Mikro CRM Entegrasyonu: Cari, Stok ve e-Fatura Akışı

Mikro CRM entegrasyonu, satış ekibinin CRM programını muhasebenin kullandığı Mikro’ya bağlar. Senitix CRM’de bağlantı firmanın kendi Mikro Desktop API servisi üzerinden kurulur: cari, stok ve satış faturası kayıtları bu yoldan taşınır, e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi CRM ekranından başlatılır ve bağlı Mikro hesabı üzerinden GİB’e iki aşamada gider. Senitix’in kendisi e-Fatura entegratörü değildir.

Bağlantıların hangi sırayla açılacağını CRM entegrasyonu rehberinde anlattık; muhasebe bağlantısı o sırada e-posta ve takvimden sonra gelir. Bu yazı, muhasebesini Mikro’da tutan ve bağlantı sırası gelmiş ekipler için: Mikro’yu bağlamadan önce finans, BT ve satış operasyonu neye karar vermeli, bağlandıktan sonra kazanılan bir satış faturaya hangi adımlarla döner?

Mikro bağlantısı neyi taşır, neyi taşımaz?

Bağlantı için saydığımız kapsam dört kalemdir: cari kayıtlar, stok kataloğu, satış faturaları ve GİB’e iki aşamalı e-Fatura/e-Arşiv gönderimi. Mikro Desktop API’nin kurulumu, port ve güvenlik duvarı ayarları Mikro’nun kendi belgesinde anlatılır ve sürümle değişebilir; güncel adımlar için Mikro API belgelerindeki Desktop API kurulumu sayfasına bakın. Yani bağlanan bir bulut hesabı değil, kendi sunucunuzda çalışan bir servistir.

Kapsamda olmayanları da baştan yazalım:

• İletişim kişileri, görüşmeler ve fırsatlar CRM’in kaydıdır; bağlantı için sayılan kalemler arasında değildir.
• Teklif, sipariş ve sözleşme de CRM’de kalır. Kazanılan işten bağlı hesaba geçen, cari ve fatura kaydıdır.
• Diğer programlar için veri CSV ya da Excel ile taşınır.

Plan ayrıntıları fiyatlandırma sayfasında.

Mikro ile CRM arasında kayıt sahipliği

Genel ilkeyi ERP ve CRM entegrasyonu yazısında anlattık: işlemsel verinin (fiyat, stok, sipariş geçmişi) asıl kaynağı ERP, müşteri ilişkisine ait verinin (kişi, aktivite, fırsat) asıl kaynağı CRM’dir. “Asıl kaynak” ve “değişikliği kim yapar” sütunları önerimizdir; “genel akış” sütununu kendi Mikro kurulumunuzda, önce bir deneme firmasında doğrulayın.

Tabloda en çok tartışılan hücre yeni müşterinin cari kartıdır. Satış ilk kez alım yapan bir firmayı CRM’de açar; muhasebe aynı firmayı Mikro’da cari olarak bekler. Kuralı tek cümleyle yazın: yeni cari kartını tek bir ekip açar (örneğin muhasebe) ve diğeri kart açılmadan fatura adımına geçmez.

Bağlantıyı açmadan önce kontrol listesi

Maddelerin hiçbiri Senitix’te bir ayar değil; her biri Mikro’da ya da ekip içinde verilen, sahibi belli bir karar.

1. Servis ve erişim (BT). Mikro Desktop API servisinin hangi sunucuda çalıştığını, kapandığında kimin haberdar olacağını yazın. Servise erişimin ağ ve güvenlik duvarı ayarlarını Mikro’nun güncel kurulum belgesine ve BT’nizin güvenlik kurallarına göre, bağlantıdan önce yazıya dökün.
2. Oturum bilgileri (BT ve muhasebe). Mikro’nun oturum açma örneği API anahtarı, kullanıcı kodu, firma kodu, çalışma yılı ve şifre alanlarını içerir (Mikro API Süreci, SSS). Entegrasyon için bir çalışana bağlı olmayan ayrı bir Mikro kullanıcısı açmak, o kişi ayrıldığında bağlantının durma riskini azaltır; bu kullanıcının yetkilerini BT ile muhasebe birlikte belirlesin. Birden fazla firma tanımlıysa hangi firma kodunun bağlanacağını, yıl devrinden sonra hangi çalışma yılının okunacağını da sorun.
3. Cari kodu düzeni (muhasebe). Cari kodlarının tek bir düzeni izlediğini kontrol edin. Aynı firmaya genel merkez ve şube için iki kart açıldıysa satışın karşı tarafının hangisi olduğunu belirleyin.
4. Mükerrer cari kontrolü (muhasebe). Cari listesini vergi numarasına göre sıralayın ve aynı numarayı paylaşan kartları bağlantıdan önce gözden geçirin; hangisinin kullanılacağına ve tekrarların Mikro’da nasıl ayıklanacağına muhasebe karar versin. Bilinçli açılmış şube kartlarını adından tanınacak biçimde işaretleyin.
5. Stok kodu eşleşmesi (satış operasyonu). CRM kataloğunda satış ekibinin elle açtığı ürünler varsa her birinin Mikro’daki stok kodunu bir listeye yazın. Aynı ürün iki kodla yaşarsa teklif bir kodla, fatura başka bir kodla çıkabilir.
6. KDV oranları (muhasebe). Satışın teklif hazırlarken kullandığı KDV oranlarının Mikro’daki stok kartlarıyla aynı olduğunu kontrol edin. Eski bir Excel fiyat listesi hâlâ dolaşıyorsa teklif ile fatura farklı vergi gösterebilir.
7. Gönderme yetkisi (finans). CRM ekranından e-belgeyi kimlerin göndereceğini bağlantıdan önce isim isim yazın.
8. Önce deneme, sonra ilk faturalar (BT, finans ve satış operasyonu). Bağlantıyı önce gerçek firmanız yerine bir deneme firmasında ya da verinin bir kopyasında açın (Mikro’nun SSS sayfasına göre lisanslı kullanıcılar için test veritabanı açılabiliyor) ve cari, stok ve faturanın CRM’de nasıl göründüğüne bakın. e-Belge adımını denemeye katmadan önce finansla konuşun: deneme sırasında GİB’e gerçek bir belge gitmemeli. Canlıya geçtikten sonraki ilk günlerde birkaç küçük satışı zincirin tamamından geçirip her faturayı Mikro’daki kayıtla satır satır karşılaştırın.

Kazanılan fırsattan e-Faturaya giden yol

Zincirin sırası Mikro bağlı olsun olmasın aynıdır; bağlıyken değişen, son adımların nerede yürüdüğüdür. Bu genel akışı da kurulumunuzda doğrulayın.

1. Fırsat kazanıldı olarak kapanır. Satış temsilcisi kapatmadan önce firmanın Mikro’da bir cari kartı olduğunu kontrol eder; yoksa kart yukarıdaki kurala göre açılır.
2. Kalemler siparişe geçer. Kabul edilen teklifin kalemleri yeniden yazılmadan siparişe döner. Sahibi satış operasyonudur.
3. Fatura kaydı açılır. Fatura siparişten ya da kabul edilen tekliften oluşur. Stok kodu ve KDV oranı burada son kez kontrol edilir; sahibi finanstır.
4. Fatura Mikro’ya geçer. Kazanılan işin fatura kaydı CRM’den çıkmadan bağlı Mikro hesabınıza geçer; muhasebe kaydı artık orada tutulur.
5. e-Belge gönderilir. e-Fatura ya da e-Arşiv CRM ekranından başlatılır, bağlı Mikro hesabınız üzerinden GİB’e iki aşamada gider.
6. Tahsilat izlenir. Ödeme Mikro’da muhasebeleşir; satış ekibinin görmesi gereken ödeme CRM’deki faturanın üzerine işlenir.

Önerdiğimiz karar kuralı basit: vergi numarası ve cari kodu doğrulanmamış bir fırsat kazanıldı olarak kapatılmaz.

Paraşüt ile Mikro kurulumu nerede ayrılır?

İki bağlantı zincirin aynı ucunu tutar ama farklı kurulur. Paraşüt CRM entegrasyonu OAuth ile kurulur: Paraşüt hesabında yetkisi olan kişi izin verir, hesabın şifresi Senitix’e verilmez. Paraşüt için saydığımız kapsam tahsilatları, ürünleri ve teklifleri de içerir.

Mikro’da bağlantı sizin kurulumunuzdaki servise yapılır, bu yüzden kurulum masasında muhasebenin yanında BT de, gerekirse Mikro iş ortağınız da oturur. Katalog (Paraşüt’te ürünler, Mikro’da stok kataloğu) ve bağlı hesaptan çıkan e-belge ikisinde de vardır; Mikro’da gönderim iki aşamalıdır.

Kayseri’de bir menteşe üreticisinin bağlantı haftası

Aşağıdaki kurgusal örnekte firma, ekip ve ayrıntılar yalnızca anlatımı somutlaştırmak için kurgulanmıştır; gerçek bir işletmeye ya da bir Senitix müşterisine ait değildir.

Kayseri’de menteşe ve kulp üreten küçük bir firma, muhasebesini yıllardır Mikro’da tutuyor. Dört satış temsilcisi ve bir satış operasyonu sorumlusu teklifleri CRM’de hazırlıyor.

Bağlantıdan önce muhasebe sorumlusu cari listesini vergi numarasına göre sıraladı. Kartların bir kısmı başka bir kartla aynı numarayı paylaşıyordu; bunların birkaçı bilinçli açılmış şube kartıydı, gerisi farklı yıllarda farklı kişilerin açtığı tekrarlardı. Satış operasyonu da CRM kataloğundaki ürünleri stok kodlarıyla eşleştirirken bazı ürünlerin farklı kodla açıldığını, temsilcilerin birkaç üründe hâlâ Temmuz 2023 öncesinden kalma, eski bir Excel listesiyle teklif verdiğini buldu.

Ekip üç karar aldı. Yeni cari kartını yalnızca muhasebe açacak; temsilci vergi bilgisini muhasebeye iletecek ve fırsatı ancak kart açıldıktan sonra kazanıldı olarak kapatacak. e-Belgeyi yalnızca iki finans çalışanı gönderecek. Bağlantı önce deneme firmasında açılacak, ilk hafta kesilen her fatura da Mikro’daki kayıtla karşılaştırılacak.

İlk hafta kazanılan fırsatlardan biri kapanışta takıldı: ilk kez alım yapan bir atölyenin cari kartı yoktu. Kural işledi; muhasebe kartı teslimattan önce açtı, fatura teslimden iki gün sonra çıktı.

Sık sorulan sorular

Mikro CRM entegrasyonu için ayrı bir e-Fatura entegratörü gerekir mi?

Senitix tarafında hayır. Senitix CRM bir e-Fatura entegratörü değildir: e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi CRM ekranından başlatılır, bağlı Mikro hesabınız üzerinden iki aşamada GİB’e gider. Mikro tarafında e-belgeleri bugün hangi düzenle gönderiyorsanız, o düzenin ayrıntısını Mikro iş ortağınızla teyit edin; bağlantı onun yerine geçmez.

Mikro’daki mükerrer cari kartlar bağlantıdan önce temizlenmeli mi?

Önerimiz evet. Bağlantı Mikro’daki cari kayıtları CRM’e getirdiği için satış ekibi de bu listeyle çalışmaya başlar; eski ve mükerrer kartların CRM’de nasıl görüneceği ise kurulumunuza ve verinize bağlıdır. Temizliği bağlantıdan önce, Mikro’da ve muhasebenin eliyle yapın; ardından bağlantıyı bir deneme firmasında açıp cari listesinin CRM’deki hâlini kontrol edin.

Bağlantı Mikro’nun hangi ürünleriyle çalışır?

Bağlantı bir ürün adına değil, firmanızın kendi kurulumundaki Mikro Desktop API servisine dayanır; hangi Mikro ürün ve sürümleriyle çalıştığını burada sıralamıyoruz. Kullandığınız Mikro ürününün ve sürümünün bu servisi sunup sunmadığını Mikro iş ortağınızla teyit edin; servis sunucunuzda çalışmıyorsa bağlantı da kurulamaz.

Tahsilat bilgisi Mikro’dan CRM’e gelir mi?

Mikro bağlantısı için saydığımız kalemler cari, stok, satış faturası ve e-belge gönderimidir; tahsilat bu kalemler arasında yer almıyor. Kendi kurulumunuzda deneme firmasıyla kontrol edin. Satışın vadesi geçen ödemeleri görmesi gerekiyorsa ödeme CRM’deki faturanın üzerine işlenebilir; muhasebedeki asıl kayıt Mikro’da kalır.