Salesforce’tan Geçişte Veri ve Süreç Kontrol Listesi

Salesforce’tan CRM geçişinde veri ve süreç kontrol listesi beş adımdan oluşur: objeleri ve alanları envanterden geçirmek, taşınmayacakları ayıklamak, alan eşlemesini çıkarmak, aşamalı bir aktarım ve sayım doğrulaması yapmak, eski sistemi belirli bir süre salt okunur açık tutmak. Bu yazı, geçişe zaten karar vermiş bir ekip için bu beş adımı ayrıntılandırır.

Salesforce’u HubSpot, Zoho, Pipedrive ve Dynamics 365’le birlikte genel hatlarıyla en iyi CRM programı rehberimizde karşılaştırdık; bu yazı genel bir “neden değişmeli” sorusuna girmiyor, değişikliğe zaten karar vermiş bir ekibin veri ve süreç kontrol listesine iniyor.

Geçişten önce hangi objeler ve alanlar envanterden geçirilir?

Salesforce’un standart nesne modeli dört ana kayıt etrafında kurulur: Lead (henüz nitelenmemiş potansiyel müşteri), Account (firma), Contact (firmaya bağlı kişi) ve Opportunity (fırsat) (Salesforce Developers, Standart Nesneler Referansı). Buna Activity (görev ve etkinlik kayıtları) ile kullandığınız her özel obje ve özel alan eklenir.

Envanter çıkarırken üç sütunlu bir liste tutun: obje/alan adı, kaç kayıtta dolu olduğu, yeni sistemde bir karşılığının olup olmadığı. Boş kalan ya da yılda birkaç kayıtta kullanılan bir özel alanı taşımak, veri temizliğini geciktirmekten başka bir işe yaramaz; envanterin amacı önce neyin gerçekten kullanıldığını görmektir.

Hangi kayıtlar taşınmamalı?

Taşıma listesi “her şeyi al” değil “neyi almayacağız” sorusuyla başlamalıdır. Aşağıdaki dört grup, çoğu ekipte taşınmadan önce ayıklanır:

• İki yıldan uzun süredir hiç etkinlik görmemiş kayıtlar: son aktivite tarihi olmayan ya da çok eski olan lead ve fırsatlar, yeni sistemde raporları baştan kirletir.
• Kapanmış ya da birleşmiş firmalara ait kayıtlar: adres defterinizde hâlâ duran ama artık faaliyette olmayan hesaplar.
• Geçersiz ya da test amaçlı kayıtlar: “test@”, kurum içi e-posta adresleri, deneme sırasında girilmiş örnek firmalar.
• Kaybedilmiş fırsatların ayrıntılı geçmişi: kayıp nedeni ve tarih taşınır, ama her aşama değişikliğinin saniye saniye günlüğü genelde gerekmez.

Bu dört grubu hariç tutmak, aktarılan veri hacmini büyük ölçüde küçültür ve doğrulamayı da hızlandırır, çünkü daha az kayıt daha hızlı sayım kontrolü demektir.

Alan eşleme (field mapping) nasıl çıkarılır?

Alan eşleme, eski sistemdeki her alanın yeni sistemde hangi alana karşılık geldiğini gösteren tek sayfalık bir tablodur. Aşağıdaki örnek, Salesforce’un dört standart objesini genel bir CRM veri modeliyle eşler; kendi özel alanlarınız için aynı üç sütunlu mantığı kullanın.

Bu tabloyu doldururken en çok zaman alan satır neredeyse her zaman Opportunity Stage’dir, çünkü aşama adları ve sayısı şirkete göre özelleştirilmiştir. Aşama eşlemesini satış müdürüyle birlikte yapın; yalnızca veri ekibinin çıkardığı bir eşleme, aşamanın gerçek anlamını kaybedebilir.

Bir de sık atlanan bir nokta var: Salesforce’ta bir fırsata OpportunityContactRole üzerinden birden fazla kişi, karar verici, teknik değerlendirici ya da satın alma yetkilisi gibi farklı rollerle bağlanabilir (Salesforce Developers, OpportunityContactRole). Yeni sistemde fırsat kaydı tek bir “kişi” alanına indirgeniyorsa, bu rol bilgisini fırsat notuna ya da ayrı bir listeye taşımadan aktarmayın; aksi hâlde “kararı kim verdi” sorusunun cevabı geçişte kaybolur.

Veri Salesforce’tan nasıl dışa aktarılır?

Salesforce, verinizi CSV olarak dışa aktarmak için iki resmî yol sunar. Data Loader, toplu içe/dışa aktarma için Salesforce’un kendi ücretsiz masaüstü uygulamasıdır (Salesforce Developers). Data Export Service ise Setup ekranından tetiklenen, tüm organizasyon verisini CSV dosyalarından oluşan bir zip arşivi olarak hazırlayan ayrı bir araçtır; 12 Eylül 2026’da kontrol edilen resmî belgeye göre bu dışa aktarma sürümünüze bağlı olarak haftada bir ya da 29 günde bir tetiklenebilir ve indirme bağlantısı tamamlandıktan sonra 48 saat açık kalır (Salesforce Yardım).

Pratik sonucu şudur: dışa aktarmayı geçiş gününe bırakmayın. İndirme bağlantısının süresi kısa, sürümünüze göre iki dışa aktarma arasındaki bekleme de 29 güne kadar çıkabildiği için dosyayı önceden alıp güvenli bir yerde saklayın; geçiş günü asıl işiniz o dosyayı doğrulamak ve yüklemek olmalı, yeniden dışa aktarma istemek değil.

Aktarım öncesi, sırasında ve sonrasında nasıl doğrulama yapılır?

Doğrulama üç ayrı zamanda yapılır ve her birinin çıktısı farklıdır:

1. Aktarım öncesi: küçük bir test aktarımı. Sorumlu: veriyi taşıyan kişi. Çıktı: 50-100 kayıtlık bir örneklemin doğru alanlara, doğru ilişkilerle geldiğinin teyidi.
2. Aktarım sırasında: sayım kontrolü. Sorumlu: aynı kişi. Çıktı: her obje için eski ve yeni sistemdeki kayıt sayılarının yan yana yazıldığı bir tablo; fark varsa nedeni bulunmadan aktarıma devam edilmez.
3. Aktarım sonrası: ilk 48 saat içinde örnekleme. Sorumlu: satış müdürü. Çıktı: rastgele seçilmiş on fırsatın tutarı, aşaması ve bağlı kişileriyle birlikte doğru göründüğünün onayı.

Sayı kontrolünü aktarımdan hemen sonra yapın; bir hafta beklerseniz yeni sisteme girilen kayıtlar eski sayıyla karşılaştırmayı anlamsızlaştırır.

Salesforce’tan CRM geçişinde en sık yapılan hatalar

• Aşama eşlemesini veri ekibinin tek başına yapması. Aşama adları satışın kendi dili gibidir; satış müdürünün onayı olmadan yapılan bir eşleme, aşamanın anlamını sessizce değiştirir.
• Eski sistemi geçiş gününde kapatmak. Geçiş sonrası sorular neredeyse her zaman “bu kayıtta eskiden ne yazıyordu” biçimindedir; eski sistem en az birkaç hafta salt okunur açık tutulmalıdır.
• Dokümanları ve e-posta eklerini kapsam dışı bırakmak. Fırsatlara eklenmiş teklif dosyaları çoğu zaman ayrı bir aktarım gerektirir; bunu unutmak, geçişten sonra “teklifin son hâli nerede” sorusunu geri getirir.
• Paralel kullanım süresi belirlememek. Ekip iki sistemi aynı anda güncellemeye başlarsa hangi kaydın “doğru” olduğu tartışma konusu olur; geçiş tarihini ve o andan sonra hangi sistemin esas alınacağını yazılı olarak duyurun.
• Erişimi geçiş gününde toptan kapatmak. Eski sistemdeki yönetici erişimini kimin, ne zamana kadar koruyacağını önceden yazın; aksi hâlde doğrulama sırasında çıkan bir soruyu yanıtlayacak kimse kalmayabilir.

Örnek: Kayseri’de bir ekipman distribütörünün geçiş takvimi

Aşağıdaki ekip ve rakamlar kurgusaldır, yalnızca yöntemi gösterir. Kayseri’de sanayi tipi ekipman satan ve altı yıldır Salesforce kullanan 18 kişilik bir satış ekibini düşünün. Envanterde 40’a yakın özel alan çıktı; bunlardan yalnızca 14’ü son bir yılda düzenli dolduruluyordu.

Ekip taşıma listesini şöyle daralttı: iki yıldan uzun süredir etkinlik görmemiş 1.200 lead ve kapanmış üç bayiye ait hesaplar hariç tutuldu; kalan veri Data Loader ile önce 80 kayıtlık bir test grubunda, sonra tam kapsamda dışa aktarıldı. Aşama eşlemesini satış müdürü ve en kıdemli iki temsilci birlikte çıkardı, çünkü Salesforce’taki yedi özel aşama adı hiçbir yerde yazılı değildi ve yalnızca ekibin hafızasındaydı.

Geçiş günü sayım kontrolünde fırsat sayısı bire bir eşleşti, ancak contact sayısı 46 eksik çıktı; nedeni, account alanı boş bırakılmış “yetim” kişi kayıtlarıydı. Bu kayıtlar ayrı bir dosyada elle tamamlanıp bir gün sonra yeniden yüklendi. Eski Salesforce organizasyonu üç ay boyunca salt okunur açık tutuldu; bu sürede gelen sorular çoğunlukla iki yıl önce kapanmış bir fırsatın o zamanki notlarıyla ilgiliydi.

Senitix CRM’e taşırken bu alanlar nereye gider?

Senitix CRM’de Lead, Account, Contact ve Opportunity karşılıkları aday, firma, kişi ve fırsat kayıtlarıdır; içe aktarma dosyası CSV ya da Excel olarak yüklenir. Fırsat aşamalarını yukarıdaki eşleme tablosuyla çıkardığınız kendi sürecinize göre siz kurarsınız. Aşamalar hazır gelmez; ekibin üzerinde anlaştığı sürece göre tanımlanır. Salesforce’taki özel alanlar Senitix’te özel alan olarak, standart karşılığı olmayan özel objeler de özel obje olarak tanımlanır.

Teklif kayıtlarında her revizyon ayrı bir sürüm olarak saklanır; sözleşme, sipariş ve fatura kayıtları ile onay akışları da aynı fırsata bağlanır. Salesforce’taki bir fırsata eklenmiş teklif dosyalarının Senitix’te hangi kayda (teklif, sözleşme ya da doküman) gideceğini önceden belirlemek, geçiş kapsamını doğru çizmenizi sağlar. Aşama ve alan yapısının tamamı Senitix CRM özellikler sayfasının pipeline (satış süreci) bölümünde anlatılır.

Geçişi planlarken kendi Salesforce organizasyonunuzun envanterini yukarıdaki üç sütunlu tabloyla çıkarmakla başlayın; Senitix CRM’de kurulumu adım adım yürütmek için dokuz adımlık CRM kurulumu rehberine, veri temizliği ve alan eşlemesinde daha ayrıntılı bir yöntem için CRM veri aktarımı yazısına bakabilirsiniz. Kurulumu Senitix ekibiyle birlikte planlamak isterseniz satış ekibiyle görüşebilirsiniz; özel alan ve özel obje sınırları dahil plan ayrıntıları fiyatlandırma sayfasında.

Sık sorulan sorular

Salesforce’tan geçiş ne kadar sürer?

Ölçek ve özel alan sayısına bağlıdır; yukarıdaki örnekteki gibi 15-20 kullanıcılı bir organizasyon için envanterden geçiş sonrası doğrulamaya kadar iki ila dört hafta tipik bir aralıktır. Süreyi belirleyen çoğunlukla veri hacmi değil, aşama ve alan eşlemesinin netliğidir; eşleme önceden çıkarılmışsa asıl aktarım birkaç saat sürer.

E-posta ve doküman ekleri otomatik taşınır mı?

Hayır, bunlar ayrı bir kapsam gerektirir ve çoğu zaman standart kayıt aktarımının dışında kalır. Fırsatlara eklenmiş teklif ve sözleşme dosyalarını taşıma listesine yazılı olarak ekleyin; aksi hâlde geçiş sonrası “bu dosyanın son hâli nerede” sorusuyla karşılaşırsınız.

Eski Salesforce organizasyonunu ne zaman kapatabiliriz?

Sayım kontrolü ve ilk 48 saatlik örnekleme sorunsuz geçtikten sonra bile hemen kapatmayın. Geçiş sonrası sorular neredeyse her zaman eski kayıtların geçmişiyle ilgilidir; organizasyonu en az birkaç hafta, mümkünse bir çeyrek salt okunur olarak açık tutmak, bu soruları cevapsız bırakmaz.

Özel alanların hepsini taşımak gerekir mi?

Hayır. Envanterde son bir yılda düzenli doldurulmayan bir özel alan varsa, onu taşımak yalnızca yeni sistemi ilk günden kalabalıklaştırır. Önce hangi alanın gerçekten kullanıldığını görün, sonra yalnızca onları eşleyin; ihtiyaç doğduğunda yeni bir alan eklemek, kullanılmayan bir alanı taşıyıp sonra silmekten daha az iş çıkarır.