CRM ve Ön Muhasebe Entegrasyonu: Teklif, Sipariş ve Fatura Nerede Tutulur?

Ön muhasebe programıyla birlikte çalışırken CRM teklifi hazırlar, kazanılan fırsatı siparişe, kabul edilen siparişi de faturaya dönüştürür; e-Fatura ya da e-Arşiv belgesini kesme ve tahsilatı defterlere işleme adımı bugün ön muhasebe programında kalır. Senitix CRM’in bu zincirdeki payını ve CRM ön muhasebe entegrasyonunun sınırını bu yazıda gösteriyoruz.

CRM ve ön muhasebe hangi işi paylaşır?

CRM ile ERP arasındaki genel farkı CRM nedir sayfasında, iki sistemin hangi noktalarda birlikte çalıştığını ise CRM ile ERP ne zaman birlikte kullanılır yazımızda ayrıntılı ele aldık. Bu yazı ikisinden daha dar bir soruya odaklanıyor: teklif kazanıldıktan sonra sipariş, fatura ve tahsilat kaydı hangi sistemde nasıl ilerliyor?

Kısaca: CRM, satışın ürettiği belgeleri (teklif, sipariş, sözleşme) ve bu belgelerin üzerine işlenen fatura kaydını tutar. Ön muhasebe programı ise resmi belgeyi (e-Fatura/e-Arşiv) keser ve muhasebe defterine işler. İkisi aynı zinciri farklı uçlarından tutar; köprü, ön muhasebe programınız Paraşüt ya da ERP’niz Mikro ise bağlantı üzerinden, değilse bugün elle kurulur.

Bu sınırı baştan netleştirmek küçük bir ayrıntı değildir: satış ekibi teklif verirken hangi tutarın kesin sayılacağını, finans ekibi ise hangi kaydın resmi belge yerine geçtiğini bilmelidir. İkisi karışırsa, örneğin CRM’deki bir teklif tutarı doğrudan muhasebe kaydı sanılırsa, KDV hesabı ya da tahsilat takibi yanlış yerden başlar.

Teklif, sipariş ve fatura zinciri CRM’de nasıl ilerler?

Teklif ürün kataloğundan hazırlanır, her revizyon ayrı bir sürüm olarak saklanır ve müşteriye şablondan üretilen bir PDF olarak gider. İndirimli bir teklif, adı yazılı onaylayıcılardan geçen bir onay sürecine bağlanabilir.

Kazanılan bir fırsat, kalemleri yeniden yazılmadan siparişe dönüşür; kabul edilen teklif ya da sipariş de faturaya dönüşür ve her tahsilat faturanın üzerine işlenir. İsteyen ekipler, kabul edilen teklifi kalemleriyle birlikte bir sözleşmeye de taşıyabilir.

Bu üç adımın ortak noktası şudur: kalemler bir kez yazılır, sonraki belge onu yeniden yazmak yerine devralır. Zincirin CRM tarafı burada biter. Fatura kaydı CRM’de durur, ama bu kayıt resmi bir e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi değildir.

e-Fatura ve e-Arşiv sınırı nerede başlar?

Bu, en çok karıştırılan noktadır: CRM’de bir faturanın kaydını tutmak ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) bildirilen bir e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlemek aynı şey değildir. Hangi faturanın e-Fatura, hangisinin e-Arşiv Fatura olarak kesilmesi gerektiğini mükellefin kayıt durumuna ve faaliyet alanına göre GİB belirler ve bu kurallar zaman içinde güncellenir (bkz. GİB e-Arşiv Fatura Hakkında).

Genel ayrım şöyle işler: alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlıysa fatura e-Fatura olarak düzenlenir; alıcı kayıtlı değilse ya da nihai tüketiciyse aynı belge e-Arşiv Fatura olur. Bir cari e-Fatura sistemine kayıtlı mı, bunu GİB’in kendi sorgulama sayfasından görebilirsiniz; bu bilgiyi CRM’deki cari kaydına not düşmek, teklif hazırlarken doğru belge türünü baştan öngörmeyi kolaylaştırır.

Senitix’in kendisi e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi kesmez. Paraşüt ya da Mikro bağlıysa e-Fatura/e-Arşiv gönderimi bu bağlantı üzerinden, CRM’in içinden yürütülür ve belge bağlı hesabınızdan çıkar. Bağlı değilseniz bugünkü köprü, CRM’deki fatura kaydını CSV ya da Excel olarak dışa aktarıp ön muhasebe programına elle taşımaktır. Bu iki adımlı süreç otomatik bir senkronizasyon kadar hızlı değildir, ama CRM’i muhasebe entegrasyonunu beklemeden kullanmaya başlamak için yeterlidir.

Hangi kayıt CRM’de, hangisi ön muhasebede asıl kaynak?

Zincirin her adımı için hangi sistemin asıl kaynak sayılması gerektiğini aşağıdaki tablo gösteriyor.

Son iki satır birlikte okunmalı: CRM’de bir tahsilat işaretlemek, muhasebe defterini güncellemez; ikisi ayrı kayıtlardır, Paraşüt bağlıysa tahsilat takibi bağlantı üzerinden senkronize olur, değilse bugün elle eşleştirilir.

Tabloyu okurken satış raporlaması ile muhasebe raporlaması arasındaki farkı da hatırlamakta fayda var. Satış ekibinin “bu ay ne kadar fatura kestik” sorusuna verdiği yanıt CRM’deki fatura kaydından gelir; muhasebenin “bu ay ne kadar tahsil ettik” sorusuna verdiği yanıt ise defterdeki tahsilat kaydından gelir. İki rakam aynı anda alınırsa farklı çıkabilir. Bu bir hata değil, iki farklı sorunun cevabıdır.

Teklif kazanıldıktan sonra izlenecek adımlar

Beş adım, bu zincirin kimde, hangi çıktıyla ilerlediğini netleştirir.

1. Teklifi kazanılan fırsata bağlayın. Sorumlu: satış temsilcisi. Çıktı: numaralı, sürümlenmiş bir teklif kaydı.
2. Siparişi teklif kalemlerinden oluşturun. Sorumlu: satış operasyonu. Çıktı: kalemleri yeniden yazılmamış bir sipariş.
3. Faturayı kabul edilen sipariş ya da tekliften oluşturun. Sorumlu: finans. Çıktı: tutarı ve kalemleri siparişle eşleşen bir fatura kaydı.
4. Fatura verisini ön muhasebeye aktarın. Sorumlu: finans/muhasebe. Çıktı: Paraşüt ya da Mikro bağlıysa bağlantı üzerinden giden kayıt, değilse CSV ya da Excel dosyası; e-Fatura/e-Arşiv belgesi ön muhasebe programında kesilir.
5. Tahsilatı CRM’deki faturaya işleyin. Sorumlu: finans. Çıktı: fatura üzerinde ödeme kaydı ve gecikmiş tahsilatların satış ekibine görünür hale gelmesi.

Dördüncü adım sık atlanan adımdır: fatura CRM’de “kapandı” göründüğü için ön muhasebeye aktarılması unutulur, ay sonunda iki liste birbirini tutmaz.

Aylık fatura hacmi büyüdükçe CSV aktarımı da büyür: yüzlerce satırlık bir dosyayı elle kontrol etmek, elli satırlık bir dosyayı kontrol etmekten farklı bir iştir. Hacim belirli bir noktayı geçtiğinde ekipler, bağlı uygulama üzerinden kurulan özel bir entegrasyonu satış ekibiyle görüşmeyi değerlendirir; bu her ekip için ilk adım olmak zorunda değildir.

Örnek: İzmir’de sekiz kişilik bir ambalaj üreticisinin fatura süreci

Rakamlar ve şirket yalnızca süreci göstermek içindir, gerçek bir işletmeye ait değildir. İzmir’de bir OSB’de karton ambalaj üreten sekiz kişilik bir firmada teklif CRM’de hazırlanıyor, kazanılan fırsat siparişe dönüyordu; fatura kaydı da CRM’de tutuluyordu, ama e-Arşiv belgesi ayrıca ön muhasebe programında elle kesiliyordu. Ay sonunda finans sorumlusu, CRM’deki fatura listesiyle ön muhasebedeki listeyi karşılaştırmak için ortalama üç saatini harcıyordu.

Ekip dördüncü adımı, yani fatura verisinin aktarılmasını, haftalık bir rutine bağladı: her cuma günü o haftanın faturaları CRM’den CSV olarak dışa aktarılıyor, ön muhasebeye aynı gün işleniyordu. Ay sonu karşılaştırması üç saatten yaklaşık 40 dakikaya indi; sıfırlanmadı, çünkü elle aktarım hâlâ vardı, ama haftalık küçük parçalara bölündüğü için ay sonunda büyük bir fark birikmiyordu.

Ekip ayrıca tek satırlık bir kural yazdı: CRM’deki bir fatura “ödendi” olarak işaretlenmeden önce, ödemenin banka hesabında göründüğünü finans sorumlusu teyit ediyordu. Bu kural, satış ekibinin iyimser bir tahminle faturayı erken kapatmasını önledi.

Sık yapılan hatalar

• Fatura kaydını CRM’de tutmayı, e-Fatura kesmekle karıştırmak. CRM’deki kayıt satış tarafının takibi içindir; resmi belge GİB’e bildirilen sistemden çıkar.
• Aktarımı ay sonuna bırakmak. Fatura verisini ay sonunda toplu aktarmak, küçük hataların (yanlış tutar, eksik kalem) fark edilmeden birikmesine yol açar; haftalık bir ritim bu birikimi önler.
• Tahsilatı yalnızca bir sistemde işaretlemek. Satış ekibi ödemeyi CRM’de görmek ister, finans ekibi defterde görmek ister; ikisi ayrı ayrı işaretlenmezse biri diğerinin ödendiğini sandığı bir faturayı yeniden hatırlatabilir.
• Onay sürecini atlamak. İndirimli bir teklifte onay adımı yoksa fatura kesildikten sonra fiyat konusunda anlaşmazlık çıkabilir. Onay süreci ise indirimli teklifin, adı yazılı onaylayıcılardan geçmeden ilerlemesini engelleyebilir.

Senitix CRM’de teklif, sipariş ve fatura bugün nasıl çalışır?

Senitix CRM’de teklif katalogdan hazırlanır ve sürüm olarak saklanır. Kazanılan fırsat siparişe, kabul edilen sipariş ya da teklif faturaya dönüşür; her tahsilat faturanın üzerine işlenir ve indirimli bir teklif, adı yazılı onaylayıcılardan geçen bir onay sürecine bağlanabilir. Bu adımların tamamını özellikler sayfasının teklif bölümünden görebilirsiniz.

Resmi belge tarafında sınır aynı kalır: Senitix’in kendisi e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi kesmez. Paraşüt ya da Mikro bağlıysa gönderim bu bağlantı üzerinden CRM’in içinden yürütülür; bağlantının kapsamını CRM entegrasyonu sayfasında bulabilirsiniz. Bağlı değilseniz fatura verisi CSV ya da Excel olarak dışa aktarılabilir; özel bir bağlantı gerekiyorsa ihtiyacınızı satış ekibiyle görüşebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

CRM’de hazırlanan teklif otomatik olarak faturaya mı dönüşür?

Hayır, otomatik değil; arada bir adım var. Kazanılan fırsat önce siparişe, kabul edilen sipariş ya da teklif ardından faturaya dönüşür. Her adımı ekip gözden geçirir, hiçbiri kendiliğinden ilerlemez. Bu da satış ve finans ekiplerinin tutarı ve kalemleri her adımda ayrıca kontrol etmesine imkân tanır.

Senitix e-Fatura veya e-Arşiv kesiyor mu?

Hayır, Senitix’in kendisi kesmez. Senitix CRM’de fatura kaydı tutulur; GİB’e bildirilen resmi e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi ön muhasebe programınızdan kesilir. Paraşüt ya da Mikro bağlıysa bu gönderim CRM’in içinden, bağlantı üzerinden yürütülür; aksi hâlde fatura verisi CSV ya da Excel olarak dışa aktarılıp o programa taşınır. Bu ayrım küçük görünse de önemlidir: CRM’deki kayıt satışın takibi içindir, resmi belge GİB’e bildirilen sistemden çıkar.

Fatura verisini muhasebe programına nasıl taşırım?

Ön muhasebe programınız Paraşüt ya da ERP’niz Mikro ise bağlantı bunu CRM’in içinden otomatik yürütür. Değilse bugünkü yol CSV ya da Excel dosyasıdır: CRM’deki fatura kaydı dışa aktarılır, ön muhasebe programına elle ya da o programın kendi içe aktarma aracıyla işlenir. Bu iki adım otomatik bir senkronizasyonun yerini tam olarak tutmaz, ama düzenli bir ritimle çalıştığında fark küçük kalır.

Tahsilat takibi hangi sistemde yapılmalı?

İkisinde de, ama farklı amaçla. Satış ekibi hangi faturanın ödendiğini CRM’den takip eder; muhasebe defterindeki resmi tahsilat kaydı ön muhasebe programında tutulur. Paraşüt bağlıysa tahsilat takibi bu bağlantı üzerinden senkronize olur; değilse iki kayıt birbirini otomatik güncellemez ve düzenli bir eşleştirme rutini gerekir. Haftalık bir karşılaştırma, bu iki kaydın zamanla birbirinden uzaklaşmasını önler.

Sipariş ve fatura kaydı hangi planda var?

Teklif, sipariş, sözleşme ve fatura kaydının hangi planlarda yer aldığını fiyatlandırma sayfasındaki plan karşılaştırmasından görebilirsiniz. Ürün kataloğu ve fiyat listesi her planda kullanılabilir; teklif, sipariş ve fatura kalemlerini aynı katalogdan alır.