Hukuk
Hukuk büroları ve arabuluculuk merkezleri için CRM: talep, görüşme ve ücret teklifi tek kayıtta
Hukuk bürosunda yeni iş, dosya açılmadan önce kazanılır: ilk aramada, ön görüşmede ve ücret konuşulurken. Senitix CRM bu ticari tarafı tek kayıtta toplar; talebin çalışma alanı, geldiği kaynak, ön görüşme tarihi ve ücret teklifinin her sürümü, müvekkil firma ya da kişiyle ve sahibi belli, tarihli bir takiple yan yana durur. Dava dosyası, UYAP işlemleri, süre takibi ve e-SMM kendi programlarında kalır.
Hukuk büroları, avukatlık ortaklıkları, arabuluculuk merkezleri ve diğer hukuk hizmeti sağlayıcıları için. Müvekkil bir şirket de olabilir, bir kişi de.
Talep tek kayıtta, dosyanın esası kaydın dışında
Büro, fırsatı gelen talebin çevresinde kurar: çalışma alanı, talebin kaynağı, işi getiren avukat, karşı taraf kontrolünün durumu ve ücret modeli fırsatın alanlarıdır; yanında müvekkil firma ve yetkilileri ya da müvekkil kişi ile ücret teklifinin her sürümü durur. Ekip, talepten vekâlete uzanan örnek bir pipeline, yani iş kabul süreci kurar; her aşama anahtar alanlarını ve ekibin talebi ilerletmeden önce üzerinde anlaştığı koşulu gösterir. Olayların anlatımı, deliller ve dilekçeler için bilerek alan açılmaz; bunlar büro yönetim programında kalır.
Senitix CRM’de
Senitix CRM hukuk bürosunda ve arabuluculuk merkezinde neyi çözer?
Gelen her talep, sorumlusu ve tarihiyle kayda girer
Telefonla, e-postayla ya da bir meslektaşın yönlendirmesiyle gelen talep; çalışma alanı, kaynak ve sorumluyla bir aday (müvekkil adayı) kaydı olarak açılır. Ön görüşme bu kaydın altında hatırlatıcılı bir toplantı aktivitesidir. Senitix bir santral değildir, aramalar yapıldıktan sonra kayda işlenir; bağlı Gmail, Outlook ya da IMAP posta kutusundaki yazışmalar da aynı kayda bağlanır.
- Aday nitelendirildiğinde kişi, varsa müvekkil firma ve fırsat tek adımda oluşur; talebin kaynağı yeni kayıtlara taşınır
- Müvekkil adayı ön görüşme saatini randevu bağlantısından kendisi seçer; Google Takvim ya da Microsoft Takvim eşitlenir
- WhatsApp ve diğer mesajlaşma kanalları yakında; o zamana kadar bu kanaldan gelen talep elle, kaynağı işaretlenerek girilir
Takip için gereken bilgi CRM’de, sır olan bilgi dosyada
CRM, takibi yapan ekibin ihtiyaç duyduğunu tutar: kim başvurdu, hangi çalışma alanında, görüşme ne zaman, ücret ne. Olayların anlatımı, deliller, dilekçeler ve duruşma bilgisi büro yönetim programında ve UYAP’ta kalır; randevu ayarlayan kişinin müvekkilin anlattıklarını okuması gerekmez.
- Rol, departman ve kayıt sahipliği talebi kimin açabileceğini belirler; ücreti ise alan izinleri sayesinde yalnız ilgili roller görür
- Hassas bir talep adı belli kişilerle sınırlanır; erişim gezgini bir kaydı kimin neden görebildiğini açıklar
- Her alan değişikliği kaydın geçmişinde, her ayar değişikliği denetim izinde durur; kim neyi ne zaman değiştirdi, sonradan okunur
Ücret teklifinin her sürümü kayıtlı, imzalı sözleşme hemen yanında
Saatlik ücret, sabit ücret ve aylık danışmanlık bedeli fiyat listesinde büronun ücret kalemleri olarak durur; ücret teklifinin her revizyonu aynı fırsatta numaralı yeni bir sürüm olur ve büronun şablonundan PDF olarak çıkar. Kabul edilen sürümden sözleşme kaydı açılır; imza Senitix dışında atılır, imzalı ücret sözleşmesi kayda eklenir. Plan ayrıntıları fiyatlandırma sayfasında.
- İndirimli ücret teklifi, müvekkile gitmeden önce adı belli onaylayıcılardan geçer
- Sürekli hukuki danışmanlık sözleşmesinin bitişinden önce sorumlusuna tarihli bir yenileme görevi açılır
- Fırsat kazanıldığında bir otomasyon, sorumlu avukata dosyayı büro programında açması için görev oluşturur
Arabuluculuk merkezinde oturumlar ve oda kiralamaları aynı takvimde
Her oturum başvurunun altında bir toplantı aktivitesidir; merkezin kendi oturumları ile dış arabuluculara kiralanan odalar takvim görünümünde yan yana durur. Oda tipleri ve kiralama bedelleri fiyat listesinde olduğundan kiralama teklifi de sürümlü bir teklif olarak gider. Sistem odaları ayrı bir kaynak olarak yönetmez, aynı saate girilen iki rezervasyonu engellemez; çakışmayı koordinatör takvimden görür.
- Yöneticinin eklediği “Oda kiralama” gibi bir aktivite türü, merkezin kendi oturumlarından ayrı filtrelenir
- Dış arabulucu ya da taraf vekili uygun saati randevu bağlantısından kendisi seçer
- Başvuruyu yönlendiren hukuk bürosu, şirket ya da insan kaynakları birimi talep kaynağında durur; hangi kaynağın toplantıya ulaşan başvuru getirdiği raporda görünür
Hukuk bürosu için örnek bir talep pipeline’ı
Bir hukuk bürosunun Senitix CRM’de kurabileceği bir akış örneği: ilk aşama “Talep alındı”, son aşama “Vekâlet alındı”. Rehber notlarını büro kendi diliyle yazar; her aşamada doldurulacak en çok beş anahtar alanı da kendisi seçer.
Örnek aşamalar
- Talep alındı
- Karşı taraf kontrolü
- Ön görüşme
- Ücret teklifi gönderildi
- Ücret sözleşmesi
- Vekâlet alındı
Her aşamanın rehber notu
- Talep alındı Müvekkil adayı, çalışma alanı ve talebin kaynağı kayıtta; bir sorumlu atandı. Olayların ayrıntısı bu kayda yazılmaz.
- Karşı taraf kontrolü Büro, karşı tarafın eski ya da mevcut müvekkilleri arasında olup olmadığını kendi kayıtlarında kontrol etti; sonuç ve tarih alanlarda. Engel varsa talep “Çıkar çatışması” nedeniyle kapanır.
- Ön görüşme Ön görüşme, görüşecek avukata atanmış tarihli bir toplantı aktivitesi olarak takvimde duruyor; müvekkil adayı saati onayladı.
- Ücret teklifi gönderildi Ücret modeli ve geçerlilik tarihi yazılı bir teklif sürümü gönderildi; tarihli takip aktivitesinin sahibi belli.
- Ücret sözleşmesi İmzalı ücret sözleşmesi, kabul edilen teklif sürümünü taşıyan sözleşme kaydına eklendi.
- Vekâlet alındı Sorumlu avukata dosyayı büro programında açma görevi atandı; fırsat kazanıldı olarak kapandı.
Bu bir örnek, varsayılan bir kurulum değil: hiçbir aşama hazır gelmez, her büro kendi akışını kurar. Rehber not ve anahtar alanlar talebi ilerleten kişiye yol gösterir, ilerlemeyi hiçbir zaman durdurmaz. Arabuluculuk merkezi son aşamayı “Arabulucuya devredildi” diye adlandırabilir; bir aşama yeniden adlandırıldığında, taşındığında ya da kaldırıldığında açık talepler geçmişini korur.
Müşteri hikâyesi Arabuluculuk ve uyuşmazlık çözümü
Global Arabuluculuk Merkezi’nde başvurular ve oda kiralamaları dosyanın esasından ayrı izleniyor
Çağlayan Adliyesi’ne yakın bu arabuluculuk merkezi, toplantı odalarını dışarıdan gelen arabuluculara da kiralıyor. Hikâye, başvuru, oturumlar ve ücret ya da kiralama teklifi için tek ticari kaydın nasıl kurulduğunu anlatır. Uyuşmazlığın esası merkezin arabuluculuk yazılımında kalır; müşteri onaylı bir sonuç yayımlanmaz.
Global Arabuluculuk Merkezi hikâyesini okuyunSSS
Hukuk bürosu CRM soruları
Hukuk bürosu için CRM ne işe yarar?
Hukuk bürosu için CRM, işin dosya açılmadan önceki ticari tarafını tek kayıtta tutar: müvekkil adayının talebi, çalışma alanı, talebi yönlendiren kaynak, ön görüşme, ücret teklifi ve imzalanan ücret sözleşmesi. Kurumsal müvekkilde firmayı ve yetkililerini, bireysel müvekkilde kişinin kendisini, büronun o müvekkile verdiği bütün tekliflerle birlikte gösterir. Dava ve icra dosyasının yerini almaz, onun önünde durur. Kavramın temeli için CRM nedir yazımıza bakabilirsiniz.
Senitix CRM bir dava takip programı mı?
Hayır. Senitix CRM dava, icra ve duruşma takibi yapmaz; süre hesabı, dilekçe hazırlama, UYAP işlemleri, masraf takibi ve dosya arşivi büro yönetim programının ve UYAP’ın işidir. Senitix CRM dosyanın öncesini ve çevresini tutar: talep, karşı taraf kontrolünün durumu, ön görüşme, ücret teklifi, ücret sözleşmesi ve kurumsal müvekkille ilişki. Dava takip programı arıyorsanız aradığınız araç bu değil; ikisini birlikte kullanan büro, müvekkili CRM’de kazanır, dosyayı büro programında yürütür.
Avukatlık bürosu için müşteri takip programı neleri kapsamalı?
Müvekkil adayının ilk aramasından ücret sözleşmesine kadar her adımı, sahibi ve tarihiyle. Talebin çalışma alanı ve kaynağı, karşı taraf kontrolünün sonucu, ön görüşme tarihi, ücret teklifinin sürümleri ve imzalı sözleşme aynı kayıtta durmalı; kurumsal müvekkilde firma ve yetkilileri, bireysel müvekkilde kişinin kendisi. Senitix CRM’de bu alanları ve aşamaları büro kendisi tanımlar, olayların anlatımı ise bu kayda hiç girmez.
Karşı taraf kontrolü CRM’de yapılabilir mi?
Aşama olarak evet, kontrolün kendisi olarak hayır. Büro “Karşı taraf kontrolü” adında bir aşama kurar; rehber notu, talep ilerlemeden önce neyin doğrulanması gerektiğini yazar, kontrolün sonucu ve tarihi de anahtar alan olur. Karşı tarafın büronun eski ya da mevcut müvekkilleri arasında olup olmadığı büronun kendi kayıtlarında aranır; Senitix CRM bu aramayı yapmaz ve aşamayı atlayan bir talebi durdurmaz.
Müvekkil bilgisini CRM’e girmek KVKK ve sır saklama açısından doğru mu?
Takip için gereken kadarını girmek evet, fazlasını girmek hayır. KVKK, kişisel verinin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını ister; avukatın sır saklama yükümlülüğü düşünüldüğünde olayların anlatımının dosyada kalması da daha doğrudur. Talep kaydında yalnızca çalışma alanı, kaynak, görüşme ve ücret alanlarını açın, ücreti alan izinleriyle yalnız ilgili rollere gösterin, hassas bir talebi adı belli kişilerle sınırlayın. Tedarikçiye sorulacaklar için KVKK uyumlu CRM seçerken sorulacak sorular yazımıza bakabilirsiniz.
Büroya iş yönlendiren kaynakları nasıl takip ederiz?
Yönlendirmeyi, talep geldiği anda adayın kaynağı olarak kaydederek. Aday nitelendirildiğinde kaynak kişiye ve fırsata taşınır; yönlendiren meslektaş, mali müşavir ya da eski müvekkil ayrıca bir kişi kaydı olarak tutulabilir. Böylece rapor, hangi kaynağın hangi çalışma alanında vekâlete dönüşen iş getirdiğini gösterir. Kaynak listesini raporlar güvenilir kalacak biçimde kurmak için lead kaynağı takibi yazımıza bakabilirsiniz.
Hukuk bürosu CRM’i UYAP, büro programı veya muhasebe programıyla entegre olur mu?
UYAP’a ve büro yönetim programlarına hazır bir bağlantı yok; bu sayfa bir marka adı da vermez. Muhasebe tarafında Paraşüt ve Mikro bağlantıları çalışır: cari kartlar ve satış faturaları CRM’e gelir, e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri bağlı hesap üzerinden gider. Senitix kendisi e-belge düzenlemez, e-SMM için de bugün bir bağlayıcı yok. Diğer bağlantılar Senitix’in kaydettiği bağlı uygulamalar üzerinden, ekibimizle birlikte kurulur. Veri aktarımı iki yönde de CSV ya da Excel dosyasıyla yapılır; giden webhook’lar yakında.
Hukuk bürosunun iş kabul sürecinde hangi raporlar izlenmeli?
Önce şunlara bakın: sıradaki aktivitesi olmayan talepler, ön görüşmesi yapılmış ama takibi açılmamış müvekkil adayları, geçerlilik tarihi geçmiş ve yanıt gelmemiş ücret teklifleri, taleplerin her aşamada ne kadar beklediği ve çalışma alanına ve kaynağa göre vekâlete dönüşen ya da reddedilen talepler. Her rapor büronun kendi alanlarından ve aşamalarından okunur ve kullanıcının yetkilerine uyar; kimse açamayacağı bir satırı raporda görmez.
Bu hafta gelen taleplerle başlayın
Ücretsiz hesabınızı açın ya da alanları, aşamaları ve yetkileri büronuzun çalışma alanlarına göre ekibimizle birlikte kurun.
Kredi kartı gerekmez.