Sözleşme Takip Programı Ne İşe Yarar? Bitiş Tarihi ve Otomatik Hatırlatma

Sözleşme takip programı, her sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihini, süresini ve durumunu tek kayıtta tutan; bitiş tarihinden belirli gün önce sorumlu kişiye otomatik hatırlatma gönderen yazılımdır. Senitix CRM gibi bir sistemde bu hatırlatma, otomasyon motorunun tarihe bağlı tetikleyicisiyle kurulur ve yenileme kararını son haftaya bırakmaz.

Sözleşme takip programı hangi bilgileri izler?

Bir sözleşme takip kaydının temel alanları sınırlıdır ve her sözleşme türünde tekrar eder: karşı taraf (müşteri, tedarikçi ya da hizmet sağlayıcı), başlangıç tarihi, bitiş tarihi, süre, durum (taslak, yürürlükte, süresi doldu, yenilendi, feshedildi) ve sorumlu kişi. Bunlara imzalı dosyanın kendisi ve hangi teklife dayandığı bilgisi eklenir.

Asıl fark, bu alanların dağınık mı yoksa tek bir kayıtta mı durduğudur. Sözleşmeler ayrı bir klasörde, bitiş tarihleri de bir kişinin kendi takviminde tutulduğunda, o kişi izinli olduğu ya da işten ayrıldığı hafta bilgi de onunla birlikte gözden kaybolur. Aynı bilgi sözleşmenin kendi kaydında durduğunda, kaydı görme yetkisi olan herkes bitiş tarihini görür.

Kaçırılan bir sözleşme yenilemesi neye mal olur?

Sorun yalnızca “unutmak” değildir. Birçok sözleşme türü, siz hiçbir şey yapmazsanız aynı koşullarla kendiliğinden uzar. Hizmet, bakım ya da distribütörlük sözleşmelerinde yenilemeyi ve vazgeçme süresini sözleşmenin metni belirler: kimi otuz gün, kimi doksan gün önceden yazılı bildirim ister.

Pratik sonuç şu: her sözleşmenin kendi bildirim süresi vardır. Bu süre geçtiğinde elinizde iki seçenek kalır: pazardaki güncel koşulları görmeden bir dönem daha aynı fiyata bağlı kalmak ya da sözleşmeyi zamansız biçimde feshetmeye çalışmak. İkisi de, bitiş tarihini önceden görmüş olsaydınız gerekmeyecek bir maliyettir.

Bitiş tarihine göre otomatik hatırlatma hangi tetikleyiciyle çalışır?

Otomatik bir hatırlatma iki bilgiye ihtiyaç duyar: hangi tarihin izleneceği ve o tarihten kaç gün önce çalışacağı. Bir CRM’in otomasyon motorunda bu, kayıt oluştuğunda ya da bir alan değiştiğinde değil, tarihe bağlı bir tetikleyiciyle kurulur: tetikleyici sözleşme kaydındaki bitiş tarihi alanını izler, siz kaç gün önce çalışacağını (örneğin otuz ya da doksan gün) belirlersiniz, motor arka planda bu tarihe yaklaşan kayıtları düzenli olarak tarar.

Otomasyonu adım adım kurmak

1. Tetikleyici tipini seçin. Sorumlu: otomasyonu kuran kişi (genelde satış operasyonu ya da yönetici). Çıktı: “tarihe bağlı” tetikleyici tipi seçilmiş, sözleşme modülüne bağlanmış bir otomasyon taslağı.
2. İzlenecek tarih alanını belirleyin. Sorumlu: aynı kişi. Çıktı: sözleşmenin bitiş tarihi alanının tetikleyici olarak işaretlenmesi.
3. Kaç gün önce çalışacağını yazın. Sorumlu: sözleşme türünün sahibi departman (satış, hukuk ya da satın alma). Çıktı: sözleşmenin kendi bildirim süresine uygun bir gün sayısı, örneğin doksan gün önce.
4. Ne yapılacağını tanımlayın. Sorumlu: otomasyonu kuran kişi. Çıktı: sorumluya bir görev açılması ve bildirim ya da e-posta gönderilmesi.
5. Bir test kaydıyla deneyin. Sorumlu: otomasyonu kuran kişi. Çıktı: bitiş tarihi yakın bir test sözleşmesinde görev ve bildirimin gerçekten oluştuğunun doğrulanması.

Üçüncü adım çoğu ekibin atladığı adımdır: tek bir “otuz gün önce” kuralı her sözleşme türüne uymaz. Doksan gün önceden bildirim isteyen bir distribütörlük sözleşmesiyle, on beş gün yeten bir kira sözleşmesi aynı gün sayısını paylaşmamalı; sözleşme türü değiştikçe ayrı bir otomasyon kurmak gerekir. Tetikleyici ve aksiyon mantığının genelini CRM otomasyonu yazısında anlattık.

Birden fazla hatırlatma aşaması kurulabilir mi?

Evet; tek bir otomasyon tek bir gün sayısıyla çalışır, ama aynı sözleşme türü için birden fazla otomasyon art arda kurulabilir. Örneğin doksan gün önce sorumluya bilgilendirme amaçlı bir bildirim, otuz gün önce ise bir görev açan ikinci bir otomasyon kurabilirsiniz. İlki “yaklaşıyor, gözden geçirin” der, ikincisi “karar verme vakti geldi”. İkisi de aynı bitiş tarihi alanını izler; yalnızca gün sayıları ve ne yapacakları farklıdır.

Hangi sözleşmeyi kim izler? Sorumluluk nasıl dağıtılır?

Otomatik hatırlatma sorumluyu değiştirmez, yalnızca sorumlunun ne zaman uyarılacağını belirler. Sözleşmenin sahibi kaydın üzerinde açıkça yazmalıdır: satış ekibinin imzaladığı bir müşteri sözleşmesinde sahip genelde ilgili satış temsilcisi ya da hesap yöneticisidir; bir tedarikçi ya da hizmet sözleşmesinde bu genelde satın alma ya da operasyondur. Hatırlatma bu kişiye gider; kişi görev değiştirdiğinde kaydın sahibi de güncellenmelidir, aksi hâlde hatırlatma artık o sözleşmeyle ilgilenmeyen birine gitmeye devam eder.

Excel ya da takvimle sözleşme takibi neden yetersiz kalır?

Üç yöntemi karşılaştırdığınızda fark, sözleşme sayısı arttıkça büyür:

Örnek: Kayseri’de dokuz kişilik bir tesis hizmetleri firmasında sözleşme takibi

Aşağıdaki firma ve rakamlar açıklama amaçlı bir kurgudur; gerçek bir firmayı ya da bir Senitix müşterisini anlatmaz. Kayseri’de alışveriş merkezlerine ve fabrikalara temizlik ve güvenlik hizmeti veren dokuz kişilik bir firma, otuza yakın müşteri sözleşmesini tek bir Excel dosyasında, bitiş tarihlerini de operasyon müdürünün kişisel takviminde tutuyordu.

Operasyon müdürü bir hafta izne çıktığı sırada üç sözleşmenin bildirim süresi geçti; ikisi aynı koşullarla kendiliğinden bir yıl daha uzadı, biri ise müşteri tarafından zamanında fark edilip yeniden görüşüldü. Ama bu kez fiyat pazarlığı firmanın aleyhine sonuçlandı, çünkü yeni bir teklif hazırlamaya vakit kalmamıştı.

Firma bunun üzerine sözleşmeleri CRM’deki kayıtlara taşıdı ve her sözleşme türü için ayrı bir hatırlatma kuralı kurdu: temizlik sözleşmelerinde altmış gün, güvenlik sözleşmelerinde doksan gün önceden görev açılıyor. Altı ay sonra operasyon müdürü tekrar izne çıktığında hatırlatma görevi ekipteki başka bir kişiye de görünüyordu, çünkü sorumluluk artık tek bir kişinin takviminde değildi.

Sözleşme takip programı seçerken nelere dikkat edilmeli?

• Hatırlatma sözleşmenin kendi kaydında mı kuruluyor, yoksa ayrı bir uygulamada mı? İkincisi, kayıt taşınınca ya da kişi değişince kopar.
• Gün sayısı sözleşme türüne göre mi ayarlanabiliyor, yoksa tek bir genel kural mı dayatılıyor? Sözleşmelerin bildirim süresi birbirinden farklıdır.
• İmzalı dosya sözleşme kaydına ekli mi, yoksa ayrı bir klasörde mi duruyor? Hatırlatma geldiğinde dosyayı aramamak zaman kazandırır.
• Sahip değiştiğinde hatırlatma da yeni sahibe mi gidiyor, yoksa eski kişiye mi gitmeye devam ediyor?
• Kabul edilen teklifle sözleşme aynı kalemleri mi taşıyor, yoksa sözleşme ayrıca elle mi yazılıyor?

Sözleşme takibinde sık yapılan hatalar

• Tek bir gün sayısını her sözleşmeye uygulamak. Doksan gün önceden bildirim isteyen bir sözleşmeye otuz günlük hatırlatma kurmak, bildirim süresini kaçırdıktan sonra fark etmek demektir.
• Hatırlatmayı kişiye bağlamak, kayda değil. Hatırlatma bir kişinin takviminde durduğunda, o kişi ayrılınca ya da izne çıkınca sözleşme de gözden kaybolur.
• Bitiş tarihini yalnızca imza sırasında görmek. Tarih bir kez görülüp bir daha bakılmadığında, otomasyon kurulmamışsa iş yine hafızaya kalır.

Senitix CRM’de sözleşme takibi ve otomatik hatırlatma nasıl kurulur?

Senitix CRM’de kabul edilen bir teklif, kalemleri yeniden yazılmadan bir sözleşme kaydına dönüşür; sözleşmenin durumu ve değişiklik geçmişi kendi kaydında tutulur, imzalı dosya sözleşmeye ek olarak yüklenir. Bu kaydı özellikler sayfasının Sözleşme, sipariş ve fatura bölümünden inceleyebilirsiniz; teklifin katalogdan nasıl hazırlandığını ise Teklifler ve ürünler bölümü anlatıyor.

Otomasyon motorunun tarihe bağlı tetikleyicisi sözleşmenin bitiş tarihi alanını izler; siz kaç gün önce çalışacağını belirlersiniz, motor sorumluya görev açar ya da bildirim ve e-posta gönderir. Bu bir yenileme motoru değildir: sözleşmeyi kendiliğinden yenilemez, kararı verecek kişiyi zamanında uyarır.

Yenileme takibini genel hatlarıyla yenileme takibi yazımızda ele aldık. Sözleşme takibini kurmadan önce plan ayrıntılarını Senitix CRM fiyatlandırma sayfasında bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Sözleşme takip programı sözleşmeyi otomatik olarak mı yeniler?

Hayır. Otomatik hatırlatma, bitiş tarihi yaklaşan sözleşmeyi sorumlu kişiye bir görev ya da bildirim olarak gösterir; sözleşmenin kendisini değiştirmez. Yenileme, feshetme ya da yeniden görüşme kararını her zaman bir kişi verir ve kaydı buna göre günceller. Otomasyonun tek işi, bu kararın son güne kalmamasını sağlamaktır.

Kaç gün önceden hatırlatma kurulmalı?

Sabit bir sayı yoktur; sözleşmenin kendi bildirim süresine bakılır. Hizmet ya da distribütörlük sözleşmelerinde metinde yazan otuz ile doksan gün arası bir süre yaygındır. Emin değilseniz sözleşmenin fesih ya da bildirim maddesini yeniden okuyun; gün sayısı genelde orada açıkça yazılıdır.

Sözleşme takibi için ayrı bir program mı, CRM mi daha uygundur?

Sözleşme kabul edilen bir teklifin devamıysa, aynı kalemlerin ve kaydın CRM içinde kalması yeniden veri girişini önler ve hatırlatmayı satış sürecinin geri kalanıyla aynı yerde tutar. Sözleşmeleriniz satış sürecinden bağımsız, tamamen ayrı bir arşivse ya da imza akışı gibi ayrı ihtiyaçlarınız varsa özel bir sözleşme yönetim aracı daha uygun olabilir.

İmzalı sözleşme dosyası nereye yüklenir?

İmza Senitix dışında alınır; Senitix’te bir e-imza ya da çevrimiçi kabul akışı yoktur. İmzalı dosya, sözleşme kaydına ek olarak yüklenir ve kaydı görme yetkisi olan herkes aynı dosyayı görür. Hatırlatma geldiğinde belgeyi kimin nereye kaydettiğini sormaya gerek kalmaz, çünkü dosya zaten sözleşme kaydına eklidir.