Fuar Sonrası Müşteri Takibi: İlk 10 İş Günü Planı

Fuar sonrası müşteri takibi, stantta konuşulan her kişinin fuar kapanmadan kayda girmesi, bir iki iş günü içinde kişiye özel bir ilk yanıt alması ve on iş günü dolmadan bir sorumluya, tarihli bir sonraki adıma ya da yazılı bir kapanış nedenine bağlanmasıdır. Bunun yarısı fuardan önce hazırlanır; gerisi takvim disiplinidir.

Stantta kartvizit bırakan kişi henüz müşteri değil, bir müşteri adayıdır; aşağıda kısaca aday diyoruz. Takip çoğu zaman bilgi eksikliğinden değil sahipsizlikten bozulur: kartvizitler çantalara dağılır, herkes bir başkasının aradığını sanar. Plan sanayi fuarındaki bir üretici ya da distribütör için yazıldı; tüketiciye satan bir mobilya fuarında da işler, orada ilk dönüşü aynı güne çekin. Fuar dışındaki kaynaklar için ortak düzeni müşteri takip programı rehberinde anlattık.

Fuardan önce hazırlanacak üç şey

1. Fuara özel bir form ve karekodu. Sitenizde yalnızca bu fuar için açılmış bir form sayfası: ad soyad, firma, unvan, e-posta, telefon, şehir ve “Ne istediniz?” sorusu (teklif, numune, katalog, yalnızca bilgi). Sayfanın adresini herhangi bir karekod aracıyla karekoda çevirip tezgâha basın. Alanların CRM kaydına nasıl eşleşeceğini web formundan CRM’e aday aktarımı yazısında anlattık.
2. Üç gruplu bir puanlama kuralı. Hangi adayın A, B ya da C olduğuna stantta değil, fuardan önce karar verin.
3. Bir sorumlular sayfası. Hangi bölgenin A adaylarını kim arar, B adaylarına kim yazar, akşam aktarımını kim yapar? Tek sayfa yeter.

Kâğıt kartvizitler için bir kod da belirleyin. Temsilci kartın arkasına tek harf yazar (T teklif, N numune, K katalog, B yalnızca bilgi), yanına bir satırlık not ve günün tarihini ekler. Akşam aktarımı yapan kişi neyin konuşulduğunu bu satırdan okur.

Stantta ve aynı akşam: kaydın tamamlanması

Fuarda müşteri adayı toplamanın iki yolu vardır: form ve kartvizit. Formu ziyaretçi karekodu okutup kendisi doldurur; kalabalık saatlerde temsilci konuşurken onunla birlikte doldurur. Kartvizit verenin kaydı ise akşam açılır ve iki yol aynı listede birleşir. Kartın fotoğrafı bir yedektir, kayıt değildir.

Her akşam, yalnızca son gün değil, bir kişi o günün kartvizitlerini tek bir tabloya yazar: ad, soyad, firma, unvan, e-posta, telefon, şehir, kod, not ve kartı alan temsilci. Tablo CSV ya da Excel dosyası olarak aktarılır; kaynak “Fuar”, kaynak açıklaması fuarın adı ve yılıdır, her kayıtta aynı yazımla. Sütun eşleştirme için Excel’den CRM’e aktarım kontrol listemize bakabilirsiniz.

Aktarımdan önce mükerrerliğe bakın: standa uğrayanların bir kısmı zaten müşterinizdir. Onlar yeni aday olarak açılmaz, firmanın sorumlusuna not olarak gider. Fuar üç gün sürüyorsa ilk akşamın A adayları fuar bitmeden aranabilir.

A, B, C: puanlama ve yönlendirme

Fuar için ayrıntılı bir puan kartı gerekmez. Stantta görülen iki işaret çoğu zaman yeter: kişi somut bir şey istedi mi, alım kararında yeri var mı?

Karar kuralı basit: iki grup arasında kalan aday üstteki gruba yazılır. Fazladan aranan bir B adayı birkaç dakikaya mal olur; geç aranan bir A adayı ise teklifini başka bir stanttan almış olabilir. Puana dayalı bir model için basit bir lead scoring modeli yazısına bakabilirsiniz.

Fuar sonrası müşteri takibi: ilk 10 iş günü

Gün 1, fuarın bittiği günden sonraki ilk iş günüdür.

• Gün 0 (son akşam): Son aktarım biter, her aday bir gruba ve bir sorumluya bağlanır, A adaylarının arama görevleri ertesi sabaha yazılır.
• Gün 1: A adayları ve mevcut müşteriler aranır. Sonraki adım (teklif tarihi, numune, keşif ziyareti) tarihiyle kayda girer. Ulaşılamayana iki satırlık bir e-posta gider.
• Gün 2: B adaylarına kişiye özel ilk e-posta: stantta konuşulan konu, istenen katalog, tek bir soru.
• Gün 3: Ulaşılamayan A adayları başka bir saatte yeniden aranır; nitelendirilenler fırsata çevrilir.
• Gün 4: B adayları aranır, e-postaya yanıt vermeyenlerden başlanır.
• Gün 5: Ara kontrol. Satış müdürü tarihsiz kalan her adaya bir tarih yazdırır, söz verilen numunelerin yola çıktığını kontrol eder.
• Gün 6: Teklif gönderilenler kısa bir aramayla yoklanır: teklif ulaştı mı, sorusu var mı?
• Gün 7: Yanıtsız B adaylarına ikinci ve son e-posta, yeni bir şeyle: stantta sorulan bir sorunun yazılı yanıtı ya da bir müşteri hikâyesi.
• Gün 8: B grubu için karar günü. İlgi gösterenler A’ya çıkar; zamanlaması uzak olanlar “beslenecek” olarak işaretlenir ve örneğin üç ay sonrasına tarihli bir temas alır.
• Gün 9: Son deneme. İki arama ve iki e-postaya yanıt vermeyen aday “ulaşılamadı” nedeniyle kapatılır.
• Gün 10: Fuarın kapanış notu: kaç kayıt açıldı, gruplar nasıl dağıldı, kaç fırsat çıktı, hangi kapanış nedenleri ağır bastı.

Onuncu günün sonunda tek bir şart aranır: sıradaki adımı tarihsiz ya da kapanış nedeni boş aday kalmaz.

Fuarın getirisi: üç tarih, üç soru

Ölçüm, aktarım gecesi yazılan kaynak ve kaynak açıklamasıyla başlar. Açıklama bir kayıtta kısaltmayla, ötekinde tam adla yazılırsa aynı fuar raporda iki satıra bölünür; kaynak listesinin nasıl sabitleneceğini lead kaynağı takibi yazısında anlattık. Fuara üç kez, her seferinde başka bir soruyla bakın:

• 10. iş günü, süreç: A adaylarının hepsine ilk gün dönüldü mü, kaç adayın tarihli bir sonraki adımı var?
• 60. gün, fırsat: Bu fuardan kaç fırsat açıldı, tahmini toplam tutarları ne?
• Satış döngünüz dolunca, kazanılan iş: Kazanılan tutar stant, yol, konaklama ve numune maliyetinin yanında nerede duruyor?

Gelecek yılın stant kararını kartvizit sayısı değil, üçüncü soru verir. C grubunun payına da bakın: büyükse sorgulanacak olan takip değil, stant konumu ya da fuarın kendisidir.

Kurgusal bir hesap: Mersin’de bir makine üreticisinin on iş günü

Aşağıdaki ekip ve rakamlar yalnızca planı göstermek için kurgulandı; gerçek bir firmayı ya da bir Senitix müşterisini anlatmaz. Mersin’de narenciye paketleme tesislerine yıkama ve boylama makineleri üreten bir firmanın altı kişilik satış ekibi (dördü sahada, ikisi iç satışta) üç günlük bir tarım teknolojileri fuarından 142 temasla döner: 58’i karekodlu formdan, 84’ü kartvizitten.

Dokuz kişi zaten müşteridir ve firma sorumlularına gider. Kalan 133 adayın 17’si A, 61’i B, 55’i C grubuna yazılır. Birinci gün 17 A adayının 12’sine ulaşılır: yedisiyle keşif ziyareti, beşiyle teklif tarihi konuşulur; kalan beşine üçüncü gün ulaşılır. İkinci gün iki iç satış temsilcisi 61 kişiye, her biri stanttaki notla ya da formdaki yanıtla başlayan birer e-posta yazar.

Sekizinci gün B grubundan 11 aday fiyat istediği için A’ya çıkar, 24’ü yeni sezon öncesine tarihli bir temasla beslenecek listesine alınır, 26’sı “ulaşılamadı” ya da “ilgisi yok” nedeniyle kapanır. Onuncu gün 28 A adayının 19’u fırsata çevrilmiştir, 5’i karar vericiyle görüşme tarihi bekler, 4’ü bütçesi gelecek yıla kaldığı için beslenecektir. Tarihsiz aday yoktur.

Satış müdürünün asıl notu C grubu üzerinedir: 55 kaydın 31’i başka makine üreticilerinin ya da bayilerinin çalışanıdır. Gelecek yıl formun ilk sorusu “Firmanızın faaliyet alanı” olacak.

Takvimin Senitix CRM’deki karşılığı

Senitix CRM’de her aday kaydı kaynağı, kaynak açıklaması, durumu ve sorumlusuyla açılır. Kaynak listeden seçilir, fuarın adı ve yılı kaynak açıklaması alanına yazılır. Nitelendirilen aday tek adımda kişiye, firmaya ve fırsata dönüşür (özellikler sayfasının aday yönetimi bölümü).

• Senitix’te hazırlanan bir fuar formunun her gönderimi ortak Gelen Kutusu’nda toplanır, oradan bir kişiye ya da ekibe atanır; fuardan sonra WhatsApp Business, Instagram ya da Facebook Messenger’dan yazan ziyaretçinin mesajı da oraya gelir.
• Akşam aktarımından sonra Mükerrerler görünümü, e-postası ya da telefonu mevcut bir kayıtla eşleşen ziyaretçileri listeler; hangisinin birleşeceğine siz karar verirsiniz.
• Stanttaki A, B, C kuralını kayda taşımak için yönetici, adayları alan değerlerine göre puanlayan skorlama kuralları kurabilir; puanı yapay zekâ değil, ekibin yazdığı kural belirler.
• Görevler tarihi, sorumlusu ve hatırlatıcısıyla kayda bağlanır. Bir otomasyon yeni adayı belirli bir kişiye atayabilir; aday “nitelikli” gibi bir duruma geçtiğinde de tarihli takip görevini kendisi açabilir.
• Senitix AI, B adaylarına gidecek e-postanın taslağını yazar; taslak, temsilci onaylamadan gönderilmez.

Bir sınır da takvimi etkiler: Senitix’te otomatik bir e-posta dizisi ya da zamanlanmış takip serisi yoktur, bu yüzden on günlük takvim görevlerle yürür.

Sık sorulan sorular

Fuardan sonra adaylara ne zaman dönülmeli?

Teklif ya da numune isteyen adaya fuarın ardından gelen ilk iş günü telefonla, ilgi gösterip somut bir talebi olmayana en geç ikinci iş günü kişiye özel bir e-postayla dönün. Onuncu iş gününün sonunda her adayın tarihli bir sonraki adımı ya da yazılı bir kapanış nedeni olmalıdır.

Fuar sonrası takip e-postasında ne yazılır?

Stantta konuşulan bir ayrıntıyla açın (“Salı günü sorduğunuz iki hatlı modelin teknik föyü ekte”), ziyaretçinin istediği katalog ya da belgeyi ekleyin ve tek bir soruyla ya da tek bir önerilen adımla bitirin. Konu satırında fuarın adı ve konuşulan ürün geçsin. Herkese aynı metinle giden e-posta takip değil duyurudur.

Bir fuarın işe yarayıp yaramadığı ne zaman anlaşılır?

Üç aşamada. Onuncu iş gününde takibin işleyip işlemediği, yaklaşık iki ay sonra kaç fırsat açıldığı görünür. Asıl yanıt ise satış döngünüz dolduğunda, o fuardan kazanılan işin stant, yol ve numune maliyetiyle karşılaştırılmasıyla gelir.