenin kendi süreci olur. Doğrulama kuralları ve kayda özel butonlar yapılandırılamaz.

Raporlar, ekibin tuttuğu kayıtları yönetimin baktığı sayılara çevirir: pipeline, kazanma oranı, satış döngüsü süresi, kayıp nedenleri ve ekip performansı. Rapor şablondan kurulur, sütunları standart ve özel alanlardan gelir, sonuç kayıtların o anki hâlini gösterir; panolar kayıtlı raporlardan oluşur.

Bir rapor önizlenir, kaydedilir, dışa aktarılır ya da zamanlanmış olarak gönderilir; herkes yalnızca açmaya yetkili olduğu satırı görür. Satış tahmininde açık fırsatlar tahmin kategorisine göre toplanır ve temsilci kotasıyla karşılaştırılır; yönetici düzeltmesi ayrı tutulur, tahmin gerçekleşenle kıyaslanır.

Senitix AI kararı hazırlar ama vermez; yalnızca kullanıcının zaten açabildiği kayıtlarla çalışır. Açık işlerin günlük özetini çıkarır, CRM’deki izinli bilgiden soruları yanıtlar, e-posta taslağı yazar, yanıt ve konu satırı önerir, uzayan yazışmayı özetler.

Aday, fırsat, kişi ya da firma için sıradaki adımı önerir; öneriyi kabul etmek kişiye kalır. Hiçbir e-posta kendiliğinden gitmez, hiçbir kayıt kendiliğinden değişmez: önerilen işlem, kullanıcının açık onayından ve o anda yapılan yeni bir yetki kontrolünden sonra çalışır. İstek hakkı kullanıcı başına ve günlüktür.

Gmail, Microsoft Outlook ve IMAP/SMTP posta kutuları ile Google Takvim ve Microsoft Takvim hazır bağlantılarla bağlanır. Paraşüt ve Mikro ERP de CRM’e bağlanır: cari kartlar ve satış faturaları CRM’e gelir, e-Fatura ve e-Arşiv bağlı hesap üzerinden gönderilir.

Kişi, firma, fırsat ve aktivite kayıtları Senitix’in kaydettiği bağlı uygulamalar üzerinden okunur ve yazılır; bu, kendi başına alınan genel bir API değildir, her bağlantı Senitix ekibiyle birlikte kurulur. Excel’den ya da başka bir CRM’den geçiş CSV veya Excel dosyasıyla yapılır, tam veri dışa aktarımı zamanlanabilir; tek tıkla veri çeken bir geçiş bağlayıcısı yoktur.

Erişim katman katman kurulur: kullanıcının rolü ve departmanı, nesne ve alan izinleri, kaydın sahibi. Alan izni, marj gibi hassas bir değeri yalnızca ihtiyacı olan rollere gösterir ve kayıt gerektiğinde elle paylaşılır. Erişim gezgini bir kullanıcının kaydı neden gördüğünü açıklar, denetim kaydı kimin neyi ne zaman değiştirdiğini tutar. İzin setleri ve ortak gruplar yoktur.

Her kullanıcı girişini doğrulayıcı uygulama ya da SMS koduyla koruyabilir; Microsoft, Google ya da başka bir OpenID Connect sağlayıcısıyla tek oturum açma Senitix ekibiyle birlikte kurulur. Veri aktarım sırasında en az TLS 1.2 ile, saklanırken de şifrelenir; silinen kayıt geri dönüşüm kutusundan geri yüklenir. Müşteri anahtarıyla şifreleme (BYOK), alan maskeleme ve DLP bugün sunulmuyor.