Ajans Yeni İş Takibi: Brief, Konkur ve Retainer Yenileme

Ajans yeni iş takibi, bir brief’in fırsata açılmasından konkur kararına, teklif revizyonlarına ve kazanılan işin retainer’a ya da tek seferlik projeye dönüşmesine kadar giden süreçtir. Konkura girme kararı beş alanla, kazanma oranı ise girilen ve kazanılan konkur sayısının oranıyla ölçülür; retainer kazanıldığında biter değil, yeni bir yenileme takibi başlatır.

Bir CRM’in temel mantığını ve pipeline, yani satış süreci kavramını baştan okumak isterseniz CRM nedir yazımıza bakabilirsiniz. Bu yazı daha dar bir soruya odaklanıyor: bir ajans brief’i, konkuru, teklif revizyonlarını ve retainer’ı CRM’de nasıl takip eder ve retainer neden tek seferlik bir tekliften farklı bir takip ister?

Ajans yeni iş takibi neyi kapsar?

Yeni iş takibi ajansın ticari tarafıdır: gelen brief, konkura girme kararı, teklif revizyonları, kazanılan işin devri ve retainer’ın yenilemesi. İş takibi, görev panosu, zaman çizelgesi, tasarım onayı ve medya raporlama ise ajansın kullandığı proje yönetim aracının alanıdır.

Kimin için: brief ile gelen iş alan, proje ya da retainer satan ekiplerin yeni iş ve müşteri ilişkileri sorumluları.

Kimin için değil: görev panosu, iş akışı ve zaman çizelgesi arayan prodüksiyon ekipleri. CRM bu araçların yerini tutmaz; ajansın proje yönetim aracıyla birlikte kullanılır.

Retainer neden kapanışta bitmez?

Tek seferlik projede kapanış işin sonudur. Retainer’da kapanış bir başlangıçtır: sözleşmenin bitiş tarihi gelince ya yenilenir, ya kapsamı ve ücreti değişir ya da müşteri yeniden konkura çıkar. Bu yüzden iki iş türünde takip edilen olay farklıdır: projede teslim, retainer’da bitiş tarihi ve yenileme kararı.

Bitiş tarihi kimsenin takviminde değilse kapsam gözden geçirmesi son haftaya kalır, bazen de müşteri ajanstan önce davranıp sessizce yeniden konkura çıkar. Yenileme, bitiş tarihinden önce açılan bir hatırlatma görevine bağlanırsa bu risk küçülür.

Brief nasıl bir fırsata dönüşür?

Brief geldiği gün fırsat olarak açılmalı. Sunuma başladıktan sonra bütçenin uygun olmadığını fark etmek, bu soruyu en baştan sormaktan çok daha pahalıdır. Bir brief fırsata dönüşürken beş alan kaydedilir:

• Hizmet hattı: sosyal medya yönetimi mi, kampanya kreatifi mi, performans reklamı mı?
• Bütçe aralığı: markanın belirttiği ya da tahmin edilen aralık.
• Karar tarihi: markanın seçimi ne zaman yapacağını söylediği tarih.
• Konkur türü: ücretli mi, ücretsiz mi, kaç turlu?
• Çağrılan ajans sayısı: markanın konkura kaç ajans çağırdığı.

Bu beş alan doldurulmadan konkura girme kararı verilirse, karar yazılı bir ölçüte değil, o günkü heyecana ya da kurucunun sezgisine dayanır.

Her brief’e girmeli misiniz? Dört soruluk karar listesi

Konkura girme kararını hızlandırmak için şu dört soruyu brief kaydedilir kaydedilmez yanıtlayın:

1. Bütçe aralığı, ajansın ortalama proje büyüklüğüne yakın mı, yoksa çok altında mı?
2. Karar tarihi net mi, yoksa “bir ara karar veririz” mi?
3. Kaç ajans çağrıldı? Beşten fazlaysa kazanma ihtimali gerçekçi mi?
4. Markanın mevcut bir ajansı var mı, varsa marka neden değişiklik arıyor?

Dört sorudan ikisinden fazlasının cevabı olumsuzsa, konkura girmemek ya da kısa bir tanışma toplantısıyla yetinmek, tam bir sunum hazırlığından daha az zaman kaybettirir.

Konkur kazanma oranını nasıl hesaplarsınız?

Hangi tür brief’in ajansa gerçekten uyduğunu görmek için konkur kazanma oranını izleyin:

Konkur kazanma oranı (%) = (Kazanılan konkur ÷ Girilen konkur) × 100

Varsayımsal örnek (gerçek veri değildir): Bu çeyrek 15 konkura girdiniz, 4’ünü kazandınız. 4 ÷ 15 × 100 ≈ %27. Bu oranı konkur türüne göre ayırdığınızda davetli konkurlarda oran yüksek, açık (herkesin girebildiği) konkurlarda düşük çıkarsa, hangi tür işe girmenin ekibin zamanını gerçekten karşıladığını görürsünüz.

Ajans CRM’de retainer takibi nasıl kurulur?

Retainer’ı bitiş tarihi olan bir kayıt olarak tutun: başlangıç ve bitiş tarihi, sözleşme süresi, otomatik yenileme olup olmadığı. Bitiş tarihinden belirli bir süre önce sözleşme sahibine bir hatırlatma görevi açılacak şekilde kurun; bu görev kapsam gözden geçirmesi ve ücret güncellemesi için zaman bırakır. Yenileme, ek iş ya da kapsam genişletme aynı müşteride ayrı bir fırsat olarak açılırsa yeni müşteri kazanımıyla karışmaz ve raporlarda ayrı görünür.

Örnek senaryo: Malatya’da 9 kişilik bir dijital pazarlama ajansı

Kurgusal örnek (gerçek bir ajans ya da müşteri değildir): Malatya’da sosyal medya yönetimi ve performans reklamı hizmeti veren, dokuz kişilik bir ajans düşünün. Bir e-ticaret markasından gelen brief fırsat olarak açılıyor: hizmet hattı “performans reklamı”, bütçe aralığı belirtilmiş, karar tarihi üç hafta sonrası, konkura üç ajans çağrılmış. Dört sorudan üçü olumlu çıkınca ekip konkura girme kararı veriyor.

Sunumdan sonra marka ilk teklifi istiyor; teklif aylık yönetim ücreti ve reklam bütçesi yönetim komisyonundan oluşuyor, birinci sürüm olarak kaydediliyor. Marka iki değişiklik istiyor: aylık içerik adedinin artırılması ve üç aylık deneme süresi. İkinci sürüm bu değişikliklerle hazırlanıyor ve kabul ediliyor; ilk sürümün üzerine yazılmıyor, iki sürüm de kayıtta kalıyor.

Konkur kazanılınca müşteri temsilcisine bir başlangıç görevi açılıyor ve retainer’ın bitiş tarihi, yani üç aylık deneme süresinin sonu, kayda giriyor. Bu tarihten iki hafta önce sözleşme sahibine bir hatırlatma görevi açılacak şekilde kuruluyor; ekip, deneme süresi bitmeden kapsamı ve ücreti gözden geçirip kalıcı sözleşmeye geçiyor.

Sık yapılan hatalar

• Konkura girme kararının yazılı bir ölçüte dayanmaması. Bütçe ve karar tarihi sorulmadan sunum hazırlığına başlanması, günler sonra boşa çıkabilir.
• Teklif revizyonlarının e-posta zincirinde kalması. Hangi sürümün onaylandığı, iş başladığında müşteri ve ajans arasında tartışma konusu olur; her revizyonu ayrı bir teklif sürümü olarak tutmak bunu netleştirir.
• Devrin bir sunum dosyasından ibaret olması. Konkuru kazanan ekiple işi yürüten ekip farklıysa, sunumda verilen sözler yazılı bir devir olmadan kaybolabilir.
• Retainer bitiş tarihinin yalnızca sözleşme klasöründe durması. Kimsenin takviminde olmayan bir tarih, son haftaya kadar fark edilmez.
• Yenilemenin yeni iş kazanımıyla aynı rapora karışması. İkisi ayrı fırsat türü olarak açılmazsa, ajansın gerçek yeni müşteri kazanım oranı yanlış hesaplanır.

Hangi göstergelere bakılmalı?

Kurulumun işleyip işlemediğini görmek için şu göstergelere bakın: konkur türüne göre kazanma oranı, brief’ten kazanıma geçen ortalama süre, girilmeyen ve kaybedilen konkurların nedenleri, yanıt bekleyen teklif sayısı ve bitişi otuz gün içinde gelen retainer sayısı. Bu son gösterge özellikle önemlidir: bitişine otuz günden az kalan ve henüz hatırlatma görevi açılmamış bir retainer, ekibin gözden kaçırdığı bir yenilemedir.

Senitix CRM’de brief, teklif ve retainer takibi

Senitix CRM’de hizmet hattı, bütçe aralığı, konkur türü ve karar tarihi fırsatın özel alanları olarak tanımlanır; brief’in kaynağı standart Kaynak alanında durur. Teklifte hizmet kalemleri ürün kataloğundan seçilir ve her revizyon, kapsamı ve geçerlilik tarihiyle ayrı bir sürüm olarak saklanır; yeni sürüm öncekinin üzerine yazılmaz.

Retainer, kabul edilen tekliften oluşturulan bir sözleşme kaydında tutulur: başlangıç ve bitiş tarihi, süre ve otomatik yenileme bilgisi kayıtta durur. Bitiş tarihine bağlı bir otomasyon kurulduğunda süre dolumu bildirimi sözleşme sahibine bitişten önce ulaşır ve sorumluya bir görev açılır. Sözleşme kaydı kullanmayan ekipler aynı bitiş tarihini fırsattaki özel bir tarih alanında tutup otomasyonu o alana bağlayabilir. İş planı, görev panosu ve zaman çizelgesi kullandığınız iş takip aracında kalır.

Farklı sektörlerdeki ekiplerin satış sürecini nasıl kurabileceğini sektör sayfalarımızda, Senitix CRM’i kendi işine göre kuran ekiplerin gerçek örneklerini de müşteri hikâyelerinde okuyabilirsiniz.

İlk hizmet kalemlerinizi ve fiyat listenizi tanımlayarak bugün ücretsiz başlayabilirsiniz; plan ayrıntıları fiyatlandırma sayfasında. Brief, konkur ve retainer akışınızı satış ekibimizle de konuşabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Ajans CRM programı ile proje yönetim aracı arasındaki fark nedir?

Ajans CRM programı ticari tarafı yönetir: brief, konkur kararı, teklif revizyonları, sözleşme ve retainer yenilemesi. Proje yönetim aracı ise iş takibini yönetir: görev panosu, zaman çizelgesi, prodüksiyon ve tasarım onayı. Senitix CRM bu ikinciyi yapmaz; fırsat kazanıldığında müşteri temsilcisi işe kabul edilen teklif sürümünden başlar, günlük iş takibini kendi aracınızda sürdürür.

Retainer’ı tek seferlik proje gibi mi kaydetmeliyiz?

Hayır. Tek seferlik bir teklif kazanıldığında fırsat kapanır ve iş biter. Retainer ise bitiş tarihi olan sürekli bir sözleşmedir; kazanıldığında kapanmaz, bitiş tarihine bağlı bir yenileme kararına girer. İkisini aynı şekilde kaydetmek, retainer’ların bitiş tarihini izleyen hiçbir mekanizma bırakmaz.

Küçük bir ajans için CRM’e ne zaman geçilmeli?

Belirti, brief ve retainer bilgisinin birkaç kişinin e-posta kutusuna ve kişisel notlarına dağılmaya başlamasıdır. Biri izne çıktığında “o markayla ne konuşmuştuk” sorusuna cevap verecek kimse kalmıyorsa geçiş zamanı gelmiştir. Küçük bir ekip için ilk otuz günün nasıl geçtiğini KOBİ’ler için CRM’in ilk 30 günü yazımızda anlattık.

Konkur bedeli (pitch fee) CRM’de nasıl izlenir?

Konkur bedeli fırsatın bir notu ya da özel bir alanı olarak kaydedilebilir; bedelin faturalanması ise Senitix CRM’in dışında, muhasebe tarafında yapılır. Bedelli bir konkura girme kararı kazanma oranınızla birlikte değerlendirilmelidir, çünkü kazanma oranı düşük bir konkur türünde bedel alınsa bile zaman maliyeti yüksek kalabilir.