CRM Demo Soruları: 25 Soru ve Puanlama Şablonu

İyi CRM demo soruları tedarikçiye “bu özellik var mı?” diye sormaz; “bizim sürecimizi bu ekranda, şimdi kurar mısınız?” diye sorar. Aşağıdaki 25 CRM demo sorusu altı kategoriye ayrılır: kurulum, veri modeli, satış süreci, entegrasyon, kullanıcı benimseme ve güvenlik. Her soruyu 1-5 arası puanlayarak üç tedarikçiyi aynı tabloda karşılaştırabilirsiniz.

Bu liste, en iyi CRM programı rehberimizdeki “demoda sorulacak beş soru” bölümünün genişletilmiş sürümüdür: aynı beş soru burada yirmi beşe çıkıyor ve yanına kopyalayıp kullanabileceğiniz bir puanlama şablonu ekleniyor. Kısa listeyi daraltacak altı ölçütü ve iki haftalık pilot planını henüz okumadıysanız önce oraya bakın; süreç ve pipeline terimlerine takılıyorsanız CRM nedir rehberi yardımcı olur. Burada tek konu var: kısa listedeki üç tedarikçiyle yapılan demoyu, izlenimle değil yazılı puanla karşılaştırmak.

İyi bir CRM demo sorusu neyi test etmeli?

Tedarikçiye doğrudan “bu var mı?” diye sorduğunuzda cevap neredeyse her zaman evettir; her CRM her özelliği bir biçimde barındırır. Soruyu bir senaryoya çevirdiğinizde cevap değişir: “bizim üçüncü aşamamızı gösterir misiniz?” sorusu, kurulumun ekranda ne kadar kolay ya da zor olduğunu gösterir; “evet, aşama kurulabiliyor” cümlesi ise bunu göstermez.

Bu yüzden yirmi beş sorunun hepsi aynı kalıba uyar: kendi verinizi, kendi terimlerinizi ya da kendi sayınızı isteyen bir istek. Tedarikçiden kendi senaryosunu değil sizinkini kurmasını istediğiniz an demo, bir sunumdan bir teste döner.

Demoya nasıl hazırlanmalı?

Sorular hazırlıksız bir demoda işe yaramaz; tedarikçi kendi senaryosunu anlatmaya devam eder ve araya giremezsiniz. Dört adımlık bir hazırlık, otuz dakikanızı alır ve demoyu sizin gündeminize çevirir.

1. Kendi aşama adlarınızı ve üç gerçek fırsatınızı yazın. Kapanmış ya da açık üç fırsatı, tutarı ve mevcut aşamasıyla birlikte seçin; demoda bu üçünü kullanacaksınız. Sorumlu: satış müdürü. Çıktı: üç fırsatlık örnek liste.
2. Kısa listeyi üçle sınırlayın. Aynı hafta içinde dörtten fazla demo, notların birbirine karışmasına yol açar. Sorumlu: satın alma kararını veren kişi. Çıktı: üç tedarikçilik kısa liste.
3. Puanlama şablonunu önceden herkese dağıtın. Demoya birden fazla kişi giriyorsa (satış müdürü, bir temsilci, bir yönetici) her biri aynı yirmi beş soruyu görsün; demo bitince puanları toplarsınız. Sorumlu: süreci yürüten kişi. Çıktı: katılımcı başına boş bir puanlama tablosu.
4. Soru soracak ve not tutacak kişiyi ayırın. Soruyu soran kişi aynı anda ayrıntılı not tutamaz; ikisi ayrı roldür. Sorumlu: demoyu ayarlayan kişi. Çıktı: demo başına bir not tutucu.

CRM demo soruları: altı kategoride tam liste

Sorular altı kategoride toplanır. Her birinin yanında, cevabın neyi ortaya çıkardığını kısaca yazdık; puanlama şablonunda bu kategoriler aynı sırayla yer alıyor.

Kurulum ve uyum (5 soru)

• 1. “Bizim üçüncü aşamamızı, şimdi ekranda kurar mısınız?” Kuramıyorlarsa bu bir eğitim sorunu değil, bir uyum sorunudur.
• 2. “Bir aşamayı silmek ya da yeniden adlandırmak kaç tıklama sürüyor?” Süreç değiştikçe aşama listesi de değişir; her değişiklik bir destek talebine dönüşmemeli.
• 3. “Birden fazla pipeline aynı anda açılabiliyor mu, bizim örneğimiz hangi planda?” Yeni satış ile yenileme farklı bir karar dizisi izliyorsa tek pipeline ikisini de bulanıklaştırır.
• 4. “Bu alanı ben ekleyebilir miyim, yoksa destek ekibi mi ekliyor?” Cevap “destek ekler” ise her küçük değişiklik bir talep kuyruğuna girer.
• 5. “Kayıt ekranındaki alan sırasını kendim değiştirebiliyor muyum?” Ekran sizin akışınıza değil tedarikçinin varsayılanına göre dizili kalırsa günlük kullanımda sürtünme birikir.

Veri ve kayıt modeli (4 soru)

• 6. “Bir firma kartında kaç kişi, kaç fırsat, kaç dosya birikebiliyor?” Kayıtlar büyüdükçe ortaya çıkan bir sınır, günlük kullanımı en çok sarsan sınırdır.
• 7. “İki kaydı birleştirdiğimde aktiviteler ve notlar da birleşiyor mu?” Birleşme yalnızca ismi siliyor, geçmişi kaybettiriyorsa kayıt tutmanın amacı zedelenir.
• 8. “Mükerrer kayıt uyarısı ne zaman çıkıyor: kayıt girilirken mi, ay sonunda mı?” Girerken çıkan uyarı bir dakikalık iştir; ay sonunda çıkan liste temizlik projesidir.
• 9. “Silinen bir kayıt geri alınabiliyor mu, kaç gün içinde?” Yanlışlıkla silinen bir fırsatın geri dönüşü olmazsa hatanın bedelini kayıt öder.

Satış süreci: fırsat ve teklif (4 soru)

• 10. “Bu teklifi kim, kaç ekranda gönderiyor?” Üç ekranla altı ekran arasındaki fark, üç ayda yüzlerce tekrara çıkar.
• 11. “Teklif revize edildiğinde eski sürüm kayboluyor mu, yoksa ayrı bir sürüm mü tutuluyor?” Sürüm geçmişi yoksa “hangi teklifi gönderdik” sorusu e-posta kutusunda aranır.
• 12. “Kazanılan bir fırsat siparişe ya da sözleşmeye dönüşüyor mu, yoksa kalemler yeniden mi yazılıyor?” Yeniden yazma, kapanıştan sonra ikinci bir hata kaynağı açar.
• 13. “Aşama değiştiğinde otomatik bir görev ya da bildirim açılıyor mu?” Takibin bir kişinin hafızasına değil sisteme bağlı olması, unutulan işi azaltan asıl farktır.

Entegrasyon (4 soru)

• 14. “E-posta kutumu bağladığımda yazışma otomatik olarak doğru kayda mı düşüyor?” Manuel yapıştırma gerekiyorsa ortak kayıt fikri baştan zayıflar.
• 15. “Takvim etkinliği CRM’den mi açılıyor, yoksa iki ayrı takvim mi yönetiliyor?” İki ayrı takvim, hangi görüşmenin gerçek olduğunu tartışmalı hâle getirir.
• 16. “Muhasebe ya da faturalama programımıza veri nasıl geçiyor: otomatik mi, dışa aktarımla mı?” “Entegre” kelimesi bazen yalnızca dosya aktarımı anlamına gelir; farkı demoda sorun.
• 17. “API üzerinden hangi kayıtlara yazılabiliyor, hangi uygulamalar bağlanabiliyor?” Bazı sağlayıcılarda “API var” cevabı yalnızca birkaç nesneyi ve önceden onaylı uygulamaları kapsar.

Kullanıcı benimseme ve raporlama (4 soru)

• 18. “Yeni bir temsilci ilk haftada tek başına bir fırsat açıp teklif gönderebilir mi?” Cevap hayırsa ilk ay eğitime, sonrasında bekleme kuyruğuna gider.
• 19. “Bu haftalık pipeline raporunu kaç dakikada kurabiliyorsunuz?” Demoda gerçek zamanlı kurulan bir rapor, hazır sunulan bir ekrandan daha güvenilir sinyaldir.
• 20. “Pano birden fazla kullanıcıyla paylaşılabiliyor mu?” Paylaşılamayan bir pano, satış müdürünün her toplantıda ekranını yansıtmasını gerektirir.
• 21. “Sahada, telefonun tarayıcısından bir ziyaret notu girebiliyor muyum?” Cevap ayrı bir mobil uygulama değilse, tarayıcı ekranının telefonda ne kadar kullanılabilir olduğunu görmek isteyeceksiniz.

Güvenlik ve yönetim (4 soru)

• 22. “Bir alanı yalnızca belirli bir role gösterebiliyor muyum, örneğin kâr marjını?” Herkesin her alanı gördüğü bir kayıt, hassas veriyi paylaşmanın değil saklamanın maliyetini artırır.
• 23. “Hangi kaydı kim, ne zaman değiştirdi? Bu geçmiş nerede tutuluyor?” Bir anlaşmazlıkta “kim yazdı” sorusunun cevabı ekranda değilse, e-posta arşivinde aranır.
• 24. “Tek oturum açma (SSO) hangi planda var, kurulumu biz mi yapıyoruz, siz mi?” “Kendiniz kurarsınız” ile “bizim ekibimizle birlikte kurulur” farklı bir proje takvimi demektir.
• 25. “Yarın ayrılsam verinin tamamını bugün dışa aktarabilir miyim, hangi formatta?” Rahatsız edici bir soru ve tam da bu yüzden değerli; cevabın net olması ürünün geri kalanı hakkında da bilgi verir.

Puanlama şablonu nasıl kullanılır?

Şablon altı kategoriyi bir ağırlıkla çarpar; hangi kategorinin ekibiniz için daha kritik olduğunu siz belirlersiniz. Aşağıdaki ağırlıklar bir başlangıç önerisidir, kendi önceliklerinize göre değiştirin. Örneğin entegrasyonu kritik bulan bir ekip o satırın ağırlığını artırabilir.

Örnek: İzmir’de sekiz kişilik bir endüstriyel ekipman satış ekibi, kısa listedeki üç tedarikçiyle demo yaptı ve her kategoriyi tabloya göre puanladı. Kurulum ve uyum kategorisinde (%25 ağırlık) Tedarikçi A ortalama 4 puan aldı; ağırlıklı katkısı 4 × 0,25 = 1,00. Satış süreci kategorisinde (%20 ağırlık) 3 puan aldı; katkısı 3 × 0,20 = 0,60. Aynı çarpım altı kategoride tekrarlandığında Tedarikçi A toplam 3,65, Tedarikçi B 3,20, Tedarikçi C 4,10 puan topladı. Ekip ve puanlar örnek amaçlı kurgulanmıştır; gerçek bir şirketi ya da Senitix müşterisini anlatmaz.

Aradaki fark 0,3 puandan büyükse (yukarıdaki gibi C ile A arasında 0,45 fark) en yüksek puanı alan tedarikçiyle devam edilebilir. Fark daha küçükse puan tek başına karar vermemeli; en iyi CRM programı rehberindeki iki haftalık pilot, kendi verinizle geçen ikinci haftanın hâlâ güncellenip güncellenmediğini ölçerek kararı netleştirir. Puanlar birbirine çok yakınsa yalnızca yeteneklere değil üç yıllık maliyete de bakmakta fayda var; kurulum, veri aktarımı ve eğitimi de içeren bir hesabı CRM toplam sahip olma maliyeti hesaplama yazımızda adım adım anlattık.

Demoda sık yapılan hatalar

• Senaryoyu tedarikçiye bırakmak. Kendi aşama adınızı ve fırsatlarınızı götürmezseniz demo, satıcının en iyi hazırlandığı akışı izler.
• Puanlamayı demo bitince, hafızadan yapmak. Yirmi beş sorunun cevabını demo sırasında yazmazsanız, bir gün sonra üçü birbirine karışır.
• Aynı hafta dörtten fazla demo planlamak. Kısa listeyi üçle sınırlamak, notların ve puanların birbirine karışmasını önler.
• Vaat edileni bugün görülenle karıştırmak. “Yol haritasında var” bir puan değildir; şablon yalnızca o gün ekranda çalışanı puanlar.

Senitix CRM demosunda bu soruları nasıl test edersiniz?

Yukarıdaki yirmi beş sorunun çoğunu Senitix CRM’de bir tedarikçi görüşmesi beklemeden kendiniz test edebilirsiniz: Ücretsiz plan süre sınırı ve kredi kartı istemeden 2 kullanıcıyla açılır. Aşama adlarınızı fırsat ve pipeline ekranında siz yazarsınız; geçmiş fırsatlarınızı CSV ya da Excel’le içe aktarabilirsiniz, içe ve dışa aktarma her planda açıktır. Senitix CRM’de alan eklenebilir, teklifler sürüm sürüm saklanır ve otomasyon kuralları kurulur; e-posta ve takvim entegrasyonu Microsoft Outlook, Microsoft Takvim, Gmail, Google Takvim ve IMAP/SMTP ile çalışır.

Güvenlik sorularının karşılığı alan izinleri ve denetim kaydı bölümünde: hassas bir alan role göre gizlenebilir, bir kaydı kimin ne zaman değiştirdiğini gösteren geçmiş her kayıtta tutulur ve yönetici işlemleri ayrı bir kurulum denetim kaydında izlenir. Yirmi dördüncü sorunun cevabı: tek oturum açma Enterprise planında sunulur ve Microsoft, Google ya da başka bir OpenID Connect sağlayıcısıyla, Senitix ekibiyle birlikte kurulur. REST API, bağlı uygulamalar için kişi, firma, fırsat ve aktivite kayıtlarını okur ve yazar; kendi başına yazacağınız bir entegrasyon için değil, Senitix’in kaydettiği uygulamalar içindir. Yirmi birinci soru olan mobil erişimin cevabı da nettir: Senitix CRM web tarayıcısında çalışır, telefonun tarayıcısından açılır; ayrı bir iOS ya da Android uygulaması yoktur. Yirmi beşinci soru olan veri çıkışında ise tüm kayıtlarınızı istediğiniz an, bir talep açmadan CSV ya da Excel olarak dışa aktarabilirsiniz. Sekizinci sorudaki mükerrer kayıt uyarısı ise henüz yayında değil; yakında gelecek.

Demoyu kendi ekibinizle Ücretsiz planda deneyin; kurulumu büyütecek soru işaretleri kalırsa satış ekibiyle görüşün. Hangi yeteneğin hangi planda olduğu fiyatlandırma sayfasında.

Sık sorulan sorular

Demoya kaç kişi katılmalı?

İki ila üç kişi idealdir: kararı verecek kişi, günlük kullanacak bir temsilci ve mümkünse kurulumu yönetecek kişi. Tek kişilik bir demo, günlük kullanımı etkileyecek bir soruyu gözden kaçırabilir; beşten fazla katılımcı ise demoyu bir sunuma çevirir ve soru sorma sırası kaybolur.

Demo kaç dakika sürmeli?

Kırk beş ila altmış dakika, yirmi beş sorunun tamamına yer bırakır. Otuz dakikalık bir demo genellikle tedarikçinin kendi senaryosuyla dolar ve size soru sorma süresi kalmaz; seksen dakikayı aşan bir demo ise katılımcıların dikkatini dağıtır ve son sorular hız kesilerek geçilir. Demoyu ayarlarken süreyi ve gündemi (sizin sorularınız) önceden yazılı olarak paylaşın.

Puanlama şablonunu tedarikçiyle paylaşmalı mıyız?

Sorular listesini paylaşmak faydalıdır, çünkü tedarikçi hazırlanıp size doğru kişiyi (bir mühendis, bir uygulama uzmanı) getirebilir ve demoyu sizin gündeminize göre kurar. Puanları ve ağırlıkları ise paylaşmayın; hangi kategoriye en çok önem verdiğinizi bilen bir tedarikçi, sunumu tam o kategoriye göre şekillendirebilir. Amaç tedarikçinin cevabını değil, ekibinizin gerçek ihtiyacını ölçmektir.

Üç tedarikçiden hiçbiri tüm sorulara net cevap veremezse ne olur?

Net cevap veremeyen soruyu “belirsiz” olarak işaretleyip puanlamayın; kısa listeyi genişletmek yerine önce o sorunun sizin için ne kadar kritik olduğuna bakın. Kurulum ve uyum kategorisinde belirsizlik varsa iki haftalık pilotta netleşir; güvenlik ya da veri çıkışında belirsizlik varsa yazılı teyit isteyin.

Ücretsiz plan demonun yerini tutar mı?

Kısmen. Ücretsiz planda kendi başınıza yaptığınız test aşama kurma, kayıt modeli, içe aktarma ve veri çıkışı gibi soruların çoğunu cevaplar ve tedarikçinin takvimine bağlı kalmazsınız. Özel alan, teklif, otomasyon, e-posta ve takvim entegrasyonu ya da tek oturum açma gibi ücretli planlardaki yetenekleri görmek içinse bir demo ya da danışma görüşmesi gerekir.