Fiyat Teklifi Örneği: Alan Alan Doldurulmuş Bir Teklif Formu

Bir fiyat teklifi örneği altı bloktan oluşur: başlık ve numara, taraflar, kalem tablosu, toplamlar (ara toplam, KDV, genel toplam), koşullar ve kabul satırı. Aşağıda her blok alan alan, doldurulmuş bir örnekle gösteriliyor; kur ibaresi, beş şablon hatası ve revizyon kuralı da var.

Teklifin sizi ne kadar süre bağladığını ve koşul yazımındaki hataları teklif hazırlarken yapılan 10 hata yazısında ele aldık.

Bir fiyat teklifinde hangi alanlar olmalı?

İyi bir teklif, müşterinin satın alma biriminin kimseye bir şey sormadan siparişe çevirebileceği bir belgedir. Alanlar bu yüzden okuyanın soracağı sırayla dizilir: kimden geliyor, kime gidiyor, ne satılıyor, kaça, hangi koşulla ve nasıl kabul edilir.

Başlık ve numara

Sayfanın en üstünde “Fiyat Teklifi” başlığı, teklif numarası, sürüm, teklif tarihi ve son geçerlilik tarihi durur. Numara dört parçadan kurulur: ön ek, yıl, sıra numarası ve sürüm (GAP-2026-0318-R1 gibi). Hazırlayan temsilcinin adı, telefonu ve e-postası da buradadır.

Taraflar

Satıcı için ticaret unvanı, adres, vergi dairesi ve numarası yazılır; alıcı için aynı bilgilerin yanına teklifi alan kişinin adı ve görevi eklenir. Teslim adresi fatura adresinden farklıysa ayrı satırda belirtilir. Alıcı bireysel bir müşteriyse ad, soyad ve adres yazılır.

Kalem tablosu

Her satırda sıra numarası, varsa ürün kodu, açıklama, miktar, birim, birim fiyat, iskonto oranı ve net tutar bulunur. Açıklama, alıcının faturadaki kalemle eşleştirebileceği kadar ayrıntılı olmalı: ölçü, malzeme, model, renk sayısı.

Tek seferlik bedeller (kalıp, klişe, kurulum, eğitim) kendi satırında durur. Bedelsiz verdiğiniz bir şeyi de “bedelsiz” yazarak listeleyin; görünmeyen hizmet pazarlıkta değer taşımaz.

Toplamlar ve KDV

Tablonun altında üç satır olur: iskonto sonrası ara toplam, oranıyla birlikte KDV tutarı ve genel toplam. Farklı KDV oranlı kalemler varsa her oran için ayrı bir KDV satırı açın; tek bir “KDV” satırı hangi kaleme hangi oranın uygulandığını gizler.

Örnekte %20 KDV oranı kullanıldı; oranı kendi finans ekibinizin belirlediği şekilde girin.

Koşullar

Her koşul tek cümleye sığar ve belgede yalnızca bir kez yazılır: para birimi ve fiyatların KDV hariç mi dahil mi olduğu; teslim süresi, sürenin hangi olayla başladığı ve teslim yeri; peşinat, bakiyenin vadesi ve ödeme şekli; fiyata dahil olanlarla hariç tutulanlar, iki ayrı liste hâlinde; gün, ay ve yılıyla son geçerlilik tarihi.

Kabul satırı

Son blok müşteriye teklifi nasıl kabul edeceğini söyler: “Bu teklifi numarası ve sürümüyle kabul ediyoruz” cümlesinin altında ad, soyad, görev, tarih, kaşe ve imza alanı bulunur. Kabul e-postayla geliyorsa numarayla sürümün anılmasını isteyin. Sürümü anılmayan bir “Tamam, devam edelim” yanıtı, masada R1, R2 ve R3 dururken hangisinin kabul edildiğini tartışmaya açık bırakır.

Doldurulmuş bir fiyat teklifi örneği

Aşağıdaki örnek kurgudur: Gaziantep’te esnek ambalaj üreten firma, dört kişilik satış ekibi ve Adana’daki kuruyemiş işletmesi gerçek bir firmayı ya da Senitix müşterisini anlatmaz; rakamlar ve koşullar da piyasa fiyatı ya da öneri değildir. Ekip, kavrulmuş kuruyemiş paketleyen bu işletmeye iki boy baskılı poşet için teklif veriyor.

• Teklif no: GAP-2026-0318-R1; teklif tarihi 5 Ekim 2026; son geçerlilik 19 Ekim 2026 dahil
• Satıcı: Gaziantep’teki ambalaj üreticisi; unvan, adres, vergi dairesi ve numarası antette
• Alıcı: Adana’daki kuruyemiş işletmesi; teklifi alan kişi satın alma sorumlusu

• Para birimi: Türk lirası; birim fiyatlar ve tutarlar KDV hariçtir.
• Teslim: Baskı provasının yazılı onayından itibaren 20 iş günü, alıcının Adana’daki deposuna; nakliye fiyata dahildir.
• Ödeme: Sipariş onayında %30 havale ya da EFT, bakiye teslimden sonraki 30 gün içinde.
• Dahil: klişe, prova, nakliye. Hariç: poşet üzerindeki görsel ve metinlerin hazırlanması; bunları alıcı sağlar.
• Miktar toleransı: Üretilen miktar ±%10 sapabilir; fatura teslim edilen miktar üzerinden kesilir.
• Kabul: İmzalı teklif ya da teklif numarası ve sürümü anılarak gönderilen e-posta.

Üç ayrıntıya dikkat edin. İskonto ayrı sütunda durduğu için liste fiyatı kaybolmuyor; bir sonraki pazarlık 3,61 TL’den değil 3,80 TL’den başlıyor. Klişe kendi satırında olduğu için aynı tasarımla tekrar siparişte 18.000 TL’nin yeniden istenmeyeceği görülüyor. Tolerans satırı da siparişe göre üretimdeki bir soruyu baştan yanıtlıyor: 30.000 yerine 28.400 poşet teslim edilirse fatura neye göre kesilecek?

Kur ibaresi: hangi kur, hangi gün?

Örnekteki teklif TL cinsinden. Avroyla fiyatlayacaksanız kur ibaresi iki şeyi kesinleştirmeli.

Birincisi kur türüdür: TCMB her iş günü döviz alış, döviz satış, efektif alış ve efektif satış kurlarını ayrı ilan eder; yalnızca “TCMB kuru” demek hangisi olduğunu söylemez. İkincisi gündür. 30 Eylül 2026 itibarıyla TCMB’nin açıklamasına göre gösterge niteliğindeki kurlar aynı gün saat 15.30’da internet sitesinde ilan edilir, ertesi gün Resmî Gazete’de yayımlanır. Sabah kesilen bir fatura için o günün kuru henüz ortada yoktur; “fatura tarihindeki kur” diyen bir ibare bu yüzden iki türlü okunabilir.

Günü ilan tarihine bağlayan bir cümle bu belirsizliği azaltır: “Avro cinsinden fiyatlar, fatura tarihinden bir önceki iş günü TCMB’nin ilan ettiği avro döviz satış kuruyla Türk lirasına çevrilir.” Fatura ile ödeme arasındaki kur farkının kimde kalacağını da tek cümleyle yazın.

Teklif şablonlarında sık görülen beş hata

1. Son teklifin üzerine yazarak başlamak. Önceki müşterinin adı bir hitapta, eski geçerlilik tarihi alt bilgide ya da eski bir kalem gizli bir satırda kalır. Her teklife boş ana şablondan başlayın; ana şablonu tek kişi değiştirsin.
2. Excel dosyasını olduğu gibi göndermek. Gizlediğiniz maliyet ya da marj sütunu dosyanın içindedir, formüller alıcının önündedir. Müşteriye PDF gönderin; düzenlenebilir dosya ekipte kalsın.
3. Toplamı elle yazmak. Son dakikada eklenen satır toplam formülünün aralığına girmeyebilir, elle yazılmış toplam ise hiç güncellenmez. Toplamı kalemlerden hesaplatın, göndermeden önce hesap makinesiyle sağlamasını yapın.
4. Birimi yazmamak. Birim fiyat koli başına, miktar adet olarak girilince toplam, bir kolideki adet sayısı kadar şaşar. Her satıra birim yazın.
5. Tabloyla çelişen eski dipnot. Eski “Fiyatlarımıza KDV dahildir” notu, KDV’yi ayrı satırda ekleyen tablonun altında durur; müşteri hangisine inanacağını kendisi seçer. Şablonu her güncellediğinizde dipnotları da baştan okuyun.

Revizyon ve sürüm kuralı

Bir değişikliğin yeni sürüm mü, yeni teklif mi olacağını tek kural belirler: numara fırsatı, sürüm pazarlığı izler.

• Yeni sürüm (R2, R3): Aynı alıcının aynı ihtiyacı için fiyat, miktar, iskonto, teslim ya da ödeme koşulu değiştiğinde. Süresi dolan bir teklifi güncel fiyatla yeniden göndermek de yeni sürümdür.
• Yeni numara: Alıcı başka bir ürün grubu için ayrı bir satın alma başlattığında ya da teklif başka bir tüzel kişiye düzenlendiğinde.

Her yeni sürümün başlık bloğuna bir revizyon notu ekleyin: tarih, neyin değiştiği ve hangi sürümün yerine geçtiği. Örnekteki teklif için R2 şöyle görünebilir: “R2, 9 Ekim 2026: 500 g poşette miktar 15.000’den 20.000 adede çıktı, iki boyda iskonto %5’ten %7’ye yükseldi; bu sürüm R1’in yerine geçer.” Ara toplam 220.740 TL’ye çıkar. R1 silinmez; müşteri ona atıfla sipariş verirse o fiyatı birlikte açarsınız. İskonto yetki sınırını aşan bir revizyonun kimden onay alacağını teklif revizyonlarında onay akışı yazısında anlattık.

Gönderimden sonrasını, yani hangi sürümün müşteride beklediğini ve sıradaki aramanın kimde olduğunu, klasör değil bir teklif takip programı izler.

Şablondan CRM teklifine

Bir CRM programında bu blokların çoğu elle yazılmaz, kayıtlardan gelir. Senitix CRM’de karşılıkları şöyle:

• Taraflar: teklif fırsatın üzerinde hazırlanır, fırsatın bağlı olduğu firma kaydıyla durur.
• Kalem tablosu: kalemler ürün kataloğundan ve bayi, perakende ya da ihracat için ayrı tutulabilen fiyat listelerinden seçilir.
• Toplamlar: iskonto ve toplamlar teklifin üzerinde tutulur, sürümle birlikte saklanır.
• Koşullar: para birimi ve son geçerlilik tarihi teklifin kendi alanlarıdır; teslim, ödeme, dahil ve hariç listeleri “Şartlar ve Koşullar” alanına yazılır. Dövizli teklifte kur TCMB ya da ECB beslemesinden alınabilir; beslemeden gelen kur, teklifteki kur ibaresinin yerini tutmaz.
• Sürüm: revizyon öncekinin üzerine yazılmaz, ayrı bir sürüm olarak saklanır ve şablondan PDF olarak üretilir; iskontolu bir teklif onay sürecine bağlanabilir.
• Kabul satırı: e-imza ya da çevrimiçi kabul yoktur. Müşterinin onayı gelince kabulü ekip kayda işler, imzalı dosya kayda eklenir.

Adede göre iskonto ve müşteriye özel fiyatı temsilci teklif satırına kendisi girer. Sunulmuş ama yanıt almamış teklif, geçerlilik tarihi geçince kendiliğinden “Süresi Doldu” olur; satış takip programında teklifin durumu elle güncellenmeyi beklemez. Kapsamın tamamı teklif ve ürün özelliklerinde, plan ayrıntıları fiyatlandırma sayfasında.

Sık sorulan sorular

Fiyat teklifi Word’de mi, Excel’de mi hazırlanmalı?

Kalem sayısı çok ve hesap ağırlıklıysa Excel, teklif çoğunlukla kapsam anlatan bir metinse Word daha rahattır. İkisinde de ana şablonu tek kişi yönetir, her teklif boş şablondan başlar ve müşteriye PDF gider.

Teklif formu ile sipariş formu aynı belge mi?

Değil. Teklif formu satıcının önerisidir: neyin, kaça ve hangi koşulla satılacağını söyler. Sipariş formu alıcının bu öneriye dayanarak ne istediğini yazar ve çoğu zaman kabulün yazılı hâli olarak kullanılır. Bu yüzden teklif numarasını ve sürümünü anmalı; miktar, fiyat ve koşullar teklifle aynı olmalıdır.