Mühendislik ve Mimarlık
Mühendislik ve mimarlık ofisleri için CRM: teklif kararından proje başlangıcına
Bir mühendislik ya da mimarlık ofisinde iş, çizime başlanmadan çok önce kazanılır ya da kaçırılır. Senitix CRM her proje talebini tek fırsatta toplar: teklif verme kararını tarihi ve kararı veren ortakla, işverendeki karar vericileri rolleriyle, istenen disiplinleri ve proje aşamalarını alan olarak, teklifin her revizyonunu da geçerlilik tarihiyle. İşveren imzaladığında proje sorumlusu işe, kabul edilen kapsamdan başlar.
Statik, zemin ve geoteknik, mekanik ve elektrik tesisat projesi hazırlayan mühendislik firmaları ile mimarlık ofisleri için. İşveren bir müteahhit, bir yatırımcı, bir kamu kurumu ya da evini yaptıracak bir aile olabilir.
Her proje talebi, ofisin kendi terimleriyle tek fırsatta
Ofis, fırsatı proje talebinin üzerine kurar: işveren türü, yapı türü, talebin kaynağı, istenen disiplinler, proje aşaması (avan, ruhsat ya da uygulama projesi) ve teslim tarihi fırsatın alanlarıdır; yanında işverenin ilgili kişileri ve teklifin her sürümü durur. Talepten proje başlangıcına uzanan örnek pipeline’da, yani satış sürecinde, teklif kararı ilk aşamalardan biridir; her aşama kilit alanlarını ve ortakların fırsatı ilerletmeden önce üzerinde anlaştığı koşulu gösterir. Statik hesaplar, çizimler ve BIM modelleri ofisin kullandığı tasarım programlarında kalır.
Senitix CRM’de
Senitix CRM mühendislik ve mimarlık ofislerinde neyi çözer?
Teklif verme kararı, tarihi ve sahibiyle kayıtta
Ofis, teklif kararını ayrı bir aşama olarak kurar ve ortakların baktığı ölçütleri aşamanın rehber notuna yazar. Kararı, kararı veren ortağı, tarihi ve gerekçeyi aşamanın anahtar alanları tutar; bir aşamada en fazla beş anahtar alan olabilir. Aşama fırsatın ilerlemesini engellemez, yalnızca üzerinde anlaşılanı gösterir. Teklif verilmeyen iş, ofisin kendi listesinden seçilen bir nedenle kaybedildi olarak kapanır; böylece geri çevrilen talepler de sayılır.
- İşveren türü, yapı türü, talebin kaynağı ve son teklif tarihi, talep geldiği anda fırsatın alanlarına işlenir
- Kamu ihaleleri için ön yeterlik, kısa liste ve teknik ile mali teklif adımlarını taşıyan ayrı bir pipeline; özel sektör işleri kendi pipeline’ında
- Yapı türüne, işverene ve kararı veren ortağa göre kazanma oranı ve geri çevrilen talepler; raporlar belirlenen aralıklarla ilgili kişilere gider
İşverende kararı kimin verdiğini fırsatta görün
İşveren bir firma kaydıdır, çalışanları kişi kaydı; her biri fırsata rolüyle bağlanır: teklifleri karşılaştıran değerlendirici, teknik yaklaşımı okuyan teknik alıcı, sözleşmeyi imzalayan karar verici. Aramalar, toplantılar, notlar ve bağlı posta kutusundan gelen yazışmalar tek zaman çizgisinde birikir; işverenle görüşmeye giden ortak da teklif dosyasını hazırlayan mühendis de aynı geçmişi okur.
- Karar verici, değerlendirici, teknik alıcı ve üst yönetim sponsoru gibi kişi rolleri; bir grubun proje şirketleri ya da bir belediyenin müdürlükleri tek üst firma altında
- Gmail, Microsoft Outlook ya da IMAP posta kutusu ile Google ya da Microsoft takvimi bağlanır; her yazışma ilgili kişinin, firmanın ya da fırsatın kaydına düşer
- Senitix AI, işverenle uzayan yazışmayı görüşmeden önce özetler ve yanıt taslağı hazırlar; kişi onaylamadan hiçbir şey gönderilmez
Her teklif revizyonu, varsayımlarıyla birlikte ayrı bir sürüm
Teklifin her revizyonu aynı fırsatta numaralı yeni bir sürümdür; önceki sürüm değişmeden yanında kalır. Kalemler ofisin hizmet ve fiyat listesinden seçilir, varsayımlar ve kapsam dışı işler teklifin şartlarına yazılır, her sürümün bir geçerlilik tarihi vardır. İşverene sunulup yanıt gelmeyen sürüm, geçerlilik tarihi geçince kendiliğinden Süresi Doldu durumuna geçer. İskontolu bir bedel, ofisten çıkmadan önce adı belli onaylayıcılardan geçer.
- Her disiplin ya da proje aşaması katalogda ürün olarak tanımlanır; ofisin birim fiyatları fiyat listesinde durur, her sürüm ofisin kendi şablonundan PDF olarak çıkar
- Ücret modeli (götürü bedel, m² birim fiyat ya da adam-saat) fırsatta; maliyet ve kâr alanlarını alan yetkileri yalnız ortaklara gösterir
- İşverenin ihale dokümanı, ofisin referans dosyası ve imzalı teklif aynı fırsatta; klasörler her dosyanın sürümlerini saklar
Proje sorumlusu, işverenin kabul ettiği kapsamdan başlar
İşveren bir sürümü kabul ettiğinde teklif, kalemleri yeniden yazılmadan sözleşme kaydına dönüşür ve imzalı proje hizmet sözleşmesi aynı kayda eklenir. Ekibin kurduğu bir otomasyon, fırsat kazanıldığında proje sorumlusuna tarihli bir başlangıç görevi açar. Aynı işverenin bir sonraki etabı ya da yeni binası, aynı firma kaydında ayrı bir fırsat olarak izlenir.
- Proje sorumlusu kabul edilen sürümü, varsayımlarını ve kapsam dışı işleri, işverenin ilgili kişileriyle birlikte tek kayıtta bulur; imza Senitix dışında alınır
- Fırsat kazanıldığında proje ekibine bildirim ve adı belli bir sorumluya tarihli başlangıç görevi
- Fırsat türü “Yeni İş” ya da “Mevcut Müşteri İşi” olarak seçilir; tekrar gelen işveren ile yeni işveren raporda ayrı okunur
Örnek bir proje teklif pipeline’ı
Bir mühendislik ya da mimarlık ofisinin Senitix CRM’de kurabileceği aşamalar: “Talep alındı” ile başlar, “Kazanıldı ve proje başlangıcı” ile biter. Her aşamanın rehber notunu ve en fazla beş anahtar alanını ofis kendisi belirler.
Örnek aşamalar
- Talep alındı
- Teklif kararı
- Ön yeterlik ve kısa liste
- Teklif sunuldu
- Bedel görüşmesi
- Kazanıldı ve proje başlangıcı
Her aşamanın rehber notu
- Talep alındı İşveren, talebin kaynağı (ihale, davet, mevcut işveren ya da tavsiye) ve son teklif tarihi kayıtta; talebin sahibi olan ortak belli.
- Teklif kararı Teklif verilip verilmeyeceği, kararı veren ortak ve tarih yazıldı; bakılan ölçütler uzmanlık, işverenle ilişki, ekibin iş yükü, bedel aralığı ve rakipler. Teklif verilmeyen iş bir nedenle kapanır.
- Ön yeterlik ve kısa liste Referans dosyası eklendi, işverendeki değerlendiriciler rolleriyle fırsatta; sunum ya da görüşme, sahibi belli tarihli bir aktivite.
- Teklif sunuldu Disiplinler ve proje aşamaları girildi; teklif sürümü işverene sunuldu, geçerlilik tarihi ve tarihli bir takip var. Bundan sonraki her değişiklik yeni bir sürümdür.
- Bedel görüşmesi Kapsam ya da bedel her değiştiğinde yeni bir sürüm açıldı ve neyin değiştiği o sürümün notunda yazıyor.
- Kazanıldı ve proje başlangıcı İşveren belirli bir sürümü kabul etti, imzalı sözleşme kayıtta ve proje sorumlusuna kabul edilen kapsamla tarihli bir başlangıç görevi atandı.
Bu bir örnektir, varsayılan değildir: aşamaları ofis kendisi kurar ve hiçbiri hazır gelmez. Bir aşama rehber notunu ve anahtar alanlarını gösterir ama fırsatın ilerlemesini engellemez. Kısa liste adımı olmayan özel sektör işlerinde o aşamayı çıkarın; açık fırsatlar geçmişini korur.
Müşteri hikâyesi Mühendislik tasarım hizmetleri
İntaç İnşaat’ta işveren talebi, disiplin kapsamı ve teklif sürümleri aynı fırsatta
İntaç İnşaat, İstanbul merkezli bir mühendislik tasarım ofisi. Adında “inşaat” geçse de hizmet sayfası yalnızca proje ve analiz hizmetlerini sayıyor. Hikâye, teklif kararının, istenen disiplinlerin, teklif sürümlerinin ve proje sorumlusuna devrin tek ticari kayıtta nasıl kurulduğunu anlatır; müşteri onaylı bir sonuç yayımlamaz.
İntaç İnşaat hikâyesini okuyunSSS
Mühendislik ve mimarlık CRM soruları
Mühendislik firması için CRM ne işe yarar?
Mühendislik firması için CRM, işin ticari tarafını tek kayıtta toplar: işveren firma ve ilgili kişileri, fırsat olarak açılan her proje talebi, tarihi ve kararı verenle birlikte teklif verme kararı, alan olarak tutulan disiplinler ve proje aşamaları, ayrı bir sürüm olarak saklanan her teklif revizyonu. Kavramın temeline bakmak isterseniz CRM nedir rehberimize göz atabilirsiniz. Bu sayfa, bir mühendislik ya da mimarlık ofisinin Senitix CRM’i bu iş için nasıl kurabileceğini anlatır: alanlar, örnek pipeline ve raporlar.
Mimarlık ofisi müşteri takibini nasıl yapar?
İşvereni firma, işverendeki kişileri rolleriyle birer kişi kaydı olarak tutarak ve her proje talebini ayrı bir fırsat olarak açarak. Görüşmeler, toplantılar, e-postalar ve teklif sürümleri aynı zaman çizgisinde birikir; bir sonraki etap ya da yeni bir bina, aynı işverenin kaydında yeni bir fırsattır. Müstakil evini yaptıracak bir aileyle çalışan küçük bir ofis de aynı kaydı daha az aşamayla kullanır. Genel çerçeve için müşteri takip programı rehberimize bakabilirsiniz.
Proje teklif takibi CRM’de nasıl yapılır?
Her revizyonu yeni bir dosya yerine aynı fırsatta yeni bir teklif sürümü olarak saklayarak. Senitix CRM’de bir sürüm kalemlerini, şartlarına yazılan varsayımları, kapsam dışı işleri ve geçerlilik tarihini taşır; işverene sunulup yanıt gelmeyen sürüm, tarihi geçince Süresi Doldu durumuna geçer. Takip tarihi pipeline’da görünür, işverenin kabul ettiği sürüm de proje sorumlusunun başlayacağı kapsamdır. Onay akışının nasıl kurulacağını teklif revizyonlarında onay akışı yazımızda anlattık; plan ayrıntıları fiyatlandırma sayfasında.
Bir işe teklif verip vermeme kararı nasıl kayda geçer?
Kararı ayrı bir aşama yapıp fiyat çalışmasından önceye koyarak. Ortaklar birkaç ölçütte anlaşır (işin ofisin uzmanlığına uygunluğu, işverenle ilişki, ekibin iş yükü, bedel aralığı ve bilinen rakipler) ve bunları aşamanın rehber notuna yazar. Karar, kararı veren ortak ve tarih anahtar alan olur; teklif verilmeyen iş bir nedenle kapanır. Böylece yıl sonunda hangi talepleri neden geri çevirdiğiniz de raporda görünür.
Kamu ihalelerindeki ön yeterlik ve kısa liste süreci CRM’de izlenebilir mi?
Evet, ayrı bir pipeline olarak. Danışmanlık hizmeti alımlarında idare çoğu zaman önce ön yeterlik başvurularını değerlendirip kısa listeyi belirler, ardından kısa listedeki firmalardan teknik ve mali teklif ister. Ofis bu adımları ayrı aşamalar olarak kurar, ihale dokümanını ve referans dosyasını fırsata ekler, son başvuru tarihini tarihli bir aktiviteyle izler. Özel sektör işleri doğrudan teklife giden kendi pipeline’ında kalır. EKAP ile bir bağlantı yoktur; doküman fırsata dosya olarak eklenir.
Mühendislik firması CRM’i hesap, çizim ve proje yönetimi programlarının yerini alır mı?
Hayır. Senitix CRM işin ticari tarafını tutar: işveren ilişkisi, proje talebi, teklif kararı, teklif sürümleri ve imzalı sözleşme. Statik hesaplar, çizimler, BIM modelleri, iş programı ve hakediş kendi programlarında kalır; bu programlar için bugün hazır bir bağlayıcı yok. Kayıtlar CSV ya da Excel dosyası olarak içe ve dışa aktarılır; giden webhook’lar yakında.
Muhasebe programımızla entegre olur mu?
Muhasebe programınız Paraşüt ya da Mikro ise evet. Paraşüt OAuth ile bağlanır; cari kartları, satış faturalarını, e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini, tahsilat takibini, ürünleri ve teklifleri CRM’e taşır. Mikro, ofisinizin kendi Mikro Desktop API servisine bağlanır; cari, stok, satış faturası ve iki aşamalı e-Fatura ve e-Arşiv gönderimi CRM içinden yürür. Belgeler bağlı hesabınız üzerinden gider; Senitix bir e-Fatura entegratörü değildir. Başka bir muhasebe programı için bugün bağlayıcı yok; kayıtlar CSV ya da Excel olarak aktarılır.
Mühendislik ve mimarlık ofisi hangi satış raporlarına bakmalı?
Önce şunlara bakın: yapı türüne, işverene ve kararı veren ortağa göre kazanma oranı, teklif kararında geri çevrilen talepler ve nedenleri, fırsatların her aşamada ne kadar beklediği, süresi dolan ve yanıt gelmeyen teklifler, sıradaki aktivitesi olmayan fırsatlar. Ardından yeni işvereni tekrar gelen işverenden ayırın. Her rapor ofisin kurduğu alanlardan ve aşamalardan beslenir, kullanıcının yetkisine uyar ve belirlenen aralıklarla gönderilebilir. Oranı doğru hesaplamak için kazanma oranı yazımıza bakabilirsiniz.
Bir sonraki proje talebini tek kayıtta açın
Bugün ücretsiz başlayın ya da alanları, teklif kararı aşamasını ve teklif sürümlerini ofisinizin disiplinlerine göre nasıl kuracağınızı satış ekibimizle konuşun.
Kredi kartı gerekmez.