Tekliften Siparişe Süreç Nasıl Tasarlanır?

Tekliften siparişe süreç, müşterinin kabul ettiği teklifteki ürün, miktar, fiyat ve müşteri bilgisini yeniden yazmadan bir sipariş kaydına taşıyan adımlar bütünüdür. İyi tasarlanmış bir süreçte bu geçiş, satıştan operasyona net bir devir noktasıdır: kimin tetikleyeceği, hangi alanın taşınacağı ve kimin kontrol edeceği baştan bellidir.

Sorun genelde tasarımın hiç yapılmamış olmasıdır: teklif kabul edilir, birisi hatırlayıp ayrı bir sipariş formuna yazar, kalemler elle yeniden girilirken bir satır atlanır. Teklifin kendisini nasıl takip edeceğinizi teklif takip programı yazımızda anlattık; bu yazı kabul edildikten sonrasını, sürecin tasarımı olarak ele alıyor. Teklif aşamalarının satış sürecindeki yerini satış takip programı rehberinde bulabilirsiniz.

Tekliften siparişe süreç nedir?

Süreç üç sorunun yanıtından oluşur: Sipariş kaydını kim, ne zaman açar? Teklifteki hangi bilgi sipariş kaydına hangi biçimde taşınır? Taşıma sırasında kim neyi kontrol eder? Üçünün de yanıtı yazılı değilse aynı adımı her seferinde başka biri, başka bir şekilde atar.

Teklif sipariş kaydına dönüşünce hangi alanlar taşınır?

Teklifin kendisi değişmez; kabul edilen sürümündeki bilgi yeni bir kayda kopyalanır. Üç alan grubu her zaman taşınır:

Teklif alanı	Sipariş kaydına nasıl taşınır	Kim kontrol eder
Kalemler (ürün, miktar, birim fiyat)	Satır satır, yeniden yazılmadan kopyalanır	Kabul edilen sürümü açan kişi, kalemin doğru sürümden geldiğini doğrular
Toplam tutar ve varsa indirim	Kalemlerden yeniden hesaplanır, elle girilmez	Sipariş açan kişi, tutarın teklifle eşleştiğini kontrol eder
Müşteri ve teslim bilgisi	Fırsat kaydındaki firma ve kişiden taşınır	Operasyon, teslimat adresinin güncel olduğunu teyit eder

Taşınmayan tek şey teklifin kendisidir: teklif, kabul edildiği hâliyle kendi kaydında durmaya devam eder; sipariş ondan türeyen ayrı bir kayıttır. Bu ayrım önemlidir, çünkü teklif neyin kabul edildiğinin kanıtı, sipariş ise operasyonun çalıştığı kayıttır.

Sipariş kaydı, kaynağı olan teklife nasıl referans verir?

İyi tasarlanmış bir süreçte sipariş kaydı yalnızca kalemleri değil, teklifin hangi sürümünden geldiğini de taşır. Bu, aylar sonra “bu sipariş hangi teklife dayanıyordu?” sorusuna kişinin hafızasına değil kayda bakarak yanıt verebilmenizi sağlar.

Bu izlenebilirlik özellikle anlaşmazlık anında değer taşır: müşteri sipariş tutarına itiraz ettiğinde, kabul edilen teklifin hangi sürümüne dayandığını göstermek, tartışmayı e-posta zincirinde aramaktan çok daha hızlıdır.

Tekliften siparişe süreç nasıl tasarlanır?

Süreci baştan kurarken dört adımı sırayla tanımlayın:

1. Tetikleyiciyi belirleyin. Sahibi: satış müdürü. Çıktı: teklif “kabul edildi” durumuna geçtiğinde kimin sipariş açma yetkisine sahip olduğunun yazılı kuralı.
2. Alan eşlemesini sabitleyin. Sahibi: satış operasyonu. Çıktı: yukarıdaki tablodaki gibi, hangi alanın hangi kayda nasıl taşınacağının listesi.
3. Kontrol noktasını yerleştirin. Sahibi: sipariş açan kişiden farklı biri. Çıktı: tutar ve kalemlerin teklifle eşleştiğine dair kısa bir teyit.
4. Devir bilgisini paylaşın. Sahibi: operasyon. Çıktı: siparişi kimin devraldığının ve bundan sonraki adımın (teslimat, fatura) kimde olduğunun kayıtta görünür olması.

Bu dört adımı bir kez yazıya dökmek, her siparişte yeniden tartışmaktan daha ucuzdur.

Sipariş oluşturmayı kim tetikler, onay gerekir mi?

Sipariş açma yetkisi genelde satış temsilcisinde ya da operasyonda olur; asıl soru bir onay basamağının gerekip gerekmediğidir. Teklif zaten bir onay sürecinden geçtiyse (örneğin eşiği aşan bir indirim nedeniyle), sipariş açılırken ikinci bir onaya gerek kalmaz; onay teklif aşamasında bir kez verilmiştir. Teklif onaysız geçtiyse, sipariş açan kişinin tutarı ve kalemleri kontrol etmesi yeterli bir denetim noktasıdır.

Ekip büyüdükçe bu yetkinin kimde olduğu netleşmelidir. Tek kişilik bir ekipte teklifi kabul ettiren kişi zaten siparişi de açar. Birden fazla temsilci ve ayrı bir operasyon ekibi olduğunda ise siparişi teklifi kabul ettiren kişi tetikler, operasyon da açmadan önce kontrol eder. Aşağıdaki örnekteki karışıklığı önleyen de bu ayrımdır.

Sipariş sözleşme ve faturaya nasıl devam eder?

Senitix CRM’de kazanılan bir fırsat, kalemleri yeniden yazılmadan siparişe dönüşür; kabul edilen teklif bir sözleşmeye de devam edebilir ve sözleşme kalemleri de yeniden girilmez. Fatura sipariş ya da sözleşme üzerinden oluşturulur; ödeme alındıkça tahsilat faturanın üzerine işlenir, böylece hangi faturanın ne kadarının ödendiği tek kayıttan görülür. Zincirin her halkası aynı kalemleri taşıdığı için sipariş aşamasında yakalanmayan bir hata faturaya kadar ilerleyebilir; kontrol noktasını sipariş açılırken koymanın nedeni budur.

Bu süreç neleri kapsamaz?

Süreci olduğundan geniş göstermemek gerekir. Sipariş kaydı bir stok ya da sevkiyat sistemi değildir; ürünün depodan çıkışını ve teslimatını kendi operasyon ya da lojistik sisteminizde yürütürsünüz. Kabulü sistemde yetkili kullanıcı kaydeder, çünkü müşteriden çevrim içi e-imza alınmaz; imzalı bir belgeniz varsa sözleşme kaydına ek olarak yüklersiniz. Senitix’in kendisi e-Fatura ya da e-Arşiv de düzenlemez: Paraşüt ya da Mikro bağlıysa e-belgeler bu bağlantı üzerinden gönderilir, bağlı değilse bu adımı muhasebe ekibiniz kendi programında yürütür.

Örnek: Tekirdağ’da bir endüstriyel ekipman satış ekibinde süreç tasarımı

Aşağıdaki firma ve rakamlar açıklama amaçlıdır; gerçek bir firmayı ya da Senitix müşterisini anlatmaz. Tekirdağ’da endüstriyel ekipman satan, üçü sahada, beşi iç satışta çalışan sekiz kişilik bir ekip, haftada ortalama 18 teklif kabul ettiriyordu. Kabul edilen teklifler sipariş formuna elle aktarılıyordu. Form ayrı bir dosyaydı, kimin dolduracağı teklife göre değişiyordu ve operasyon müdürünün e-postasına düşen ekten başka bir kaydı yoktu.

Yoğun bir ayda iki farklı temsilci aynı teklifi iki kez sipariş formuna geçirmiş; operasyon iki siparişi de işleme almaya başlayınca fark ortaya çıkmış. Ekip bunun üzerine tetikleyiciyi netleştirir: sipariş açma yetkisi yalnızca teklifi kabul ettiren temsilcide kalır, kimse başkasının teklifini sipariş formuna geçiremez.

Bir sonraki çeyrekte kalemler teklif kaydından doğrudan taşınır ve elle yeniden yazma adımı kalkar. Satış müdürü de hangi teklifin ne zaman siparişe döndüğünü ilk kez geriye dönük görebilir. Önceden bu bilgi yalnızca formun oluşturulma tarihinde saklıydı.

Bu süreç kimin için, kimin için değil?

Tekliften siparişe süreci baştan tasarlamak, ayda birkaç teklif kabul ettiren bir ekip için gerekli değildir: az sayıda elle aktarım büyük bir hata riski taşımaz ve süreci yazıya dökmenin maliyeti kazancından yüksek olur. Süreç asıl değerini haftada birden fazla teklifin kabul edildiği, birden fazla kişinin sipariş açabildiği ya da satış ile operasyonun ayrı kişilerde olduğu ekiplerde gösterir.

Tek ya da iki kişilik bir satış ekibinde, teklifi kabul ettiren kişinin siparişi de kendisinin açması zaten en hızlı yoldur; burada yazılı bir tetikleyici kuralına değil, alan eşlemesinin doğru yapılmasına odaklanmak yeterlidir.

Süreç tasarımında sık yapılan hatalar

• Tetikleyiciyi tanımsız bırakmak. “Birisi fark edince açar” bir kural değildir; belirli bir kişi ya da rol sahip olmalıdır.
• Kalemleri elle yeniden yazmak. Her elle giriş, teklif ile sipariş arasında fark açılma riski taşır.
• Devir bilgisini kayıt dışı paylaşmak. Siparişin kimde olduğu bilgisi bir sohbet mesajında kalırsa izlenebilirlik de onunla birlikte kaybolur.

Süreç nasıl ölçülür?

En basit ölçüt, kabul tarihiyle sipariş açılış tarihi arasındaki süredir. Örnek (açıklama amaçlı): bir ekipte teklif kabulünden sipariş açılışına ortalama 4 gün geçiyorsa ve bunun 3 günü “kimin açacağını netleştirmek” için harcanıyorsa, tasarım sorunu hızdan önce sorumluluktadır. Süreyi kısaltmak için tetikleyiciyi netleştirmek, kalem taşımayı hızlandırmaktan daha büyük fark yaratır.

İkinci ölçüt kalem uyuşmazlığı sayısıdır: açıldıktan sonra tutarı ya da kalemi düzeltilmek zorunda kalınan kaç sipariş var? Bu sayı sıfıra yakınsa süreç iyi tasarlanmış demektir.

Üçüncü ölçüt kaynak izlenebilirliğidir: sipariş kayıtlarının kaçının hangi teklife bağlı olduğu biliniyor? Bu oran düşükse süreç kalemleri doğru taşısa bile kaynağı kaybediyordur ve yukarıdaki anlaşmazlık senaryosunda size yardımcı olmaz.

Senitix CRM’de tekliften siparişe geçiş

Senitix CRM’in Teklifler modülünde kabul edilen teklifin kalemleri, yeniden yazılmadan bir sipariş kaydına taşınır; aynı adım sözleşmeye de uygulanır. Yukarıdaki alan eşleme tablosundaki üç grup da bu geçişte satır satır taşınır, elle yeniden girilmez. Sipariş ya da sözleşme üzerinden kesilen fatura ise tahsilat işlendikçe ödeme durumunu gösterir.

Kabul kararı ve sipariş açma adımı sistemde kullanıcı tarafından kaydedilir; e-imza ya da stok/sevkiyat takibi bu akışın parçası değildir, kendi operasyon süreçlerinizde kalır. Teklif tarafını kurmak için fiyat listesi ve ürün kataloğunu nasıl hazırlayacağınızı fiyat listesi yönetimi yazımızda anlattık. Sipariş açıldıktan sonra kaydı nasıl takip edeceğinizi sipariş takip programı yazımızda, faturanın tahsilatla birlikte nasıl izlendiğini ise CRM fatura takibi yazımızda ayrıca ele alıyoruz.

Plan ayrıntıları Senitix CRM fiyatlandırma sayfasında.

Sık sorulan sorular

Teklif kabul edildikten sonra sipariş otomatik mi açılır?

Hayır, otomatik açılmaz; yetkili kişi kabul edilen teklifi sipariş kaydına dönüştürme adımını kendisi başlatır. Kolaylaşan kısım, kalemleri yeniden yazmanızın gerekmemesidir: ürün, miktar ve fiyat teklifin kabul edilen sürümünden aynen taşınır, siz yalnızca tutarın teklifle eşleştiğini kontrol edersiniz. Bu, elle girişten kaynaklanan satır atlama ya da tutar farkı riskini azaltır.

Sipariş ile sözleşme arasındaki fark nedir?

İkisi de kabul edilen teklifin devamıdır ve kalemleri aynı şekilde, yeniden yazılmadan taşır; aralarındaki fark ne için tutulduklarıdır. Sipariş, operasyonun teslimat ve faturalama için çalıştığı kayıttır; sözleşme ise tarafları, şartları ve süreyi belgeleyen kayıttır. Bir teklif, işin türüne göre ikisinden birine ya da ikisine birden devam edebilir.

Sipariş kaydı stok ya da sevkiyat sürecini de yönetir mi?

Hayır. Sipariş kaydı hangi ürünün, hangi miktarda ve hangi fiyatla satıldığını tutan ticari bir kayıttır; depodan çıkış, sevkiyat ve teslimat takibi kendi operasyon ya da lojistik sisteminizde kalmaya devam eder. Müşterinin kabulünü de sistemde kullanıcı kaydeder, çünkü çevrim içi e-imza toplanmaz; imzalı bir belgeniz varsa sözleşme kaydına ek olarak yüklersiniz.

Sipariş açıldıktan sonra teklif kaydı ne olur?

Teklif kaydı silinmez ya da değişmez; kabul edildiği hâliyle kendi kaydında durmaya devam eder. Sipariş, o tekliften türeyen ayrı bir kayıttır ve sipariş kaydından geriye doğru hangi teklifin, hangi sürümünün kabul edildiği görülebilir. İki kayıt birbirine bağlı kalır ama biri diğerinin yerine geçmez: teklif neyin kabul edildiğinin kanıtı, sipariş ise operasyonun çalıştığı kayıttır.